Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 ноября 2015 368 просмотров

Сотрудника Иванова планировали направить в командировку заграницу, есть служебная записка за подписью руководителя о направлении в командировку Иванова вместе с еще несколькими сотрудниками. Сотрудниками были оформлены визы для выезда заграницу. Потом руководство приняло решение не направлять Иванова в командировку (остальные сотрудники летят). Приказ был подготовлен уже после данного решения, поэтому Иванов там не фигурирует. Какими документами нужно оформить данную операцию: переделать приказ о направлении в командировку чтобы там был Иванов, а также сделать приказ на отмену командировки? Таких документов будет достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ и страх.взносы с Иванова? Как отразить затраты на визу в налоговом учете в целях налогообложения прибыли?

Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, если зарубежная командировка для конкретного сотрудника не состоялась, расходы на оформление виз в налоговом учете признать нельзя. Ведь такие затраты не связаны с поездкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 письма от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Есть все шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого Вам действительно понадобиться переоформить документы.
Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, что она планировалась именно как производственная (постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Поэтому на сотрудника Иванова помимо служебной записки должен быть оформлен приказ на командировку с указанием командировочного задания. Соответственно, на указанный документ должно быть распоряжение от отмене командировки Иванова обязательно с указанием причины отмены.

Расходы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве возмещения командировочных расходов, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НКРФ). Эта же норма применяется и в случае, когда руководство отменяет поездку (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).Но здесь следует еще раз обратить внимание, что из всех документов должно быть видно, что отменяется именно запланированная командировка сотрудника. То есть применяются те же документы, что и для обоснования признания затрат.

Кроме того, в письме Минтруда России сказано, что отмена командировки не меняет квалификации расходов, понесенных общество для того, чтобы такая поездка состоялась. Стоимость визы страховыми взносами не облагается в любом случае (письмо от 27 ноября 2014 г. № 17-3/В-572).

Обоснование

Из статьи Журнала «Учет в туристической деятельности», № 8, август 2014


Расходы на оформление визы

Н.К. Гашина, генеральный директор ООО «КонЭкс-Т»

Финансисты подтвердили, что расходы по оформлению работнику визы для служебной поездки за границу можно признать в целях налогообложения прибыли*. Но как быть, если виза оформлена, а командировка отменена?

* Письмо Минфина России от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511.

Общие правила налогового учета расходов

Согласно пункту 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), работнику при направлении в командировку в иностранное государство дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в составе прочих. Сюда же можно отнести и затраты на оформление и выдачу паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы.

Также в целях налогообложения прибыли можно учесть расходы по оформлению визы, в том числе сопутствующие этому расходы – курьерская доставка загранпаспорта, смс-оповещение (письмо ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Но здесь нужно помнить про нормы пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обязательно документально подтверждены. Поэтому сотруднику турфирмы, съездив в командировку, следует отчитаться о проделанной работе, представив необходимые документы.

Таким образом, можно сделать вывод, что если командировка состоялась и имеются все документы, подтверждающие произведенные расходы, то затраты, в том числе на оформление и получение визы, можно учесть при применении общей системы налогообложения, а также и при «упрощенке» (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Если командировка отменена

Другое дело, если поездка по каким-либо причинам была отменена. Тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.

Налоговый учет

Минфин России считает, что расходы на оформление и выдачу виз в ситуации, когда поездка не состоялась, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134). Да и ФНС России указывает, что затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся поездкой сотрудника, носящей производственный характер (письмо от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Совсем недавно Минфин России выпустил письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511.

В нем указывается, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, учитываются в составе прочих. При методе начисления датой их признания является дата утверждения авансового отчета – подпункт 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Как видите, чиновники привели общие нормы Налогового кодекса РФ. И не сделали оговорок относительно того, как поступить с учетом расходов, если командировка не состоялась.

С другой стороны, можно рассуждать так. Изначально расходы на оформление визы были связаны с подготовкой поездки, которая связана с производственной деятельностью турфирмы. А если поездка и была отменена (а это грамотно оформлено документами, из которых видна уважительная причина отмены), то признать расходы вообще-то можно.

Но если командировка не состоялась, а споров с контролируемыми органами хочется избежать, эти затраты лучше не учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Вопросы удержания НДФЛ

В данном случае важно понять, имело ли место получение дохода сотрудником компании. Очевидно, что никакого дохода человек не получил.

А поскольку отсутствует факт наличия дохода лично у работника ввиду служебного характера поездки в интересах компании, организация не должна начислять НДФЛ с сумм, затраченных на оформление работнику визы и оплаченных за счет этой организации.

Налоговый кодекс РФ относит к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ, расходы на получение виз независимо от того, состоялась командировка работника за границу или нет (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). И Минфин России подтверждает, что отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Бухгалтерский учет расходов

В бухучете командировочные затраты признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы»).

Если поездка была отменена, расходы можно списать как прочие – счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы»).

Важно запомнить
Расходы на оформление визы можно учесть в целях налогообложения прибыли, если командировка состоялась. Если поездка была отменена, с учетом таких затрат могут возникнуть трудности.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка