Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 ноября 2015 29 просмотров

Если налоговый регистр по НДФЛ ведется в 1С является ли это нарушением? т.к. в 1С нет электронной подписи - если это нарушение какой выход у организации в которой нет электронных подписей?

Подпись не является обязательным реквизитом в налоговом регистре НДФЛ. Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Таким образом, если налоговый регистр по НДФЛ ведется в 1С и в нем содержатся все необходимые сведения (представлены в рекомендации в полном ответе), нарушением это не является.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ

Налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета для расчета НДФЛ.

Что отражать в регистре

В регистрах должны быть отражены:

  • доходы, выплаченные гражданам за налоговый период;
  • суммы предоставленных им налоговых вычетов;
  • суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.

Об этом сказано в абзаце 1 пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

В регистрах налогового учета можно не отражать доходы, выплаченные:

  • гражданам при приобретении у них имущества и имущественных прав, принадлежащих им на праве собственности;
  • предпринимателям.

Это следует из положений пункта 2 статьи 226, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ, согласно которым по отношению к названным категориям налогоплательщиков организации не являются налоговыми агентами. НДФЛ с полученных доходов граждане, реализующие личное имущество (имущественные права), и предприниматели рассчитывают и платят в бюджет самостоятельно. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.

<...>

Форма регистра

Утверждение единого образца налогового регистра для расчета НДФЛ законодательством не предусмотрено. Поэтому налоговый агент должен разработать эту форму самостоятельно.

Форма налогового регистра для расчета НДФЛ должна включать в себя следующие сведения:*

  • наименование налогового агента;
  • персональные данные гражданина, которому выплачивается подлежащий обложению доход;
  • виды доходов, выплачиваемых гражданину (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
  • виды предоставляемых гражданину налоговых вычетов (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • налоговый статус гражданина;
  • даты удержания и перечисления налога в бюджет;
  • дату и номер платежного документа, на основании которого перечислен налог.

Такой порядок предусмотрен абзацем 2 пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Главбух советует: при разработке формы регистра учитывайте, что его основное назначение – формирование показателей, необходимых для составления годовой справки о доходах физического лица (формы 2-НДФЛ). Поэтому, разрабатывая регистр налогового учета, старайтесь придерживаться структуры этой справки, а также справочников, приведенных в приложении к ней.

Доходы, облагаемые НДФЛ, группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.

Аналогично следует вести учет сумм уплаченного налога. Помесячный способ позволит бухгалтеру, не обращаясь в налоговую инспекцию, исправлять ошибки и компенсировать излишне удержанные суммы НДФЛ за счет уменьшения фактических платежей в бюджет.

Разделы, в которых отражаются доходы, выплаченные сотруднику, целесообразно заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой. Например, по отпускным, выплаченным авансом.

В регистре следует более четко структурировать раздел, в котором отражаются стандартные налоговые вычеты. Их тоже следует учитывать помесячно. Кроме того, нужно предусмотреть дополнительные строки для отражения предоставленных гражданину:

  • социальных налоговых вычетов по взносам по добровольное пенсионное страхование (обеспечение);
  • имущественных налоговых вычетов по расходам на приобретение жилья и уплату процентов по ипотечному кредиту;
  • профессиональных налоговых вычетов по авторским договорам или договорам гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг).

Суммы вычетов, полагающихся сотруднику и фактически ему предоставленных, нужно показывать отдельно.

Пример заполнения налогового регистра для расчета НДФЛ

А.С. Кондратьев работает в организации «Альфа» с 1 августа 2011 года. Его данные: Александр Сергеевич Кондратьев, гражданин РФ, дата рождения – 15 июня 1978 года, паспорт серии 46 00 № 462135 выдан ОВД «Войковский» г. Москвы 23 ноября 2000 года, прописан по адресу: 125127, г. Москва, ул. 2-я Радиаторская, д. 5, к. 1, кв. 40, ИНН 703254479214.

Реквизиты «Альфа»:
Код по ОКТМО – 45338000;
ИНН 7708123456, КПП 770801001.

Директор – Александр Владимирович Львов, тел. (495) 154-60-90.

Кондратьев женат, имеет одного ребенка девяти лет. Сотруднику предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка в размере 1400 руб.

В течение года «Альфа» ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в размере 15 000 руб. Выплаты происходят два раза в месяц: 20-го числа – аванс и 5-го числа следующего месяца – окончательный расчет.

15 мая по предоставленному больничному листку организация выплатила сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в размере 4932 руб. Зарплата за отработанное время в мае составила 10 000 руб.

20 июня Кондратьеву была выплачена материальная помощь ко дню рождения в размере 6000 руб.

15 августа Кондратьеву был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на срок 14 дней. 13 августа организация начислила и выплатила отпускные в сумме 7200 руб.

Доходы, начисленные Кондратьеву в 2015 году, предоставленные ему вычеты, а также суммы удержанного и уплаченного НДФЛ отражены в налоговом регистре.*

Регистры налогового учета следует вести персонально по каждому человеку, который получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Внимание: отсутствие регистров налогового учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, налоговая инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в течение нескольких налоговых периодов, размер штрафа увеличится до 30 000 руб. Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 120 Налогового кодекса РФ.

За непредставление регистров по требованию налоговой инспекции организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ. Пункт 1 этой статьи предусматривает штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Пункт 2 – штраф в размере 10 000 руб. за отказ от представления документов и сведений о налогоплательщиках.

Кроме того, за отсутствие регистров предусмотрена и административная ответственность. По заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Порядок ведения регистра

Регистр налогового учета рассчитан на один налоговый период (календарный год). Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде*. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-328).

По окончании года сведения, отраженные в регистре, используйте при составлении справки о доходах физического лица поформе 2-НДФЛ. Чтобы корректно заполнить этот документ, в регистре налогового учета предусмотрите графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Все показатели в регистре налогового учета (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). Валютные показатели пересчитывайте по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

При заполнении разделов регистра налогового учета по НДФЛ используйте справочники, утвержденные ФНС России. Например, при заполнении раздела, в котором отражаются персональные данные человека, следует применять справочники«Коды документов» и «Коды регионов». Чтобы указать гражданство, адрес и код страны постоянного проживаниянерезидентов, используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. В отношении налоговых резидентов укажите код России – 643. При отражении доходов и налоговых вычетов руководствуйтесь справочниками «Коды доходов» и «Коды вычетов». Не забывайте, что налоговые вычеты положены только резидентам в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка