Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

На каких бухгалтерских документах печати больше не нужны

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
6 ноября 2015 23 просмотра

Утеряны первичные документы (договор, накладная, счет-фактура) на приобретение объекта недвижимости. Какими документами теперь можно подтвердить правомерность принятия к налоговому учету амортизационных отчислений по объекту недвижимости?

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом. Далее утраченные документы правильнее и безопаснее попытаться восстановить, хотя бы накладную. Т.к. счет – фактура дает право на вычет НДС по приобретенному основному средству, но не является первичным документом, подтверждающим расходы.

Обратитесь к контрагенту с просьбой предоставить заверенные копии или дубликаты утраченных документов. Судебная практика подтверждает, что при отсутствии оригиналов бумаг расходы можно подтвердить их копиями (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 и от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов).

Кроме того, если от контрагента дубликаты или заверенные копии документов невозможно, то налоговые расходы помогут защитить альтернативные документы. Например, платежное поручение, акт приемки-передачи и инвентарная карточка.

Обоснование

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Ситуация: Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

<…>

2. Из статьи журнала « Российский налоговый курьер», №20, октябрь 2015
Утрата «первички» — не повод для уменьшения налоговых расходов

<…>

Без первичных документов компания не сможет подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому при утрате бумаг бухгалтеру нужно предпринять следующие меры (см. также схему ниже).

Схема. Порядок действий бухгалтера в случае утраты документов

Шаг первый: расследовать факт утраты документов

В случае утраты первичных документов руководитель назначает комиссию по расследованию причин пропажи (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105, постановления Арбитражного суда Московского от 25.09.14 № Ф05-10578/14 (оставлено в силе определением Верховного суда РФ от 27.11.14 № 305-ЭС14-4145) и Поволжского от 09.12.14 № Ф06-18026/2013 округов). В состав комиссии включаются главбух, рядовой бухгалтер и, к примеру, секретарь.

В работе комиссии вправе также принимать участие представители следственных органов и государственного пожарного надзора. Образец приказа о назначении комиссии приведен ниже.

Шаг второй: зафиксировать факт утраты документов

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указывается причина, а также перечень утраченных документов (образец акта приведен ниже). К акту прилагается документ, подтверждающий происшествие, в результате которого утрачены либо испорчены документы. Такими документами могут быть: справка органов внутренних дел, справка коммунальщиков, справка государственной противопожарной службы и т. д.

Шаг третий: восстановить утраченные документы

Тут возможны два варианта развития событий. Если по результатам расследования выявлено, что утрачены документы, которые оформляла сама компания (например, авансовый отчет подотчетного лица), то организация просто составляет дубликаты утерянных бумаг.

Если же «первичка» поступила от контрагента, можно обратиться к последнему с просьбой предоставить заверенные копии или дубликаты утраченных документов. Образец письма контрагента приведен ниже. Судебная практика подтверждает, что при отсутствии оригиналов бумаг расходы можно подтвердить их копиями (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 и от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов).

Иногда получить от контрагента дубликаты или заверенные копии утраченной «первички» невозможно. В этом случае «спасти» налоговые расходы помогут альтернативные документы.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какими вопросами сотрудники замучили вашу бухгалтерию?

Сотрудники хоть раз просили завысить или занизить доходы в справке 2-НДФЛ?

Сотрудники хоть раз говорили, что вы им неправильно рассчитали зарплату или др. выплаты?

Сотрудники просят пояснить, что за суммы в их расчетных листках?

Сотрудники требуют 13-ую зарплату или дополнительные выплаты?

Сотрудники просят объяснить, как они могут получить налоговые вычеты?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка