Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 октября 2015 168 просмотров

Возник вопрос по поводу подписания кассовой книги ЭЦП и хранения первичных документов в сканированном виде.1. У нас кассовые документы формируются в подразделении. ЭЦП оформлена на каждого руководителя, но при этом при выдаче в подотчет необходимо подписать РКО у подотчетного лица. У сотрудников естественно ЭЦП нет. Возможен ли следующий порядок действия:- РКО подписывается подотчетным лицом и кассиром, не имеющими ЭЦП, на бумажном носителе, а руководитель подписывает документы с помощью ЭЦП в сканированном варианте.- если денежные средства выдаются в подотчет руководителю, то весь документ подписывается им с помощью ЭЦП и за подотчетное лицо, и за руководителя.2. Возможно ли хранение первичных документов (кассовая книга, ПКО, РКО, авансовый отчет, ТН, акты оказанных услуг, счета-фактуры от поставщиков), подписанные ЭЦП главного бухгалтера / заместителя ГБ без сохранения документов на бумажном носителе.

1) Вести расходники только на компьютере не получится, поскольку у сотрудников электронной квалифицированной подписи нет. В данном случае организация должна распечатать РКО с электронной подписью руководителя, чтоб его подписали сотрудники. Если денежные средства выдаются в подотчет руководителю, при отсутствии бухгалтера РКО подписывается только им;

2) первичные документы можно хранить можно в электронном формате, если они заверены по всем правилам электронной подписью.

Обоснование

1.Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

<…>

Электронный документооборот

Что делать, если место работы бухгалтера далеко от кассы? В этом случае кассовые документы бухгалтер может оформить в электронном виде и заверить электронной подписью. Кассир же после получения электронного документа должен распечатать его на бумаге, поставить свою подпись и оттиск печати или штампа (если организация не отказалась от печати).Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002.*

Кстати, можно составлять кассовые документы одновременно в бумажном и электронном виде. Такая мера поможет снизить риск потерь важных документов. Это следует из пункта 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<…>

2.Из статьи газеты «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 26, ИЮЛЬ 2014

Как не запутаться в новых правилах кассового учета

Виолетта Вецкус, эксперт «УНП»

<…>

Компании теперь вправе оформлять кассовые документы в электронном виде. Но вести расходники только на компьютере не получится. Для этих целей у получателя денег должна быть электронная квалифицированная подпись. А она есть не у всех работников.*

<…>

3.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

<…>

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью*.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка