Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 ноября 2015 7 просмотров

Как правильно заполнить данные по сотруднику по форме 2-НДФЛ если сотрудник отработал на предприятии не полный год (с мая 2015 г), надо ли в отчете учитывать данные из предоставленной им справки с предыдущего места работы

В справку по форме 2-НДФЛ нужно включить только те доходы, которые вы выплатили гражданину по трудовому договору (п. 3 ст. 226ст. 210 НК РФ). Доходы из справки с предыдущего места работы отражать в форме 2-НДФЛ не нужно, поскольку по этим доходам отчитывается предыдущий работодатель. Подробнее о том, как заполнить справку по форме 2-НДФЛ.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как составлять справку по форме 2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить доходы, которые человек получил за налоговый период (как правило, за год), а также сумму удержанного с этих доходов налога. По таким справкам налоговые инспекторы проверяют, правильно ли применили вычеты и та ли сумма налога в итоге ушла в бюджет.

Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

Кто должен составлять и сдавать справки

Сдавать справки 2-НДФЛ должны налоговые агенты. То есть те организации, которые выплачивают доходы физлицам. Как правило, это работодатели. При этом составлять справку нужно по каждому человеку, который получает доход.

Сдать справку 2-НДФЛ понадобится и в том случае, когда организация должна, но не может удержать налог с выплаченных доходов. Например, она вручила подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который не является сотрудником данной организации.

Кроме того, налоговые инспекторы могут запросить 2-НДФЛ у человека, который самостоятельно отчитывается по полученным доходам, например от продажи квартиры, и при этом заявляет право на налоговые вычеты (ст. 31 НК РФ). В этом случае налоговый агент (работодатель) обязан предоставить такому человеку справку по его запросу.

Составлять справки по форме 2-НДФЛ не нужно лишь в тех случаях, когда в течение года организация не выплачивала физлицам доходы, в отношении которых она является налоговым агентом. Например, не требуется подавать сведения на сотрудников, которым в течение года организация не начисляла зарплату и не производила никаких других выплат. Поскольку доходы не выплачивались, обязанности налогового агента у организации не возникают. А значит, сдавать в налоговую инспекцию справки 2-НДФЛ (в т. ч. с нулевыми показателями) не надо. Это следует из положений пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ и пункта 2Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Не нужно сдавать справки 2-НДФЛ и в следующих ситуациях:

  • если организация приобрела у гражданина имущество или имущественные права, принадлежащее ему на праве собственности;
  • если выплаты получает предприниматель (в т. ч. участник договора инвестиционного товарищества).

В этих случаях НДФЛ платит непосредственно тот, кто получил доход. Это следует из положений пункта 2статьи 226, пункта 2 статьи 214.5, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ. И этот же человек должен самостоятельно отчитаться в налоговую инспекцию, но уже по другим формам. Например, по форме 3-НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 7 марта 2014 г. № 03-04-06/10185 иот 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.

Какие доходы включить в справку

В справку по форме 2-НДФЛ нужно включить все доходы, которые облагаются налогом. Таким образом, учтите все суммы, которые выплатили гражданину, как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226ст. 210 НК РФ).*

<…>

Порядок заполнения

Заполняйте справку по форме 2-НДФЛ по общим правилам. Используйте рекомендации, утвержденные приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

При составлении справок используйте сведения, отраженные в регистрах налогового учета по НДФЛ.

В заголовке справки в поле «признак» укажите 1, если справка предоставляется в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если сообщаете в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (например, при выдаче подарка), укажите «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В поле «в ИФНС» проставьте четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции.

Далее укажите год, за который оформляете справку, ее порядковый номер и дату составления.

Раздел 1

В разделе 1 укажите основную информацию о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон.

Для организации это ИНН и КПП – их можно посмотреть в уведомлении о постановке на учет организации. А для индивидуальных предпринимателей ставят только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В графе КПП поставьте прочерк.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте поОбщероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст или с помощьюсопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО.

Если доходы человеку выплатило головное отделение организации, то в справке по форме 2-НДФЛ укажите ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно этого отделения. Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП, присвоенный межрегиональной (межрайонной) инспекцией ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам.

Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите КПП и ОКТМО по местонахождению этого подразделения.

Об этом сказано в письмах ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-4-3/13214 и от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838.

Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтвержденарешением ВАС РФ от 30 марта 2011 г. № ВАС-1782/11.

Раздел 2

В разделе 2 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу, хотя сотрудник не обязан его представлять. Также узнать ИНН можно насайте ФНС России в разделе «Электронные сервисы / Узнай ИНН».

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите 1, если сотрудник является налоговым резидентом. Если он нерезидент, укажите 2. В отношении нерезидентов – высококвалифицированных специалистов поставьте 3.

Далее укажите дату рождения на основании документа, удостоверяющего личность.

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России – 643, Украины – 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст.

При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов». Он является приложением 5 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. Серию и номер паспорта укажите без учета знака «№».

В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» укажите полный адрес постоянного местожительства сотрудника. Возьмите его из паспорта или из другого документа, подтверждающего такой адрес. При заполнении поля «Код региона» используйте справочник «Коды регионов». Он является приложением 6 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

Если какой-либо элемент адреса отсутствует, например район, то отведенное для этого элемента поле не заполняйте.

В отношении нерезидентов и иностранных граждан можно не указывать адрес местожительства в России. В таком случае необходимо заполнить поле «Адрес в стране проживания».

<…>

Раздел 3

Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.

При заполнении таблицы раздела 3 используйте справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». Эти справочники утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества – код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности – код 2300.

Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице.

В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренныхстатьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1214,214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.

<…>

Раздел 4

В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). При этом в пункте 4.1 нужно указать суммы фактически предоставленных вычетов.

Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 4 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду. То есть количество заполненных строк в пункте 4.1 зависит от количества видов вычетов, которые были предоставлены сотруднику.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 3 июня 2009 г. № 3-5-03/749.

Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 114–125. Учтите, что начиная с составления справок за 2012 год коды вычетов 108–113 из справочника не используются. Об этом сказано в письме ФНС России от 26 декабря 2012 г. № 3-5-06/2146.

Для некоторых вычетов специальные коды в справочнике отсутствуют. В частности, нет кода для социального вычета в сумме уплаченных дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии (подп. 5 п. 1 ст. 219 НК РФ). До тех пор пока в приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611 не внесут соответствующие изменения, в форме 2-НДФЛ такие вычеты нужно указывать с кодом 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 11 февраля 2014 г. № БС-4-11/2189.

В пунктах 4.2–4.3 укажите номер и дату уведомления, подтверждающего право сотрудника на имущественный налоговый вычет. Такое уведомление выдает налоговая инспекция по заявлению физического лица. В пункте 4.4 проставьте код инспекции, которая выдала такое уведомление.

Раздел 5

В разделе 5 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога.

В пункте 5.1 укажите общую сумму дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные вразделе 3. Налоговые вычеты в этот показатель не включайте.

Если справка предоставляется в связи с невозможностью удержать налог, то укажите общую сумму дохода, с которой не удержали налог.

В пункте 5.2 укажите налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из общей суммы доходов, отраженной в пункте 5.1, сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделах 3 и 4 справки 2-НДФЛ.

В пункте 5.3 отразите сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), укажите сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали.

В пункте 5.4 отразите сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника. Если невозможно удержать налог, этот пункт не заполняйте.

В пункте 5.5 укажите сумму налога, которую вы перечислили за год. Если составляете справку с признаком «2» (когда невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте.

Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки 5.5 справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

В пункте 5.6 укажите сумму налога, которую излишне удержали. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте.

В пункте 5.7 отразите сумму налога, которую вы не удержали в отчетном году.

Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону).

Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, в справку по форме 2-НДФЛ включите несколько разделов 5. Об этом сказано в рекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

На заполненную справку ставится подпись руководителя и печать.

Если справка не может быть размещена на одной странице, заполните необходимое количество страниц. На следующей странице вверху справки укажите порядковый номер страницы и дублирующий заголовок «Справка о доходах физического лица за 20__ год № ___ от ________».

При этом поле «налоговый агент» должно быть заполнено на каждой странице справки.

Об этом сказано в рекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

Пример оформления справки о доходах по форме 2-НДФЛ

А.С. Кондратьев работает экономистом в организации. Его данные: Александр Сергеевич Кондратьев, гражданин РФ, дата рождения – 15 апреля 1978 года, паспорт серии 46 00 № 462135 выдан ОВД «Войковский» г. Москвы 23 ноября 2000 года, прописан по адресу: 125127, г. Москва, ул. 2-я Радиаторская, д. 5, к. 1, кв. 40, ИНН 703254479214.

Организация состоит на налоговом учете в ИФНС № 43 по Северному административному округу г. Москвы (муниципальный округ Коптево). Код по ОКТМО – 453410000. ИНН 7708123456, КПП 770801001. Руководитель организации – Александр Владимирович Львов, тел. (495) 154-60-90.

В 2014 году ежемесячная зарплата Кондратьева составила 19 200 руб. В июле 2014 года Кондратьев брал ежегодный оплачиваемый отпуск и ему были выплачены отпускные в размере 17 300 руб. (и зарплата за фактически отработанное время в июле – 1800 руб.).

Кондратьев женат, у него есть пятилетний сын. В связи с этим в течение всего 2014 года ему предоставлялся стандартный налоговый вычет по 1400 руб. в месяц (подп. 4 п. 1п. 2 ст. 218 НК РФ). Прав на иные стандартные вычеты Кондратьев не имеет.

В октябре 2014 года Кондратьев купил квартиру в г. Коломне Московской области стоимостью 1 340 000 руб.

В ноябре Кондратьев подал в бухгалтерию организации:

  • заявление с просьбой предоставить имущественный налоговый вычет в связи с приобретением квартиры;
  • уведомление № 3752/07 от 30 октября 2014 г., выданное ИФНС № 4 г. Коломны Московской области, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет в размере 1 340 000 руб. (в размере фактической стоимости квартиры, но не более 2 000 000 руб.) (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).

На основании указанных документов организация предоставила сотруднику имущественный вычет по доходам, полученным им с ноября 2014 года. При этом НДФЛ, удержанный до получения от сотрудника заявления на имущественный вычет, организация не возвращала.

До конца налогового периода (за ноябрь и декабрь) организация предоставила Кондратьеву имущественный налоговый вычет (с учетом стандартных вычетов) в размере 35 600 руб. (19 200 руб. – 1400 руб. + 19 200 руб. – 1400 руб.) (п. 3 ст. 220 НК РФ).

Таким образом, общая налоговая база Кондратьева за 2014 год составила 177 900 руб. (19 200 руб. ? 11 мес. + 1800 руб. + 17 300 руб. – 1400 руб. ? 12 мес. – 35 600 руб.). Сумма удержанного налога составила 23 127 руб.

27 марта 2015 года бухгалтер сдал в инспекцию справку о доходах Кондратьева за 2014 год.

<…>

Как сдать

Представить справку 2-НДФЛ можно одним из следующих способов:

  • лично или через представителя (на бумаге или на электронных носителях);
  • заказным письмом по почте с описью вложения;
  • по телекоммуникационным каналам связи.

Об этом сказано в пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576. Подробнее о способах представления справок в налоговые инспекции см. Как представить справку по форме 2-НДФЛ.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка