Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
12 ноября 2015 34 просмотра

Организация проводит банкетное мероприятие для предполагаемых контрагентов, бизнес-партнеров за счет представительских расходов. В лимиты по представительским все укладывается.Схема Вариант 1 Выдаем в подотчет ден.средства. Сотрудник отчитывается по мероприятию. Также предоставляет отчет о проведенном мероприятии в соответствии с годовым планом мероприятий. Тут все понятно.Вариант 2 Мероприятие проводим в собственном ресторане. В плане мероприятий все прописано. Отчет подготовят.Вопрос действовать в соответствии с 1 вариантом. Либо подготовить акты списания. И списать продукты питания по себестоимости по заборным картам. Тогда что с наценкой? У ФНС не возникнет желания в доначислении? Подскажите как лучше поступить в данной ситуации?Спасибо.

Передачу продуктов питания на представительские цели осуществляйте на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых ТМЦ с приложением первичных документов. Расходы по приготовлению блюд должны также подтверждаться калькуляцией расходов.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма "Гермес"» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности», № 6, июнь 2014

Представительские расходы: количество документов сокращено

По мнению финансистов, представительские расходы можно подтвердить отчетом, утвержденным руководителем организации, с приложением к нему первичных документов.

Письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288.

Документальное подтверждение затрат

Но не следует забывать о норме статьи 252 Налогового кодекса РФ, которая гласит, что расходы должны быть документально подтверждены.

Мнение финансистов

Минфин России в письме от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288 указал, что в отношении представительских расходов конкретного перечня первичных документов, подтверждающих эти траты, не установлено. Поэтому для налогового учета можно использовать любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере затрат.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. То есть, по мнению Минфина России, для документального подтверждения представительских расходов достаточно отчета о представительских расходах, утвержденного руководителем организации, и первичных документов к нему.

К такому выводу финансовое ведомство пришло на основании анализа пункта 10раздела IV плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.

Хотя иногда отчета и «первички» может быть недостаточно…

Так, положения плана мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» не относятся к налоговому законодательству. А из пункта 1статьи 252 Налогового кодекса РФ следует, что документы, которыми оформляется та или иная расходная операция, должны не только подтверждать факт расхода, но и указывать на характер, а в некоторых случаях и на цель расхода.

Мнение специалистов

По нашему мнению, представительские расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании следующих документов:

  • приказа (распоряжения) руководителя об осуществлении расходов;
  • сметы представительских расходов;
  • отчета о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
  • первичных документов.

Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов: общий, то есть закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок, и разовый, то есть утверждаемый руководителем турфирмы для проведения конкретных мероприятий.

Некоторые специалисты рекомендуют закрепить общие принципы и условия несения представительских расходов в учетной политике компании для целей налогообложения.

Что касается сметы (калькуляции) представительских расходов, которая составляется конкретно под какие-либо представительские мероприятия, то в данном документе необходимо отразить:

  • цель представительских мероприятий;
  • дату и место их проведения;
  • программу мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участников принимающей стороны;
  • величину расходов на представительские цели.

После осуществления представительских расходов также должен составляться отчет или акт, подписанный руководителем турфирмы с указанием сумм фактически произведенных расходов.

Сумма представительских расходов, отраженная в отчете (акте), подтверждается первичными учетными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждением будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (выполненных услуг)), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. › |

 Унифицированная форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

В случае использования в представительских целях собственной продукции или товаров, приобретенных для осуществления производственной деятельности, их передача на представительские цели должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых ценностей с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной).

При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели, например приготовления каких-либо блюд собственными силами (буфетом, столовой), данные расходы должны также подтверждаться калькуляцией расходов.

Подобное оформление представительских расходов позволит учесть их при налогообложении прибыли (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А33-19185/2012ФАС Московского округа от 4 августа 2010 г. № КА-А40/6672-10).

Важно запомнить
По мнению автора, при документальном подтверждении представительских расходов более правильным будет руководствоваться позицией Минфина России, выраженной в более раннем письме от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807. В ней приведен тот перечень документов, на которые ссылаются специалисты.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка