Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как настроить вашу «1С» под новые кассы

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 ноября 2015 176 просмотров

Учет расчетов с подотчеными лицами: подотчетное лицо направляется в командировку в ноябре месяце. Приказ о направлении издан в сентябре. Тогда же и быди получены подотчетные средства на командировочные расходы с целью покупки авиабилетов, бронирования гостиниц.Помимо этого подотчетное лицо получает денежные средства на хозяйственные расходы.1. Правомерна ли выдача одновременно денежных средств на разные цели? Естественно по первой сумме отчета нет, так как командировка еще не состоялась.2. Как в таком случае заполнять авансовый отчет? Показывать ли выданные денежные средства на командировочные расходы в а/о по хозяйственнным расходам? Отдельно учет сумм, к сожалению, на разных субсчетах не ведется

Выдача подотчетных средств сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, прямо запрещена указаниями ЦБ РФ. Срок отчета по полученному авансу определяется таким образом: в заявлении на выдачу денежных средств под отчет работник должен указать срок, на который выдаются деньги. С момента истечения указанного в заявлении срока дается 3 дня на предоставление в бухгалтерию предприятия авансового отчета. С этого дня возникает запрет на выдачу новых подотчетных сумм.

Соответственно, если для Вашего работника срок командировки еще не наступил, то Вы можете выдать ему под отчет сумму денежных средств на другие цели.

В авансовом отчете по строке «Предыдущий аванс/Остаток» нужно указать сумму аванса, выданного на командировочные расходы и, соответственно, итоговую строку остаток/перерасход рассчитывать с учетом ранее полученного аванса.

Но для избежания подобных спорных ситуаций, можно перейти на выдачу подотчетных средств безналичным путем – ведь подобные ограничения установлены только для расчетов наличными деньгами.

Пожалуйста, обратите внимание на то, что в цитатах из журналов, которые я привела, присутствует ссылка на старое положение ЦБ о наличных расчетах. Дело в том, что формулировка абзаца 3 п. 4.4. старого положения до запятой совпадает с формулировками абз.3 п. 6.3 нового указания ЦБ, а значит, требование не изменилось.

Обоснование

Из рекомендации
1. Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

<…>

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Внимание: Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

<…>

2. Из статьи журнала «Зарплата», №3, март 2014

Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица

Нередко подотчетные лица пропускают срок представления авансового отчета, «забывают» о своей задолженности, подолгу не возвращают неиспользованный аванс. Как избежать затягивания расчетов с такими подотчетниками, расскажем в статье.

Выдача наличных денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством и пунктом 4.4 Положения № 373-П:

  • - выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ);
  • - только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;
  • - в размерах и на срок, определяемых руководителем компании;
  • - на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;
  • - выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.

<…>

3. Из статьи журнала «Главбух», №4, февраль 2014

Как избежать ловушек, которые делаю опасным любой подотчет

<…>

Ловушка № 1. Деньги выдали сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П). И в действующих правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Поэтому некоторые компании считают, что нет ничего страшного, если выдать деньги работнику, который не сдал отчет по ранее полученным суммам. Но это не так.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Статьи по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка