Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 ноября 2015 9 просмотров

Наша компания периодически проводит стратегические совещания.Место встречи: территории отелей/гостиниц/пансионатов;Город мероприятия: город нахождения головной организации (СПб) или другой город на территории РФ и не только;Длительность встречи: от одного до пяти дней;Участники встречи: сотрудники компании с головной организации (СПБ), сотрудники обособленных подразделений (МСК), ключевые сотрудники по РФ;На каждое стратегическое совещание составляется подробная программа с выступлениями/отчетами сотрудников (обсуждение текущей деятельности, планы на будущее, стратегии и т.д.).Какое документальное оформление необходимо подготовить для включения расходов по организации стратегического совещание в целях налогообложения:-расходы на билеты-трансфер-проживание-аренда конференц залов-питание (по мимо официальных ужинов, расходы на завтрак и обед)

Расходы можно подтвердить отчетом о проведении мероприятия, утвержденным руководителем организации. Организация вправе самостоятельно разработать и применять удобную именно для нее форму этого документа. Отразите в нем: цель мероприятия; дату и место проведения; программу; состав участников; результаты; общую сумму расходов; иные существенные сведения о состоявшемся мероприятии. Для подтверждения командировочных расходов (расходы на билеты, трансфер, проживание, питание) должен быть оформлен приказ о направлении в командировку. Кроме того сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы к нему.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» №11, июнь 2014

Минфин выпустил ряд писем о том, как подтверждать представительские, командировочные и арендные расходы

<…>

Для подтверждения представительских расходов Минфин считает достаточным составление одного внутреннего документа — отчета

Безопаснее прописать в договоре аренды, что ежемесячные акты об оказании услуг не составляются

На протяжении нескольких лет Минфин России разъяснял, что для подтверждения расходов на представительские мероприятия у организации должен быть целый пакет документов. В него чиновники включали (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807):

— приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
— смету представительских расходов;
— отчет или акт о состоявшемся представительском мероприятии с указанием его целей и достигнутых результатов, а также общей суммы фактических расходов на его проведение;
— первичные документы, подтверждающие приобретение товаров, работ и услуг, необходимых для представительских целей (товарные накладные, акты о выполнении работ или оказании услуг, товарные и кассовые чеки, договоры, заявки, наряд-заказы, счета и т. п.).

В апреле 2014 года Минфин России указал, что представительские расходы можно подтвердить одним отчетом о проведении мероприятия. Главное, чтобы этот документ был утвержден руководителем организации (письмо от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288). Никаких других требований к оформлению такого отчета ведомство не приводит. Значит, каждая организация вправе разработать и применять удобную именно для нее форму этого документа (подробнее см. ниже).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Что отразить в отчете о мероприятии

Минфин России не уточняет, что конкретно необходимо указать в отчете о представительских расходах, если для их подтверждения организация решила ограничиться составлением лишь этого документа. Отметим, что отчет следовало оформлять и раньше, до появления письма Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288. Тогда ведомство разъясняло, что в нем следовало отразить (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от13.11.07 № 03-03-06/1/807):

— цель представительского мероприятия;
— результаты его проведения;
— общую сумму расходов;
— иные существенные сведения о состоявшемся представительском мероприятии.

В дополнение к перечисленным сведениям столичные налоговики требовали, чтобы в отчете о представительском мероприятии были также указаны (письма УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115от 22.12.06 № 21-11/113019@ и от 06.10.06 № 20-12/89121.2):

— дата и место его проведения;
— программа мероприятия;
— состав участников с обеих сторон (списки приглашенной делегации и лиц, участвующих в мероприятии от принимающей стороны).

Чтобы у налоговиков не возникло претензий к оформлению отчета о представительском мероприятии и учету расходов на его проведение, безопаснее отражать в нем все перечисленные сведения

«Первичка» о приобретении товаров и услуг в представительских целях по прежнему необходима

Впрочем, отчет о представительском мероприятии заменяет лишь приказ, смету и акт. Первичные документы о приобретении товаров, работ и услуг, использованных для представительских целей, по-прежнему необходимы (письмо Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288):

«<…> Все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами».

Отметим также, что письмо Минфина России от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288выпущено в рамках работы по совершенствованию налогового администрирования. Одна из ее задач заключается в сокращении количества документов, необходимых для подтверждения представительских расходов (п. 10 разд. IV Плана мероприятий, утв.распоряжением Правительства РФ от 10.02.14 № 162-р).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка