Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 ноября 2015 222 просмотра

Наша фирма - малое предприятие. Подготовили к уничтожению бухгалтерские документы, срок хранения которых истек.Необходимо ли проводить обязательную внешнюю проверку внешним аудитом бухгалтерских документов, подготовленных к уничтожению?

Нет, проводить проверку внешним аудитом бухгалтерских документов, подготовленных к уничтожению не нужно. Законодательством такая обязанность не установлена.

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Обоснование

Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1.Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.3–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 4.7–4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

2.Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Из статьи журнала «Главбух» № 19, Октябрь 2008

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка