Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 ноября 2015 139 просмотров

Операционный кассир принял выручки на меньшую сумму, чем сделал возвратов за смену. При этом, по операционной кассе им были проведены как возвраты текущего, так и предыдущего дня. Выручка приходуется в главную кассу согласно Z- отчету с учетов поступлений и возвратов. В данном случае, сумма наличных минусовая.Как в данном случае корректно документально отразить операции за день и исправить ошибку с наименьшим нарушением кассовой дисциплины.

В данном случае необходимо правильно оприходовать выручку за текущий день, оформить возврат денег из главной кассы за предыдущий день и сделать верные записи в журнале кассира-операциониста.

Порядок оформления возврата денег покупателю отличается в зависимости от даты совершения покупки.

При возврате в день покупки:

  • деньги выдаются из той же операционной кассы, в которую первоначально поступила выручка;
  • в конце смены составляется акт о возврате по форме № КМ-3 с приложением кассового чека, возвращенного покупателем;
  • делается соответствующая запись на сумму возврата в графе 15 журнала кассира-операциониста.

Возврат денег в последующие дни, не в день покупки, оформляют из главной кассы. В этом случае выписывают расходный кассовый ордер и делают запись в кассовой книге по форме № КО-4. При этом в журнале кассира-операциониста никаких отметок делать не нужно, акт по форме № КМ-3 также не оформляется.

В данном случае последствием неправильного оформления возврата денег может стать неполное оприходование наличности в кассу, и, как следствие, административный штраф.

Поскольку особый порядок исправления таких ошибок законодательно не установлен, организация может руководствоваться общими правилами.

Нужно оформить возврат денег за предшествующие дни из главной кассы, причем к оформленному кассовому ордеру нужно приложить заявление покупателя о возврате. Также дополнительно можно составить акт в свободной форме с изложением сведений о допущенных нарушениях с подписью ответственных лиц.

Далее, при необходимости, нужно исправить, записи в журнале кассира-операциониста так, чтобы отразить только данные о возврате за текущий день и правильно оприходовать выручку. Если данные Z-отчета отражают заниженную сумму выручки в связи с неправильным оформлением возврата денег, то в этом случае можно, например, дополнительно пробить чек на недостающую сумму, снять еще один фискальный отчет той же датой и сделать запись в журнале по форме № КМ-4.

Обоснование

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Возврат товара покупателем

Ситуация: какие документы нужно оформить при возврате товара покупателем. Гражданин-покупатель оплатил товар наличными

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда покупатель возвращает товар: в день покупки или позже.

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов:

  • кассового чека;
  • товарного чека;
  • иного документа, подтверждающего оплату.

В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки товара у продавца.

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что товар был приобретен у данного продавца, организация должна будет выполнить его требования (о замене товара или возврате денег).

Такой порядок следует из статьи 493 Гражданского кодекса РФ и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1.

Если товар возвращается в день покупки, то, как правило, возврат денег производят по кассовому чеку, полученному от покупателя и подписанному руководителем организации или его заместителем (п. 4.2 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). При этом оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром-операционистом. Возвращенные в течение смены кассовые чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актами сдаются в бухгалтерию.

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Сумма, возвращаемая покупателю, выдается из операционной кассы c применением той же ККТ, при помощи которой деньги принимались (письмо ФНС России от 11 апреля 2013 г. № АС-4-2/6710). Выданную по акту сумму укажите в графе 15 журнала кассира-операциониста.

Если покупатель возвращает товар не в день покупки, а позже, то выплату денег покупателю произведите следующим образом.

Потребуйте от покупателя:

Деньги в этом случае выдаются не из операционной, а из главной кассы. Это объясняется тем, что выручка от продажи данного товара уже была отражена в кассовой книге (и в бухучете). При оформлении расходного кассового ордера укажите в нем данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность покупателя. При выдаче денег из главной кассы старший кассир (кассир):

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Внимание: за нарушение правил оформления возврата товара организация несет административную ответственность.

Нарушение правил оформления возврата товара влечет штраф за неоприходование денежной наличности в размере:

  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации (ст. 15.1 КоАП РФ).

Неправильно оформленные возвраты в день покупки – это главным образом возвраты без кассового чека. В этом случае деньги, выданные клиенту из операционной кассы, налоговая служба квалифицирует как неоприходованную выручку (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931). Однако некоторые суды придерживаются мнения, что оформление возврата товара в день покупки не по кассовому чеку (а по товарному или, например, гарантийному талону) не является нарушением, предусмотренным статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 июля 2007 г. № А56-51595/2006, от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, Восточно-Сибирского округа от 13 августа 2007 г. № А33-6945/07-Ф02-5130/07). Это связано с тем, что обязанность вернуть покупателю деньги за товар, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег в день покупки не по кассовому чеку, а по иному документу.

Основное нарушение при возвратах не в день покупки – выдача денег из операционной кассы. В таких ситуациях организация ошибочно уменьшает выручку в журнале кассира-операциониста вместо того, чтобы выписать расходный кассовый ордер (см., например, постановление Верховного суда РФ от 28 января 2011 г. № 5-АД11-1).

Ошибка в кассовом чеке

Ситуация: что делать, если кассир-операционист пробил кассовый чек с ошибкой в сумме платежа

Ответ на этот вопрос зависит от двух факторов:

  • какая сумма пробита в чеке: больше, чем стоимость покупки, или меньше;
  • может ли кассир-операционист заменить ошибочный чек правильным или нет.

Если в кассовом чеке указана сумма большая, чем стоимость покупки, возможны два варианта.

Если ошибка обнаружена сразу же (например, если покупатель еще не отошел от операционной кассы), покупателю следует выдать новый чек с правильной суммой платежа. Ошибочный чек нужно погасить. В конце смены на всю сумму платежа по ошибочному чеку составьте акт по форме № КМ-3. Погашенный чек наклейте на лист бумаги и приложите к акту. Кроме того, ошибочную сумму укажите в графе 15 журнала кассира-операциониста.

Такой порядок следует из пункта 4.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Порядок действий при обнаружении ошибки в конце смены (когда заменить выданный чек невозможно) законодательно не урегулирован. Тем не менее на практике можно поступать так же, как и в первом случае. Составьте акт по форме № КМ-3 и укажите в нем разницу между правильной и ошибочно пробитой суммой платежа. Эту же разницу отразите в графе 15 журнала кассира-операциониста.

Приложить к акту неправильный чек в этом случае не удастся. Поэтому при проверке налоговая инспекция может обвинить организацию в неоприходовании наличной выручки. Ответственность за такое нарушение предусмотрена статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Решать спор придется в арбитраже. Некоторые судьи считают, что исправление подобных ошибок в отсутствие кассовых чеков правомерно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25 мая 2006 г. № Ф04-2909/2006(22691-А70-7), Северо-Западного округа от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04, от 29 сентября 2004 г. № А52/1052/2004/2, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1).

Если в кассовом чеке указана сумма меньшая, чем стоимость покупки, кассиру-операционисту достаточно пробить дополнительный чек на разницу. Сделать это можно сразу после того, как был обнаружен излишек денежных средств в кассе. В противном случае при проверке налоговая инспекция может привлечь организацию к ответственности за совершение административного правонарушения. По статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, к неприменению ККТ приравнивается, в частности, пробитие чека с указанием суммы, меньшей, чем та, которую уплатил покупатель (п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16, определение ВАС РФ от 18 марта 2009 г. № ВАС-2583/09, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 сентября 2008 г. № А10-763/08-Ф02-3901/08, Уральского округа от 16 января 2007 г. № Ф09-11858/06-С1, Московского округа от 24 июля 2006 г. № КА-А41/6587-06-П).

Информацию о выручке, которая получена наличными деньгами и по банковским картам, отразите в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 следующим образом:

Графа Что указать в графе
№ 1 Текущая дата смены
№ 2 Номер отдела (секции). Эта графа необходима для случая, когда ККТ обслуживает несколько торговых секций
№ 3 Фамилия, имя, отчество кассира
№ 4 Номер Z-отчета за текущую дату
№ 5 Количество продаж за смену. Нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5. Поэтому на практике пользователи ККТ эту графу не заполняют
№ 6 Показания нарастающего итога на начало дня. Эта сумма указана в Z-отчете. Показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня
№ 7 Подпись кассира
№ 8 Подпись администратора (старшего кассира)
№ 9 Показания счетчика нарастающего итога на конец дня, смены
№ 10 Сумму выручки за день по показаниям счетчика (разность между графами № 9 и № 6)
№ 11 Наличную выручку
№ 12 Количество платежных документов (банковских чеков, карт и т. п.)
№ 13 Общую сумму, оплаченную платежными документами (банковскими чеками, картами и т. п.)
№ 14 Общую сумму выручки (сумма граф № 11 и № 13)
№ 15 Сумму возврата покупателям по неиспользованным или ошибочно пробитым чекам. Сумма граф № 14 и № 15 должна быть равна значению в графе № 10
№ 16 Подпись кассира
№ 17 Подпись администратора (старшего кассира)
№ 18 Подпись руководителя (старшего кассира)

Основанием для заполнения граф формы № КМ-4 является Z-отчет, снятый в конце смены кассира.

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, и разъяснен в письмах УФНС России по г. Москве от 20 января 2011 г. № 17-15/4707, от 9 июля 2008 г. № 22-12/066519.

<…>

Из статьи журнала «Главбух», № 8, апрель 2010
Как без ошибок оформить возврат товаров в рознице

Товар, купленный за наличные, возвращают в день покупки

Если гражданин расплатился наличными, но в тот же день решил вернуть покупку, деньги можно выдать из операционной кассы. Правда, только из той, в которой были ранее пробиты возвращенные товары. При этом кассиру следует предпринять следующее.

Забрать у покупателя кассовый чек. Основанием для возврата будут кассовый чек или его копия (если возвращают не все товары, пробитые в чеке). После того как директор (заведующий магазином) или заместитель распишется на возвращенном покупателем чеке, то есть фактически даст разрешение, кассир может выдать гражданину деньги. Если виза директора на чеке стоять не будет, инспекторы могут решить, что возврата как такового не было и компания занизила выручку. Для того чтобы оспорить штраф, назначенный по этой причине, приходится обращаться в суд (постановление ФАС Московского округа от 12 марта 2009 г. № КА-А40/1270-09).

В некоторых моделях ККТ итог Z-отчета можно уменьшить с помощью функции возврата. И если кассовая смена, в которую продали товар, еще не закрыта, на основании первоначального чека кассир может пробить возвратный. А если показания Z-отчета совпадут с суммой выручки, сданной в главную кассу, у инспекторов будет меньше причин сомневаться, что средства, полученные от покупателей, оприходованы в полном объеме.

Заполнить акт формы № КМ-3. В конце рабочего дня кассир оформляет акт формы № КМ-3 на сумму, возвращенную покупателю, пишет объяснительную записку, указав, по какой причине из кассового ящика выдавались деньги. Вместе с чеками, возвращенными покупателями, акт и объяснительную записку передают в бухгалтерию.

Зафиксировать возвраты в журнале кассира-операциониста. Если кассир не пробивал возвратные чеки, уменьшая итог Z-отчета, в графе 15 журнала кассира-операциониста указывают сумму возвратов. В противном случае в журнале кассира-операциониста выручка в графе 10 будет указана уже с учетом возвращенных денег.

Товар, купленный за наличные, возвращают без чека или в последующие дни

Если покупатель передает ранее приобретенный товар не в день покупки или не сохранил кассовый чек, возврат оформляют так, как сказано в пунктах 14–16 Порядка ведения кассовых операций. От покупателя нужны документ, удостоверяющий личность (например, паспорт), и заявление в произвольной форме на возврат денег. Чтобы идентифицировать покупку, в магазине требуют еще и чек. Но даже если кассовый чек не сохранился, деньги придется выдать. Чтобы задокументировать возврат, сотрудникам магазина надо совершить следующие действия.

Оформить накладную или акт на возврат товара. От имени покупателя оформляют накладную или акт на возврат товара в двух экземплярах. Один экземпляр прикладывают к товарному отчету, второй вручают покупателю (письмо УФНС России по г. Москве от 26 декабря 2006 г. № 22-12/115771). В документе указывают наименование товара, цену, номер кассового чека, возвращенного покупателем, дату и причину возврата товара. Накладную или акт о возврате товара подписывают обе стороны.

Выписать расходный кассовый ордер. На сумму возвращенной покупки бухгалтер (кассир главной кассы организации) выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). При этом он заполняет сведения о фамилии, имени, отчестве и паспортных данных гражданина, а в качестве основания для выдачи денег указывает заявление. Получая деньги из главной кассы, покупатель должен расписаться в расходном кассовом ордере. В данной ситуации расходный кассовый ордер заменяет акт о возврате денег формы № КМ-3.

Отразить выданные средства в кассовой книге организации. На основании расходного кассового ордера бухгалтер (кассир главной кассы организации) вносит записи в кассовую книгу.

Как вернуть наличные за возвращенный товар, если покупатель не сохранил чек?

Если покупатель не сохранил чек, деньги нужно выдать из главной кассы компании, а не операционной. В противном случае инспекторы обвинят компанию в том, что выручка оприходована не полностью. Административный штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, которую применяют чиновники, составляет от 4000 до 5000 руб. на должностных лиц, от 40 000 до 50 000 руб. – на юридических лиц. Правда, и этот штраф компании успешно оспаривают в арбитраже.

Судьи всех инстанций подтверждают, что отсутствие чеков по возвращенным товарам – недостаточное основание для штрафа по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ведь акты № КМ-3 пусть и без чеков, но оформлены. А если кассир дополнительно составит объяснительную записку, у чиновников будет достаточно документов, чтобы понять, на каком основании выданы деньги. Пример судебных решений – постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 сентября 2009 г. № А56-41122/2008, ФАС Московского округа от 12 февраля 2010 г. № КА-А40/151-10.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка