Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

На каком счете — 26 или 44 — учитывать расходы на продажу

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
3 декабря 2015 26 просмотров

Торговая организация арендует транспорт по договору аренды транспорта без экипажа, на котором осуществляет доставку товаров покупателям. Водители являются сотрудниками торговой организации.Организация оформляет путевые листы сроком на месяц, при этом в путевом листе отсутствуют сведения о прохождении медицинского осмотра водителем. Также в путевом листе не указан конкретный маршрут, в задании водителя указано: «Получение и доставка грузов по назначению». Вопрос: Нужно организации проводить медицинские осмотры водителя перед рейсом? Какая ответственность предусмотрена за отсутствие предрейсовых осмотров?Как может повлиять отсутствие медицинского осмотра, отсутствие конкретного маршрута в путевом листе на принятие транспортных расходов для налога на прибыль?Нужно ли указывать в путевом листе, сведения о собственнике, т.к автомобили являются арендованными транспортными средствами?

Да, предрейсовые осмотры положены всем, кто управляет транспортными средствами. Этого требует Федеральный закон «О безопасности дорожного движения». За отсутствие предрейсовых медосмотров штраф для руководителя организации составит от 2000 до 3000 рублей, а для организаций и предпринимателей – от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать: руководителя – на 5000 руб.; организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Отсутствие медицинского осмотра, отсутствие конкретного маршрута в путевом листе влечет риск, что инспекторы могут посчитать, что документ не отвечает требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, и на этом основании отказать в признании расходов. В тоже время имеется положительная судебная практика. Большинство судей считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008). Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).

Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей.

Что касается путевого листа без информации о конкретном месте следования автомобиля, судьи в своих решениях поддерживали то компании, то налоговиков. В постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2013 г. № А55-19369/2012 арбитры рассудили, что информация о маршрутах не является обязательной для подтверждения служебных поездок работников. По мнению судей, достаточно того, что в путевом листе указаны наименование документа, его номер, срок действия, сведения о собственнике транспортного средства, водителе и самом автомобиле. Арбитры не обратили внимание и на то, что частично отсутствовали показания спидометра на начало и на конец каждого дня. Но в постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10963/06 судьи поддержали налоговиков.

При наличии противоречивой судебной практики, более безопасно следовать официальной позиции и указывать в путевых листах конкретный маршрут следования.

В путевом листе не нужно указывать сведения о собственнике (арендодателе). К обязательным реквизитам путевого листа, в том числе относятся сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Владельцами являются так же арендаторы имущества. Они владеют и пользуются автомобилем на основании договора аренды (ст. 632, 642 ГК РФ). Поэтому в путевом листе нужно отразить только сведения о вашей организации.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.

Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.

Это предусмотрено пунктами 8 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

<…>

Из правовой базы

ПРИКАЗ МИНТРАНСА РОССИИ от 18.09.2008 № 152

Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов

<…>

III. Порядок заполнения путевого листа

<…>

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

<…>

Из статьи журнала «Упрощенка» № 6, Июнь 2013

Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

<…>

Таблица 1 Обязательные реквизиты путевого листа

Реквизиты Как правильно заполнить
Наименование и номер В наименовании укажите тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке путевого листа поставьте печать (штамп) организации или предпринимателя
Срок действия Это может быть один день или другой срок, но не более месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания срока
Сведения о собственнике транспортного средства Для организации укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона
Сведенияо транспортном средстве Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с места постоянной стоянки и заезда на нее
Сведенияо водителе Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 требует, чтобы здесь была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как зачастую они не имеют медицинских работников в штате.
Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из них считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008).
Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).
Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей

<…>

Из статьи журнала «Учет в производстве» № 11, Ноябрь 2013

В путевых листах нужно указывать точный адрес

Суть спора

Инспекторы провели выездную проверку и доначислили предприятию налог на прибыль. Основание следующее: по мнению проверяющих, компания неправомерно учла расходы на ГСМ, так как в путевых листах не указан подробный маршрут автомобилей.

Организация с этим не согласилась и обратилась в суд.

Решение суда

Судьи поддержали налоговиков.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В своем решении арбитры пояснили, что подтверждать первичной документацией правомерность и обоснованность затрат обязан сам налогоплательщик (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10963/06).

Так как инспекторы проверяли правильность исчисления налогов в 2012 году, то для обоснования расхода топлива организация обязана была использовать путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Напомним, что сейчас компании имеют право самостоятельно утверждать формы первичных документов. Поэтому подтвердить расход топлива можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного предприятием. При этом такой документ должен содержать все необходимые реквизиты.

Изучив представленные путевые листы, судьи пришли к выводу, что они составлены с нарушением статьи 252 Налогового кодекса РФ. В них отсутствует информация о маршруте следования автомобилей (с указанием наименования организации и адреса) либо содержатся общие формулировки.

Как разъяснили арбитры, путевой лист оформляется в том числе для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Если в документе нет информации о конкретном месте следования, то невозможно подтвердить, что автомобиль использовался работниками компании в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист без информации о конкретном месте следования автомобиля нельзя использовать для обоснования затрат на приобретение топлива.

Мнения арбитров противоречивы

Как следует из пункта 3 Обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

Однако налоговики нередко настаивают на обратном. Причем информация о месте назначения должна быть очень подробной и включать наименование и точный адрес организации, куда ездили на автомобиле.

Общие формулировки, такие как «поездки по городу», «поездки на объект (склад)» и т. д., по мнению контролеров, не могут подтвердить производственный характер расходов. Подобные разъяснения приведены, например, в письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. № 20-12/064123.2.

Судьи в своих решениях поддерживали то компании, то налоговиков.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2013 г. № А55-19369/2012 арбитры рассудили, что информация о маршрутах не является обязательной для подтверждения служебных поездок работников.

По мнению судей, достаточно того, что в путевом листе указаны наименование документа, его номер, срок действия, сведения о собственнике транспортного средства, водителе и самом автомобиле. Арбитры не обратили внимание и на то, что частично отсутствовали показания спидометра на начало и на конец каждого дня.

ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14 мая 2012 г. № А25-1314/2011 отклонил доводы инспекторов о том, что путевые листы, в которых отсутствует информация о месте следования автомобиля (не были указаны конкретный маршрут и почтовый адрес пункта назначения), не подтверждают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Судьи решили, что достаточно указывать населенный пункт, куда заезжал автомобиль.

Противоположная позиция выражена, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. № А27-10606/2011. По мнению арбитров, первичные документы без информации о маршруте, показаниях спидометра не позволяют рассчитать и проконтролировать факт расхода топлива в производственных целях.

Добавим, что путевой лист с подробным маршрутом следования поможет доказать реальность осуществления хозяйственных операций как таковых (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2013 г. № А13-13986/2011).

Кроме того, налоговики при проверках нередко сопоставляют сведения в путевых листах с информацией, содержащейся в других документах предприятия, в частности, в товарно-транспортных накладных (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 сентября 2013 г. № А45-25680/2012). Если в этих сведениях есть противоречия, то инспекторы поставят под сомнение реальность хозяйственных операций.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка