Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
5 ноября 2015 1303 просмотра

В нашем архиве скопилось очень много документов за разные годы. Поскажите, пожалуйста, какие документы за какие годы мы можем уничтожить? Каким способом мы должны их уничтожить? Если можно, вышлите образец заполнения акта об уничтожении документов.

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба. Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (образец смотрите ниже). В акт комиссия включит все документы организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009». Организация может уничтожить документы следующими способами: передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг; самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д. Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Сроки хранения документов нужно закрепить в локальном акте организации. Это может быть положение о хранении и уничтожении документов, номенклатура дел (образец смотрите ниже), положение о документообороте. Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг: налоговый кодекс; Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ; перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но Вам нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет. За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры. Налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы храните как минимум пять лет. Папки с банковскими выписками, кассовые книги, нужно хранить -5 лет. Срок хранения договоров зависит от вида договора. Более подробно о сроках хранения договоров вы можете посмотреть в перечне из приказа Минкультуры - http://vip.1gl.ru/#/document/99/902233422/ZAP1OH6396/?step=10 и ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.3–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 4.7–4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

<…>

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

<…>

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

<…>

Из формы

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор«Альфа»
А.В. Львов
31.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ«Альфа»

на 2011 год

г. Москва 31.12.2010

Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
ед.
хр.
Срок хранения
и № статей
по перечню,
утвержденному
приказом
Минкультуры
России от 25 августа
2010 г. № 558
Примечание
1 2 3 4 5
...
05 отдел кадров
05-01 Директивные документы и
инструктивные письма
государственных органов и
вышестоящих организаций
по вопросам работы с
кадрами
  До минования
надобности,
ст. 1 «б»
 
05-02 Положение об отделе кадров.
Копия
  Постоянно, ст. 50

После замены новыми.

Подлинник в службе
ДОУ

05-03 Индивидуальные
должностные инструкции
сотрудников
  75 лет, ЭПК, ст. 77  
05-04 Правила трудового
распорядка
  1 год, ст. 773 После замены новыми
05-05 Приказы руководителя
организации по основной
деятельности
  Постоянно,
ст. 19
Приказы, присланные
для сведения, – до
минования надобности
05-06 Приказы руководителя
организации по личному
составу
  75 лет, ЭПК,
ст. 19
Приказы об отпусках,
дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках – 5 лет
05-07 Штатное расписание
организации (утвержденное)
и изменения к нему
  Постоянно, ст. 71 При разработке
в отделе кадров
05-08 Штатные расстановки   75 лет, ст. 74  
05-09 Статистическая
отчетность
  Постоянно, ст. 467  
05-10 Протоколы заседаний
аттестационных
квалификационных комиссий
(отзывы, справки,
аттестационные листы)
  15 лет, ЭПК, ст. 696  
05-11 Документы, являющиеся
основанием для приказов
по личному составу
(заявления, справки,
докладные записки и т. д.)
  5 лет, ст. 665  
05-12 Личные карточки
работников
  75 лет, ЭПК, ст. 658  
05-13 Трудовые договоры   75 лет, ЭПК, ст. 657  
05-14 Книга учета приема,
перемещения, увольнения
сотрудников
  75 лет, ст. 695 «а»  
05-15 Трудовые книжки   До востребования,
ст. 664
Невостребованные – не
менее 75 лет
05-16 График отпусков   1 год, ст. 693  
05-17 Журнал учета сотрудников,
направляемых в
командировки
  5 лет, ст. 695 «з»  
05-18 Журнал учета
военнообязанных
  3 года, ст. 695«е» После увольнения
05-19 Журнал учета отпусков   3 года, ст. 695 «ж»  
05-20 Журнал учета личных
карточек
  75 лет, ст. 695 «б»  
05-21 Журнал учета трудовых
договоров
  75 лет, ст. 695 «б»  
05-22 Книга учета и движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
  75 лет, ст. 695 «в»  
05-23 Журнал учета выдачи
справок
  5 лет, ст. 695 «д»  
05-24 Журнал учета выдачи
командировочных
удостоверений
  5 лет, ст. 695 «к»  
05-25 Переписка о награждении
сотрудников, присвоении
почетных званий,
присуждении премий
  5 лет, ЭПК, ст. 742  
05-26 Переписка об оформлении
командировок
  5 лет, ст. 687 Для
загранкомандировок –
10 лет, ЭПК
05-27        
05-28        
...        

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

АКТ № 2

об уничтожении кадровых документов

г. Москва 11.10.2015

Настоящий акт составлен экспертной комиссией о том, что 11.10.2015 в присутствии членов комиссии были уничтожены с помощью шредера следующие кадровые документы:


– приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2008 год – 82 шт.;
приказы об учебном отпуске за 2008 год – 2 шт.;
– резюме работников, не вошедшие в личные дела, за 2008 год – 6 шт.;
– анкеты соискателей, не принятых на работу, за 2008 год – 25 шт.

Итого документов: 115 шт.

Все документы уничтожены в нашем присутствии.

Основание: акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, № 1 от 03.10.2015.

Председатель комиссии:

Руководитель отдела кадров ____________ Е.Э. Громова

Члены комиссии:

Бухгалтер ____________ В.Н. Зайцева

Секретарь ____________ Е.В. Иванова

Из формы

АКТ о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Наименование организации   УТВЕРЖДАЮ
     
Акт   Наименование должности
  N     руководителя организации
     
(место составления)   Подпись Расшифровка подписи
       

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

  Дата  
 
На основании  
  (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
 
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы фонда N  
  (название фонда)
 

N

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи

Кол-во

ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8
               
               
               
               
 
Итого   ед. хр. за   годы
  (цифрами и прописью)      
 
Описи дел постоянного хранения за   годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК  
  (наименование архивного учреждения)
 
(протокол от   N   )
 
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
     
Дата    
 
СОГЛАСОВАНО  
   
Протокол ЦЭК (ЭК)  
от   N      
 
Документы в количестве   ед.хр.,
  (цифрами и прописью)  
весом   кг сданы в  
  (наименование организации)
 
на переработку по приемо-сдаточной накладной от   N    
 
Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
     
Дата    
 
Изменения в учетные документы внесены.
     
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
     
Дата    

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 8, Август 2015

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

<…>

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

– Налоговый кодекс;

– Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

– перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

<…>

В нашем журнале все нормативные акты из этого конспекта можно открыть сразу, просто кликнув по ссылке.

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг. В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.

Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Сколько хранить документы

Документы Срок хранения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность:
– годовая;
– квартальная

Постоянно;*
не менее пяти лет (или постоянно*, если компания не сдает годовую отчетность)
Учетная политика и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) Не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета
Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) Не менее пяти лет
Карточки учета основных средств Не менее пяти лет после ликвидации объекта
Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Не менее четырех лет с даты последней записи
Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании В течение пяти лет после истечения срока действия договора
Счета-фактуры Не менее четырех лет
Отчетность в ФСС Годовые расчеты – постоянно*, а квартальные – в течение шести лет**
Отчетность в Пенсионный фонд Минимум шесть лет**, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников Не менее 75 лет
Декларации по всем налогам Не менее пяти лет
Сведения о доходах физлиц Не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет
Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная;
Постоянно;*
пять лет или постоянно* при отсутствии годовых; постоянно*;
год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах Не менее пяти лет
Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним В течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее пяти лет
Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет
Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75
Табели, журналы учета рабочего времени Не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

* В течение всего периода работы компании.

** Перечень требует хранить отчеты пять лет. Но согласно Закону о страховых взносах компании должны обеспечивать сохранность данных в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому срок хранения отчетности нужно продлить еще на год – с пяти до шести лет.

Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).

Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.

Итак, мы выяснили, что первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.

В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года.

Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Остановлюсь на этом подробнее.

Когда инспекторы вправе запросить документы за пределами четырех лет

Документы Срок хранения Пример
По убыткам, которые компания переносит на будущее В течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах. В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2019 года
По списанной дебиторской или кредиторской задолженности Четыре года с того момента, как безнадежный долг списали в доходы или расходы Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года. Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года
По основным средствам В течение четырех лет после того, как:
– компания закончит амортизировать объект;
– реализует его;
– полностью спишет убыток от его продажи
Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил срок полезного использования равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет
По ошибкам в расчете налога Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность. Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы. Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2019 года

Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее. Напомню, что организации, которые платят налог на прибыль, могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки. Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.

Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ). Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет. Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).

Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке. А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.

Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности. Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.

Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов. Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС нужно хранить четыре года с того момента, как объект самортизировали до конца (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.

Допустим, вы продали основное средство. Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке. Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.

Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно. Не беда. Такие бумаги можно провести и в текущем периоде. Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы. Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете (см. пример в таблице выше. – Примеч. ред.).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какими вопросами сотрудники замучили вашу бухгалтерию?

Сотрудники хоть раз просили завысить или занизить доходы в справке 2-НДФЛ?

Сотрудники хоть раз говорили, что вы им неправильно рассчитали зарплату или др. выплаты?

Сотрудники просят пояснить, что за суммы в их расчетных листках?

Сотрудники требуют 13-ую зарплату или дополнительные выплаты?

Сотрудники просят объяснить, как они могут получить налоговые вычеты?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка