Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24
10 ноября 2015 48 просмотров

Предприятие арендует транспортные средства по договору аренды транспортных средств с экипажем. Кроме расходов по аренде у предприятия, согласно договора, возникают расходы по списанию ГСМ. Имеется договор на поставку ГСМ, накладные от поставщика, оплата за поставленное топливо. Топливные карты переданы по Актам Арендодателю. Путевые листы оформляет предприятие Арендодатель для учета операций по перевозке грузов, а также для учета работы автотранспорта и начисления заработной платы водителям. Для целей бухгалтерского и налогового учета предприятие Арендатор в целях подтверждения правомерности включения расходов по списанию ГСМ утвердило приказом по предприятию внутренний документ-основание «Акт на списание топлива», который утверждается руководителем и подписывается ответственным лицом со стороны Арендодателя.Вопрос: Достаточно ли утвержденного приказом по предприятию «Акта на списание топлива» для подтверждения правомерности отнесения на расходы Арендодателя сумм по списанию ГСМ, если оригиналы путевых листов являются первичным документом Арендодателя? Есть ли необходимость подтверждать данные расходы иными, или дополнительными документами?

Для подтверждения расходов на ГСМ организации, помимо акта на списание топлива, необходимо использовать данные путевого листа.

Количество израсходованного топлива должно быть подтверждено документально, для этого берут сведения из путевого листа.

Так как оформлять путевой лист на арендованный автомобиль должен арендодатель, арендатор может использовать для подтверждения своих расходов копию путевого листа или отрывной талон к нему.

Поскольку в настоящее время организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то в указанной ситуации можно дополнить, например, типовую форму путевого листа специальным разделом (отрывным талоном), предназначенным для арендатора, в котором арендодатель заполнял бы все необходимые в данном случае сведения.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

Бухучет

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.

Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).

По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).

Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.

НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте

Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены.

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ можно учесть по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 и 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

<…>

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Из статьи журнала «Учет в сельском хозяйстве», № 8, август 2010
Аренда автомобиля с экипажем. Уделите внимание документам

На этапе заключения договора

Основной документ, который должна иметь сельхозорганизация, – договор аренды. Однако, прежде чем его заключить, следует убедиться, что арендодатель имеет право (собственности или аренды) на передаваемое в пользование имущество (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 13 ноября 1997 г. № 21).

Договор аренды автомобиля с экипажем действителен, только когда он оформлен в письменном виде (ст. 633 Гражданского кодекса РФ). В нем должны быть четко указаны данные, позволяющие совершенно точно идентифицировать арендуемый транспорт (марка машины, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. д.). Если этого не сделать, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным (п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, соглашение должно содержать условие о размере арендной платы (правилах его определения), а также какая из сторон несет затраты по коммерческой эксплуатации и страхованию транспортного средства. То есть оплату ГСМ, мойку, стоянку, ОСАГО и т. д. Если этого не зафиксировать, то автоматически эксплуатационные расходы лягут на арендатора, а расходы по страхованию – на арендодателя (ст. 636, 637 Гражданского кодекса РФ).

А вот указывать в договоре, кто будет проводить капитальный и текущий ремонт автомобиля, не нужно. В силу положений статьи 634 Гражданского кодекса РФ данная обязанность возложена на того, кто предоставляет в аренду транспорт с экипажем.

Факт приема-передачи машины между сторонами надо подтвердить соответствующим актом, который составляется в произвольной форме (см. образец акта). Главное, чтобы в нем присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа.

Отсутствие такого акта приводит к тому, что стороны не вправе требовать друг от друга исполнения условий договора (оплаты аренды, несения расходов и т. д.). Об этом свидетельствуют постановления Президиума ВАС РФ от 26 ноября 1996 г. № 2491/96, от 2 июля 1996 г. № 678/96.

В документе следует перечислить отличительные признаки передаваемого автомобиля, а также то, что на момент передачи он находится в технически исправном состоянии. Там же целесообразно указать, какой экипаж выделен арендодателем для его управления. Например, работники Иванов И.И. и Петров П.П.

Одновременно с передачей транспорта должны быть предоставлены и все относящиеся к нему документы. Таково требование пункта 2 статьи 611 Гражданского кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации это, как минимум, паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации в органах государственной дорожной инспекции.

В процессе эксплуатации

Составление документов на этапе использования машины, арендованной с экипажем, во многом зависит от условий заключенного договора. Рассмотрим подробнее порядок их оформления.

Подтверждаем оказание арендных услуг…
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720, 783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей. Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08, ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

…и затраты на содержание машин
Такие расходы подразделяют на эксплуатационные и затраты, связанные с текущим и капитальным ремонтом транспортных средств.

По закону последние должен нести арендодатель. Поэтому учесть их в составе налоговых расходов арендатор не сможет ни при каких обстоятельствах.

Данный вывод подтвердил арбитражный суд Свердловской области своим решением от 19 февраля 2010 г. № А60-62576/2009-С10.

А вот уменьшить свою налоговую базу на сумму расходов по эксплуатации арендованных с экипажем автомобилей сельхозорганизация имеет полное право. Причем независимо от того, какую систему налогообложения она применяет. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 20 ноября 2006 г. № 03-11-05/251. И конечно, при условии, что договором аренды эта обязанность не возложена на арендодателя и есть подтверждающие первичные документы. Какие же бумаги необходимо иметь агрофирме?

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка