Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 октября 2015 8 просмотров

Внутренним приказом организации установлен лимит расходов на спецодежду. Сумма чека на одно изделие не должна превышать 1000 рублей. Сотрудник принес чек на спецодежду на сумму 3900 рублей. Скажите, можем ли мы выдать из кассы по этому чеку не всю сумму, а только в пределах лимита, т. е. 1000 рублей и провести авансовый отчет на 1000 рублей? Нужны ли будут какие либо комментарии в авансовом отчете, объясняющие, почему мы провели не всю сумму чека? Правомерны ли наши действия в этом случае? Спасибо.

Возместить сотруднику следует всю сумму, поскольку он произвел расходы в интересах организации. А в расходах примите в соответствии с лимитом.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов

Нет, не нужно. Но только если в документах, которые представил сотрудник, указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар организация приняла к учету.

В отношении НДФЛ объяснение такое. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (ст. 41 НК РФ). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219. Разделяют эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 14 апреля 2008 г. № 4850/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19 декабря 2007 г. № Ф08-8389/2007-3149А, Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10от 8 апреля 2010 г. № КА-А40/3115-10Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008,Поволжского округа от 15 июля 2009 г. № А55-16949/2008).

Теперь про страховые взносы. Если на основании представленных документов товар был принят к учету, это свидетельствует о том, что сотрудник понес расходы в интересах организации. В этом случае стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов. Это следует из положений части 1статьи 7, подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет. Арбитражная практика пока не сложилась.

По вопросу начисления НДФЛ и страховых взносов в случае, когда сотрудник вообще не представит никаких оправдательных документов для того, чтобы подтвердить свои расходы, см. подробнее Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  • расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
  • приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов поприобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.).

6 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «Альфы» списал входной НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

6 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. ? 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Допустим, сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества). Например, внести предоплату или погасить задолженность. Учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает методом начисления

3 апреля менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты за услуги сотовой связи по корпоративному тарифу.

6 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и представил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил этот отчет.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

6 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи.

При расчете налога на прибыль (методом начисления) бухгалтер «Альфы» не отразил сумму аванса за связь, которую сотрудник внес за организацию.

При кассовом методе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только после оплаты поставленных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому если сотрудник внес предоплату за организацию, то учесть такие расходы не получится. Но если сотрудник погасил задолженность за уже прошедшую поставку, то на основании авансового отчета эти расходы можно учесть при налогообложении.

Пример погашения кредиторской задолженности через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом

ООО «Производственная фирма "Мастер"» рассчитывает налог на прибыль кассовым методом. 5 марта организация получила от поставщика материалы на общую сумму 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). В этом же месяце все поступившие материалы были отпущены в производство и списаны.

3 апреля кладовщику П.А. Беспалову было выдано 59 000 руб. для погашения задолженности организации перед поставщиком. Эту операцию бухгалтер «Мастера» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 59 000 руб. – выданы деньги под отчет Беспалову.

В этот же день сотрудник внес полученные деньги в кассу контрагента. После утверждения авансового отчета Беспалова бухгалтер «Мастера» сделал в бухучете такую запись:

Дебет 60 Кредит 71
– 59 000 руб. – погашена задолженность перед поставщиком.

В апреле при расчете налога на прибыль (кассовым методом) бухгалтер «Мастера» включил в материальные расходы 50 000 руб. (59 000 руб. – 9000 руб.).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка