Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

С каких суточных платить теперь взносы

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
11 ноября 2015 211 просмотров

Компания начала свою деятельность в октябре 2014 г. Положение об охране труда и положение о персональных данных разработаны только сейчас. Предусмотрены ли законодательством какие-либо штрафы за задержку?

В соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. К другим локальным актам помимо правил внутреннего трудового распорядка можно отнести положение об охране труда, о персональных данных и т.д. Срок давности привлечения работодателей к административной ответственности за нарушения трудового законодательства недавно увеличен с двух месяцев до одного года. Таким образом, если инспекторы заметят, что Положение об охране труда и Положение персональных данных составлены меньше года назад, они могут наложить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Ведь получается, что с этими ЛНА Вы ознакомили работников недавно, когда только сделали документ, а не в момент их трудоустройства.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1.Как организовать обучение по охране труда сотрудников

<…>

Нового сотрудника до начала его самостоятельной работы необходимо ознакомить:

  • с должностными обязанностями (в т. ч. по охране труда);
  • с внутренними локальными документами, регламентирующими порядок организации работ по охране труда (например, Положением о службе охраны труда, Положением о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда, Инструкцией по технике безопасности);
  • с состоянием условий труда на вверенных ему объектах (структурных подразделениях).

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2.3.1 Порядка, утвержденного постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России № 1 и Минобразования России № 29.

<…>

2.Как организовать обработку персональных данных сотрудников

<…>

Защита персональных данных

Как организовать защиту персональных данных сотрудников в организации

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации. Об этом говорится в пункте 8 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Также в организации необходимо назначить лицо, ответственное по работе с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Как правило, таким сотрудником является работник службы персонала, поскольку именно он в ходе своей работы чаще всего сталкивается с персональными данными сотрудников. Лицо, ответственное за работу с персональными данными, назначьте приказом в произвольной форме.

Конкретные меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников при их обработке предусмотрены в статье 19 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и Требованиях, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119. На их основе организация может выработать свою собственную систему защиты персональных данных.

Так, при обработке персональных данных в информационной системе необходимо обеспечить защиту и безопасность персональных данных. При этом угрозой безопасности персональных данных является совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного (в т. ч. случайного) доступа к персональным данным при их обработке в системе, результатом которого могут стать:

  • уничтожение;
  • изменение;
  • блокирование;
  • копирование;
  • предоставление;
  • распространение;
  • иные неправомерные действия с персональными данными.

Такие правила установлены пунктом 6 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119

<…>

Из статьи журнала «Директор по персоналу» № 11, Ноябрь 2015

Трудовые инспекторы придут с проверкой. Рано или поздно. Как подготовиться к ней и отстаивать свои интересы уже в ходе нее

<…>

Проведите аудит документов по персоналу: все ли есть и правильно ли составлено

Как правило, вне зависимости от вида проверки инспекция труда изначально запрашивает у работодателей один и тот же пакет документов. В него обычно входят:

Сайты, на которых публикуется информация о плановых проверках трудовой инспекции
Сайт Генеральной прокуратуры РФ – plan.genproc.gov.ru/plan2015, сайт Федеральной службы по труду и занятости РФ – rostrud.ru/control/plani_proverok.

– уставные документы компании;
– локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, правила охраны труда, штатное расписание, должностные инструкции);
– трудовые договоры с работниками;
– договоры о полной материальной ответственности с работниками (если применимо);
– кадровые документы о приеме на работу, переводе и увольнении;
– табели учета рабочего времени;
– графики отпусков, заявления работников и приказы о предоставлении отпуска, письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска;
– журналы проведения инструктажей, журнал учета несчастных случаев на производстве;
– документы по проведению специальной оценки условий труда.

Проверьте, есть ли все эти документы в HR-службе. Если нет, срочно подготовьте недостающий документ. Ведь его запросят в ходе проверки. Подготовив же его, Вы, по сути, устраните нарушение еще до начала официальной проверки.

Но обратите внимание! Срок давности привлечения работодателей к административной ответственности за нарушения трудового законодательства недавно увеличен с двух месяцев до одного года. Если инспекторы заметят, что нужный локальный нормативный акт (ЛНА) составлен меньше года назад, они могут наложить штраф. Ведь получается, что с этим ЛНА Вы ознакомили работников недавно, когда только сделали документ, а не в момент их трудоустройства.

Проверьте, правильно ли оформлены кадровые документы, соответствуют ли законодательству

Есть нюансы, на которые инспекторы обязательно посмотрят. Скажем, указаны ли в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и в трудовых договорах все существенные моменты. Например, прописаны ли время труда и отдыха, а также ответственность работодателя (в ПВТР), указана ли трудовая функция работника (в трудовом договоре). Чтобы проверить, все ли в порядке с Вашими кадровыми документами, задайте себе 10 экспресс-вопросов (материал предоставлен Ольгой КРАЕВОЙ, Директором по персоналу банка «Викинг», г. Санкт-Петербург). 10 экспресс-вопросов, перечисленых в схеме, смотрите здесь.

Штрафы за нарушение трудового законодательства суммируются

На компанию трудовые инспекторы могут наложить штраф от 30 000 до 100 000 рублей в зависимости от того, какие именно несоответствия законодательству были выявлены в ходе проверки. Если же госинспекцией труда были выявлены нарушения в области охраны труда, то максимальный штраф может составить уже 50 000 рублей. Однако, если аналогичное нарушение допущено в отношении нескольких работников компании, сумма штрафа умножается на количество таких работников. Словом, штрафы суммируются и могут достигать нескольких сот тысяч или даже нескольких миллионов рублей (постановление ВС РФ от 15 августа 2014 г. № 60-АД14-16).

Укажите в ЛНА условие, при котором в компании индексируются зарплаты

Это нужно сделать, чтобы избежать претензий проверяющих по поводу того, что компания не индексирует зарплаты, как это предусмотрено законодательством. В статье 134 Трудового кодекса говорится, что госучреждения обязаны проводить индексацию, а «другие работодатели – в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами». Поэтому, если в ЛНА и соглашениях компании не предусмотрена индексация, трудовые инспекторы налагают штраф: на должностных лиц компании – от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей. Однако и Роструд РФ, и суды, рассматривающие трудовые споры, сходятся в одном: если условия индексации не оговорены в трудовом и коллективном договорах, работодатель не обязан ее проводить. Но штраф за отсутствие условий все равно платить не хочется. Чтобы этого не делать, внесите в трудовой и коллективный договор условие об индексации зарплаты. Но с оговоркой. Скажем, с такой: «Зарплаты индексируются, если размер чистой прибыли компании по итогам года вырастет по сравнению с показателем предыдущего года не менее чем на 15%». Если это условие не выполнено, Вы имеете право не индексировать зарплаты и не платить штраф.

Просите продлить срок, в который надо предоставить документы в инспекцию труда

Это можно делать, если инспектор по труду установил срок, недостаточный для предоставления запрошенных документов. Надо привести уважительную причину. Такой причиной может быть, например, временное отсутствие должностного лица, имеющего право подписывать и заверять документы от имени компании. Или, скажем, то, что из-за работы почты запрос от государственной инспекции труда поступил в компанию слишком поздно. Составляйте ходатайство о продлении срока для предоставления документов, указывайте причину и подавайте в трудовую инспекцию. Чаще всего такие ходатайства удовлетворяются. Вы выиграете время.

Инспектор требует нотариально заверенные копии документов? Это незаконно!

Вы вправе предоставлять копии документов, заверенные только подписью и печатью работодателя. Трудовой инспектор, требующий копии, заверенные нотариусом, занимается самоуправством. Вы можете написать жалобу на проверяющего, требующего копии, заверенные нотариусом, в вышестоящий орган или в прокуратуру.

Проверяющий просит документы, не связанные с предметом проверки. Вы можете отказать!

Скажем, предметом проверки является соблюдение компанией трудового законодательства. Следовательно, инспектор по труду вправе требовать лишь те документы, которые отражают, следуете ли вы требованиям трудового законодательства. Но запрашивать документы, например связанные с обеспечением охраны труда в организации, проверяющий не вправе. Прямо скажите ему об этом, если Вы не хотите предоставлять лишние документы.

Какие ошибки трудовых инспекторов суд посчитает основанием для отмены результатов проверки

1. Эти нарушения должны быть существенными, чтобы служить безусловным основанием для отмены результатов проверки.
2. Проведение проверки чаще, чем раз в три года, или в сроки, не установленные ежегодным планом (к внеплановым проверкам это не относится).
3. Привлечение к проведению проверки экспертных учреждений, не аккредитованных в установленном законом порядке.
4. Проведение внеплановой проверки по анонимной жалобе.
5. Отсутствие согласования решения о проверке с органами прокуратуры.
6. Проведение проверки без распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя госинспекции труда.
7. Непредставление работодателю акта, составленного по итогам проверки.

Инспектор видит нарушение в том, что в компании нет Положения об оплате труда. Не соглашайтесь с ним!

Приведите два аргумента. Во-первых, положение об оплате труда не является обязательным документом согласно Трудовому кодексу РФ. Следовательно, работодатели не обязаны разрабатывать и утверждать отдельную политику, регулирующую исключительно вопросы оплаты труда. Во-вторых, нормы, регулирующие оплату труда в компании (периодичность и сроки выплаты, форма выплаты), есть в других внутренних документах компании (Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о премировании). Получив такие аргументы, государственные инспекторы труда обычно снимают свое требование.

В компании все работают за компьютерами, а инспектор упрекает Вас, что Вы не проводили инструктаж на рабочем месте

Инспекторы по охране труда требуют, чтобы работодатели проводили первичный инструктаж на рабочем месте в офисе. Но работодатель имеет право не проводить такой инструктаж для сотрудников, которые работают исключительно на персональных компьютерах. Для этого работодатель должен утвердить перечень профессий и должностей работников, которые освобождены от инструктажа. И если деятельность работодателя не связана с производством, то работодатель теоретически может освободить всех своих работников от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Однако государственные органы не всегда соглашаются с такой позицией. Будьте готовы отстаивать свою позицию.

В целом не бойтесь отстаивать свою позицию во время проверки. Трудинспекторы прислушиваются к работодателям, когда они приводят достаточную аргументацию. Но, если Вы решите после проверки оспаривать решение инспектора в суде, имейте в виду: недостаточно упирать только на процедурные нарушения, связанные, к примеру, со сроками проверки. Суд может оставить решение в силе. Нужно указывать на грубые нарушения, допущенные проверяющими (перечень таких нарушений см. на поле справа).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка