Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 ноября 2015 185 просмотров

Оригиналы первичных документов утеряны, срок хранения не истек, налоговая проверка проведена. Для их восстановления сделаны запросы. Просим разъяснить, как правильно подписать документы, восстановленные за прошлый период, если ответственные лица за тот период уже уволились, к тому же дата получения документов будет текущая? Законно ли будет назначить ответственного за подписание документов, например, дата оприходования на склад, возможно определить из бухгалтерской программы? Как оформить документы на реализацию прошлых лет для восстановления? Документы по отчетам на наличные подотчетные суммы, полагаем восстановить не возможно? Или есть другие варианты подписания с нашей стороны?

Если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа. Даты должны совпадать с утраченными оригиналами. Но также стоит попросить, чтобы контрагент поставил надпись «Копия верна», дополнительно отразил текущую дату, а также заверил первичку печатью и подписью руководителя

Требования к оформлению документов», введены постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Если по результатам расследования выявлено, что утрачены документы, которые оформляла сама компания (например, авансовый отчет подотчетного лица), то организация просто составляет дубликаты утерянных бумаг.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 8, апрель 2015

Налоговые последствия утраты документов

<…>

Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки

Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа

Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.

Минфин России в письме от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191 напомнил, что при необходимости проверяющие вправе запросить у компании подлинники документов. После проведения проверки инспекторы возвращают компании бумаги. А значит, впоследствии вправе вновь запросить их копии. Также повторное истребование правомерно, если полученные документы проверяющие утратили по независящим от них обстоятельствам.

Поэтому компании нужно восстановить утраченную «первичку», по которой не истекли сроки хранения, даже в том случае, если ранее эти бумаги налоговики уже запрашивали для проверки. Аналогичные выводы финансовое ведомство делало и ранее в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288.*

Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии

Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).*

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).

<…>

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968.

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа* (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10,Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18.

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода*

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:*

— причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
— реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.* Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):*

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

<…>

Сама по себе копия документане подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).*

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 20, октябрь 2015

Утрата «первички» - не повод для уменьшения налоговых расходов

<…>

Шаг третий: восстановить утраченные документы

Тут возможны два варианта развития событий. Если по результатам расследования выявлено, что утрачены документы, которые оформляла сама компания (например, авансовый отчет подотчетного лица), то организация просто составляет дубликаты утерянных бумаг.

Если же «первичка» поступила от контрагента, можно обратиться к последнему с просьбой предоставить заверенные копии или дубликаты утраченных документов. Образец письма контрагента приведен ниже. Судебная практика подтверждает, что при отсутствии оригиналов бумаг расходы можно подтвердить их копиями* (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 и от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146,Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов).

Иногда получить от контрагента дубликаты или заверенные копии утраченной «первички» невозможно. В этом случае «спасти» налоговые расходы помогут альтернативные документы (их список приведен в таблице ниже).*

ТАБЛИЦА. АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ПОДТВЕРДЯТ РАСХОДЫ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ «ПЕРВИЧКИ»

Наименование утраченного или испорченного документа Документы, которые его заменяют Мнение ведомств и судов
Кассовый чек, приходный кассовый ордер

Копия контрольно-кассовой ленты,

копия книги кассира-операциониста,

квитанция к приходному кассовому ордеру

Расходы на покупку товаров, работ или услуг за наличный расчет подтверждают кассовые чеки (письма Минфина России от 17.09.08 № 03-03-07/22 и от 03.04.07 № 03-03-06/1/209ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@).

При отсутствии чека ККТ подтвердить расходы в целях налогообложения прибыли можно копией контрольно-кассовой ленты за тот день, когда производилась оплата (постановление ФАС Московского округа от 07.09.10 № КА-А40/10200-10-2). Минфин России также не против учета расходов на основании копии чеков ККТ (письма от 03.04.07 № 03-03-06/1/209 и от 17.09.08 № 03-03-07/22). Правда, в этих разъяснениях ведомство настаивало, что к копии чека нужно приложить оригинал с выцветшими чернилами.

А вот ФАС Поволжского округа в постановлении от 31.07.08 № А06-7444/07 принял от компании вместо утраченного чека ККМ заверенную поставщиком копию листа книги кассира-операциониста.

Кроме того, доказать фактически произведенные расходы компании поможет квитанция к приходному кассовому ордеру (постановления ФАС Московского от 24.12.08 № КА-А40/10731-08 и Западно-Сибирского от 02.07.08 № Ф04-3910/2008(7317-А81-14) округов)

Проездной билет

Дубликат проездного билета,

копия билета, оставшегося у транспортной организации,

справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки

Проездной билет подтверждает расходы на проезд до места командировки работника и обратно. В случае потери билета Минфин России позволяет подтвердить расходы на проезд его дубликатом или копией, оставшейся у транспортной организации. Также подтверждающим документом будет справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать ФИО гражданина, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18)
Контрольный купон электронного проездного документа (на бумажном носителе) Посадочный талон

Контрольный купон электронного билета является документом строгой отчетности и используется для осуществления денежных расчетов без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.12 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»).

При утере контрольного купона электронного билета Минфин России допускает возможность подтверждения расходов на его приобретение посадочным талоном (письмо от 14.04.14 № 03-03-07/16777). Ведь посадочный талон содержит всю необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (дату, время отправления, стоимость поездки и т. д.)

Посадочный талон на самолет

Справка, выданная авиаперевозчиком, приказ о направлении работника в командировку,

счета гостиницы,

отметки таможенного органа о пересечении границы РФ

При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон. В нем указываются ФИО пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.07 № 82 «Об утверждении федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей”»).

Если посадочный талон утерян, то подтвердить расходы на проезд к месту командировки работника поможет справка от авиакомпании(письма Минфина России от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296от 27.02.12 № 03-03-07/6 и от 07.06.13 № 03-03-07/21187).

Однако московские налоговики допускают, что при утере посадочного талона факт перелета командированного работника можно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенных органов о пересечении государственной границы РФ и т. д. (письма УФНС России по г. Москве от 20.06.11 № 16-15/059203@ и от 20.06.11 № 16-15/059203@)

Платежные документы на приобретение автомобиля Справка из ГИБДД При утрате документов, подтверждающих покупку автомобиля, сведения из ГИБДД докажут размер фактически произведенных расходов. Так, в одном из дел инспекция доначислила индивидуальному предпринимателю НДФЛ. Причиной доначислений послужило отсутствие документов, подтверждающих расходы на покупку проданного автомобиля. Предприниматель получил в ГИБДД справку, в которой была указана стоимость автомобиля при его покупке. Арбитражный суд Западно-Сибирского округа впостановлении от 17.12.14 № Ф04-12349/2014 счел такую справку из ГИБДД доказательством понесенных предпринимателем расходов на покупку автомобиля и отменил доначисление. Такой логикой можно руководствоваться и при документальном подтверждении затрат на приобретение транспортных средств для целей налогообложения прибыли

<…>

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 10, 11-17 марта 2014

Компании защитили расходы, несмотря на опоздавшую первичку

<…>

Какие аргументы помогли компаниям отстоять расходы

Что не понравилось проверяющим Решение судей Комментарий «УНП»
Исполнитель в 2008 году оказал услуги для компании. А акты приемки-передачи услуг организация получила от контрагента только в 2010 году. Затраты компания задекларировала в 2010 году, но налоговики их сняли и заявили, что расходы относятся к 2008 году Расходы, связанные с оказанием услуг, надо учитывать в периоде получения актов приемки-передачи.По мнению судей, без этих документов у компании нет оснований списывать затраты. Значит, компания верно отнесла расходы к 2010 году (постановление от 13.02.14 № Ф05-23/2014*) Компания вправе списать расходы в периоде получения акта, даже если он датирован предыдущим кварталом (письмо Минфина России от 17.10.13 № 03-03-06/1/43299). Но, как мы выяснили, в УФНС считают, что учитывать расходы надо в периоде выставления первички. Обе позиции не следуют из НК РФ, поэтому компания вправе выбрать любой вариант, закрепив его в учетной политике
Из-за пожара компания утратила первичку по расходам. Для проверки подать эти бумаги не смогла, поэтому инспекторы доначислили налог на прибыль. Но компания восстановила первичку и подала ее в УФНС с апелляцией. В управлении бумаги рассматривать не стали УФНС обязано рассмотреть первичку, представленную вместе с апелляцией.К документам, заново составленным после утраты, у судей претензий не было. А реальность сделок налоговики не оспаривали. Поэтому суд отменил доначисления (постановление от 12.02.14 № Ф05-2554/2013) За восстановленными экземплярами первички надо обращаться к контрагентам. Даты на дубликатах должны совпадать с утраченными оригиналами. Но также стоит попросить, чтобы контрагент на дубликатах поставил надпись «Копия верна», дополнительно отразил текущую дату, а также заверил первичку печатью и подписью руководителя*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка