Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
23 ноября 2015 467 просмотров

Подскажите истек срок хранения первичных документов, мы хотим их уничтожить как это правильно оформить?

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия (руководитель утверждает ее создание приказом в произвольной форме или утверждает Положение о постоянно действующей экспертной комиссии). В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.). В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года. Акт о выделении к уничтожению дел может быть оформлен по утвержденной форме или разработан компанией самостоятельно. Образец такого акта приведен ниже. Затем оформляется протокол, который подписывают председатель комиссии и все члены (образец ниже). После этих действий организация имеет право уничтожать дела, включенные в акты. Организация может уничтожить документы следующими способами: передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг; самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д. Выбранный способ уничтожения укажите в акте об уничтожении. Акт составьте в произвольной форме. Образец такого акта смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как уничтожить или утилизировать бухгалтерские документы

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

  • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

<…>

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года (п. 4.11 Правил, утвержденныхприказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 4, Апрель 2014

Экспертиза ценности документов: образцы документов

Нужно ли каждый раз создавать экспертную комиссию, чтобы избавляться от документов с истекшим сроком хранения?

– Нет, она создается один раз.

Кто должен входить в комиссию по проверке ценности документов?

– Не менее трех человек: ответственный за архив, руководящий сотрудник (например, руководитель отдела кадров) и др.

<…>

Экспертиза ценности документов может проводиться на всех стадиях документооборота: при составлении номенклатуры дел, в процессе их формирования, при подготовке к передаче дел в архив или уничтожению документов. Это мероприятие осуществляется в несколько этапов (разд. 2.3, 2.4 Правил работы архивов):

– создание экспертной комиссии (руководитель утверждает приказ в произвольной форме или Положение о постоянно действующей экспертной комиссии);
– отбор документов и формирование их в дела по срокам хранения;
– составление описей дел и актов к уничтожению документов;
– рассмотрение описей и актов на заседании экспертной комиссии, их утверждение у руководителя организации.

<…>

Оформляем результаты

Таким образом, по результатам экспертизы составляются описи дел (в четырех экземплярах) и акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению (образец ниже) (п. 6.4.5.2 Правил работы архивов). Документы и дела с истекшим сроком хранения формируются отдельно после того, как составлены описи на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Акт к уничтожению документов рассматривается на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Оформляется протокол, который подписывают председатель комиссии и все члены (образец ниже). Затем описи и акты утверждаются руководителем компании. И только после этих действий организация имеет право уничтожать дела, включенные в акты (п. 2.4.4 Правил работы архивов).


<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 6, Март 2009

Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

<…>

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 21, Ноябрь 2010

Какой акт надо составить, если пришла пора избавиться от архивных документов

<…>

Составляя акт об уничтожении документов, можно ориентироваться на форму акта о выделении. Ваше право – составить менее подробный документ. Но при этом не забудьте об обязательных реквизитах. К ним относятся:
– список документов, которые надо уничтожить;
– дата проведения экспертизы;
– дата составления акта;
– имена членов комиссии, их должности и личные подписи.

Утилизируемые бумаги вы можете разбить по группам. Например, счета-фактуры за 2000–2001 годы. Рядом желательно прописать, когда именно истек срок хранения данных документов. И дайте ссылку на нормативный акт, в котором этот срок оговорен.

Далее приведите количество уничтожаемых документов отдельно по каждой группе. Конечно же, считать непосредственно страницы не нужно. Можно просто указать количество папок или коробок.

Акт об уничтожении утверждает не председатель экспертной комиссии, а руководитель организации (если это два разных человека) (см. образец акта, который можно взять за основу).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка