Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Справки 2‑НДФЛ за 2016 год заполняйте по‑новому

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
2 ноября 2015 913 просмотров

ООО на ОСНО. Нужна помощь в разработке грамотного приказа о порядке предоставления первичных документов в бухгалтерию по торговым операциям купли-продажи товаров. Акцент в приказе на ВЕРНОЕ оформление счетов-фактур, товарных-накладных, УПД, корректировочных и исправительных счетов-фактур по приходу и расходу товара. График документооборота у организации имеется и он соблюдается подразделениями. А вот именно правильное оформление документов хромает. То есть включаются в отчеты сч-фактуры с ошибками и вычерками строк, без подписей и др. Также возникают случаи отсутствия первичных документов на поступивший товар.

В БСС «Система Главбух» есть только форма приказа о сроках предоставления документов в бухгалтерию. Вы можете ознакомиться с этой формой в документе http://www.1gl.ru/#/document/118/12615/. К сожалению, какого-либо конструктора приказов или иной программы, чтобы помочь вам составить грамотный приказ, у нас нет. Существующие в нашей базе рекомендации по решению подобных проблем приведены в нижеследующей подборке.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Зарплата», № 3, марта 2015
Как заставить работников вовремя передавать в бухгалтерию первичные документы

<…>

Зарплата работника может включать в себя стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ). Например, премии. Они устанавливаются (ст. 135 ТК РФ):

  • - в трудовом договоре;
  • - коллективном договоре;
  • - локальном нормативном акте. В частности, в положении о премировании или в положении об оплате труда.

В документах описываются условия и показатели премирования, а также основания, при которых размер премии может быть снижен.

Если в положении о премировании установлено снижение премии за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, то работодатель вправе снизить ее сумму.

<…>

2. Из статьи журнала «Упрощёнка», № 3, марта 2015
Можно ли лишить сотрудника премии, если он с опозданием передал «первичку» в бухгалтерию

<…>

Часто бухгалтеры не могут получить первичные документы от работников. Например, зачастую менеджеры не приносят бумаги от контрагентов — товарные накладные, договоры и пр. Можно ли в таком случае лишить нерадивых сотрудников премии или сократить ее размер?

Специалисты Роструда пояснили, что препятствий для этого нет (письмо от 18.12.2014 № 3251-6-1). Но лишение премии (сокращение ее размера) будет законным только при выполнении некоторых условий. В частности, своевременная сдача документов в бухгалтерию должна быть обязанностью работника, прописанной в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). А просрочка с «первичкой» должна являться основанием для снижения или лишения премии. И соответствующую норму нужно прописать в положении о премировании (ст. 192 ТК РФ).

Также чиновники напомнили, что неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей является дисциплинарным проступком. И за его совершение можно применить следующие виды наказания: замечание, выговор и увольнение. При этом, используя данные меры, следует учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Например, если работник поздно сдал документы и это никак не отразилось на состоянии работодателя, то можно ограничиться замечанием. А если несвоевременная сдача бумаг привела к каким-либо потерям (например, опоздали со сдачей отчетности), то объявите работнику выговор. Увольнение же является крайней мерой, так можно поступить при повторном совершении нарушения.

3. Из статьи журнала «Главбух», № 18, сентября 2014
Работник вовремя не сдал документы в бухгалтерию, и его лишили части зарплаты

<…>

Установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов в бухгалтерию не позволяет Трудовой кодекс РФ. Таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет (см. комментарий на странице справа). Зато администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе снижение или лишение премии.

Есть еще один вариант, законность которого подтверждают и судьи (апелляционное определение Московского городского суда от 22 июля 2013 г. по делу № 11–20753/13). В трудовом договоре или в должностной инструкции нужно закрепить обязанность сотрудника передавать документы в бухгалтерию согласно графику документооборота. А за выполнение этой обязанности в положении об оплате труда установить работнику специальную надбавку к окладу, которая выплачивается только при своевременной передаче бумаг. При этом из графика документооборота должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. И каждый раз, когда сотрудник приносит те или иные документы, пусть распишется в специальной ведомости с указанием даты. Тогда в случае спора у вас будут неоспоримые доказательства того, что документы представлены с нарушением сроков или не представлены вовсе, а значит, надбавка к окладу в данном месяце сотруднику не положена.

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку, которая касается лично его.

<…>

4. Из статьи журнала «Главбух», № 15, августа 2014
Как обязать сотрудников других отделов вовремя приносить документы в бухгалтерию

<…>

Постоянная задержка документов от различных служб компании — проблема любой бухгалтерии. Из-за неслаженной работы главбуху часто приходится выбивать отсутствующие, но довольно важные документы. Или уговаривать коллег переделывать неправильно оформленные бумаги. В общем, исправлять чужие недоработки.

Изменить ситуацию к лучшему может сам главбух. Для этого я рекомендую разработать специальные документы — регламенты бизнес-процессов. И расписать в них, кто, в какие сроки и в каком виде передает документы в бухгалтерию.

Нужно разработать специальные регламенты

Регламенты бизнес-процессов описывают движение документов внутри компании. Это не только те документы, которые поступают в бухгалтерию, но и те, которые выходят из нее. Я советую создавать регламенты не для каждого типа первички (накладные, акты и т. п.), а по всем бумагам в рамках участков учета. Участки можно выделить, к примеру, такие: «Расчетные счета», «Валютные операции», «Касса», «Подотчет», «Покупатели и заказчики», «Учет основных средств» и т. д.

Для сложных операций, которые входят в тот или иной участок учета, желательно подготовить отдельные регламенты. Тогда они будут более понятными и прозрачными.

Например, из общего описания участка «Учет товарно-материальных ценностей» можно выделить небольшую часть — «Учет и списание горюче-смазочных материалов» или «Учет импорта», а из участка «Расчетные счета» — «Учет эквайринга» или «Платежи в бюджет».

Также можно разбивать участки на разделы. Допустим, для «Учета внешнеэкономической деятельности» можно создать два регламента: «Учет внешнеэкономической деятельности (поставщики)» и «Учет внешнеэкономической деятельности (покупатели)».

Важная деталь

Проще составлять регламенты по отделам, а не по конкретным сотрудникам. Чтобы потом, когда функции сотрудника поменяются, не пришлось переделывать все документы.

Пусть вас не смущает, что некоторые регламенты будут частично пересекаться. Так и должно быть, ведь весь бухгалтерский учет построен на принципе двойной записи. Так, описание хозяйственной операции, которую отражают проводкой Дебет 10 Кредит 60, будет встречаться и в регламенте «Учет ТМЦ» (со стороны счета 10 «Материалы»), и в регламенте «Учет расчетов с поставщиками» (со стороны счета 60).

А вот объединять регламенты по сотрудникам не стоит. Даже если два участка — скажем «Касса» и «Расчетный счет» — ведет один бухгалтер, надо создать два регламента, а не один. Ведь распределение функций между сотрудниками бухгалтерии может поменяться в любой момент. А у главбуха нет времени на то, чтобы без конца переписывать регламенты.

Кроме того, необходимо разработать регламенты по общим процессам, которые охватывают не отдельные счета учета, а всю бухгалтерию. Например, «Инвентаризация имущества и обязательств», «Аудиторские проверки», «Сверка по налогам». Таким образом, в среднестатистической бухгалтерии наберется несколько десятков регламентов. Где-то их будет 20, где-то 50 — все зависит от сферы деятельности и размеров бизнеса.

Что учесть при разработке регламентов

Все знакомы с такой ситуацией: вы возвращаетесь на рабочее место после обеденного перерыва и обнаруживаете у себя на столе какие-то документы, которые кто-то принес. Причем все это происходит 19-го числа, а отчетность по налогам вам нужно сдавать уже 20-го.

Чтобы исключить подобные ситуации, в описании бизнес-процессов важно оговорить крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна эти документы обработать. Тогда несложно будет определить, по вине какого именно отдела произошла задержка.

И еще одна ситуация, с которой наверняка сталкивался практически каждый главбух. Когда тот или иной документ теряется, виновата в этом всегда бухгалтерия. Сотрудники соседних подразделений клянутся, что сдавали документы, а бухгалтерия сама их куда-то задевала.

Такой неконтролируемый документооборот надо оставить в прошлом. Для этого в регламентах необходимо расписать процедуру передачи документов из одного подразделения в другое. Каждую приемку-передачу нужно фиксировать письменно. Причем доказывать, что бумаги сданы, нужно передающему подразделению, а не принимающему.

Важная деталь

Установите крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна их обработать. Без этого регламенты работать не будут.

Аналогию найти несложно. Представьте, что налоговая инспекция предъявляет вам претензию из-за того, что вы не сдали отчетность. А вы отвечаете, что ничего не знаете, вы все сделали, это инспекторы, наверное, куда-то подевали ваш отчет. В таком случае именно вы должны будете представить доказательства того, что отчетность сдана, — бумажную декларацию с отметкой ИФНС, почтовую квитанцию, сообщение из инспекции о получении электронного отчета.

Как организовать передачу документов, решайте сами. Можно ставить штамп на копии с датой и фамилией бухгалтера, который этот документ принял. Либо делать запись в специальном журнале.

<…>

Регламенты предназначены для руководителей тех подразделений, которые отвечают за соответствующие бизнес-процессы (верхний уровень описания), а для рядовых сотрудников (исполнителей) надо подготовить рабочие инструкции, где все расписывается подробно, по шагам с конкретными сроками выполнения действий. Еще к инструкциям можно приложить шаблоны документов или форм отчетности (например, как именно выглядит сводный реестр заявок на оплату).

Несмотря на то что разрабатывает регламенты главбух, утверждать их должен генеральный директор, ведь они описывают взаимодействие всех подразделений компании. А перед этим надо согласовать их с руководителями всех отделов, участвующих в процессе документооборота. Если во время обсуждения будут возникать разногласия между руководителями подразделений, надо обсудить это на совещании с участием директора. Он примет окончательное решение по каждой спорной ситуации.

Утвердить регламенты надо приказом. Тогда главбух сможет напоминать сотрудникам других подразделений об их обязанностях, ссылаясь не на слова, а на конкретный документ. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные последствия для сотрудников, нарушивших регламенты.

Последствиями могут быть замечания, выговор или даже увольнение. Но применить к работнику такие меры взыскания можно лишь при условии, что обязанность соблюдать регламенты зафиксирована в локальном акте организации (самом регламенте, должностной инструкции работника и т. п.), а сотрудник расписался в том, что его заранее ознакомили с этим документом. Штрафовать за нарушение регламентов нельзя — в Трудовом кодексе РФ не значится такое взыскание.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка