Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
3 декабря 2015 47 просмотров

Как обосновать расходы на служебный автомобиль, который используется директором?У нас основания - только путевой лист без заполнения маршрутов.Четыре года расходы на этот автомобиль относили за счет прибыли.Потом в каком-то документе было указано,что можно отражать как управленческие расходы. Прошу помочь.

При расчете налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в расходы. Поскольку транспорт используется в управленческих целях расходы по ГСМ нужно относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива нужно учитывать на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Списываете бензин на основании данных из путевых листов. Однако в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут движения. Хотя, если смотреть приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, в числе обязательных реквизитов путевого листа маршрут вообще не прописан. Но эту информацию обязательно потребуют налоговики. Общие формулировки, такие как «поездки по городу», «поездки на объект (склад)» и т. д., по мнению контролеров, не могут подтвердить производственный характер расходов. Подобные разъяснения приведены, например, в письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. № 20-12/064123.2. Судьи в своих решениях поддерживали то компании, то налоговиков. В постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2013 г. № А55-19369/2012 арбитры рассудили, что информация о маршрутах не является обязательной для подтверждения служебных поездок работников. Но в постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10963/06 судьи поддержали налоговиков. При наличии противоречивой судебной практики, более безопасно следовать официальной позиции и указывать в путевых листах конкретный маршрут следования.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 15, Август 2010

Как безопаснее списывать бензин для автомобилей вашей компании

Как только компания приобретает либо берет в аренду автомобиль, в учете появляется постоянная статья расходов – бензин. Его можно списывать на основании данных о фактически выработанном топливе. То есть брать те цифры, которые указывают водители в путевых листах. Однако часто работодатели не готовы верить водителям на слово и предпочитают контролировать расход бензина при помощи норм. О том, как это лучше делать, – наш материал.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации о том, как обосновать расходы на бензин, подойдут как компаниям с обычной системой налогообложения, так и тем, кто применяет «упрощенку».

Пропишите порядок списания топлива в учетной политике

Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо.

<…>

Следующий момент, который вам нужно прописать в учетной политике, – это списание бензина. В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива нужно учитывать на счете 26 «Общехозяйственные расходы» либо счете 44 «Расходы на продажу». Выбор зависит от того, какой деятельностью занимается ваша компания. Списываете бензин на основании данных из путевых листов. Эти первичные документы в обязательном порядке должны заполнять ваши водители. И указывать в них маршрут, километраж, объем топлива в баке на начало поездки и на ее конец. Разница между этими показателями и будет фактическим расходом топлива, который вы должны списать. Списываете бензин по фактической себестоимости, средней либо методом ФИФО. Выбранный метод пропишите в учетной политике. Причем он может отличаться от того, каким вы списываете другие группы материалов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Теперь что касается учетной политики для целей налого– обложения. При расчете налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Ни в одной из этих статей кодекса не сказано о том, что расходы на бензин нужно нормировать. А значит, их можно списывать в объеме фактических затрат. Это же косвенно подтверждает и недавнее письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61. Однако при этом чиновники указывают на то, что расходы должны быть экономически обоснованны. И для того чтобы контролировать величину расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы.

Осторожно!

Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованны. Под этим чиновники понимают соответствие расхода топлива установленным нормативам.

Поэтому в налоговой учетной политике вам нужно, во-первых, прописать, по какой статье вы будете учитывать топливо: материальные расходы или прочие. А во-вторых, каким образом компания контролирует обоснованность расходов.

Определитесь, будете ли вы контролировать расход горючего при помощи норм

Вообще для большинства марок автомобилей уже есть готовые нормы – их утвердил Минтранс России своим распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Однако эти нормы больше соответствуют идеальным дорожным условиям, нежели реальным. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Минимального количества светофоров и поворотов. Средней температуры воздуха и полного отсутствия пробок на дороге.

Если же ваши машины колесят по городу на невысоких скоростях, да еще и с грузом в жару или холод – расход топлива будет значительно выше предлагаемых норм. И вы столкнетесь с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на те проценты, которые предлагает Минтранс.

Например, в вашей автомашине есть кондиционер или система «климат-контроль». Значит, во время их работы летом расход топлива будет больше. Минтранс предлагает корректировать норму на 7-10 процентов. А в зимнее время норма расхода бензина у автомобиля увеличивается на 5-20 процентов в зависимости от климатического района (п. 5 распоряжения № АМ-23-р). Корректировать базовую норму нужно и в том случае, если ваши машины ездят в сельской местности. Либо в густонаселенных городах. Так, если в городе проживают свыше 1 миллиона человек, норму можно увеличить на 20 процентов. А если более 3 миллионов человек – на 25 процентов.

Как видите, даже нормы Минтранса нужно брать на вооружение с учетом корректировок. Поэтому если вы решили ими руководствоваться – будьте внимательны.

Другой вариант контроля – разработать свои нормативы. Чтобы избежать при этом вопросов проверяющих, можно установить, что собственные нормы вы разработали на основании показателей, предлагаемых Минтрансом. Но при этом учли реальные транспортные условия, а также техническое состояние автомобилей.

Этим способом обычно пользуются компании со значительным парком машин. Вначале директор издает приказ о необходимости провести замеры расхода топлива для тех автомашин и по тем маршрутам, которые они обслуживают. Например, вы доставляете товары в магазины, расположенные в черте города. Значит, замеры нужно сделать в то время, когда обычно происходит доставка, чтобы учесть влияние такого фактора, как загрузка машины и скорость движения. Замеры делает специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель в своем приказе (см. образец такого приказа ниже).

Приказ о проведении замеров расхода топлива. Образец

<…>

Результаты замеров вам нужно оформить актами. На каждый автомобиль заполнить отдельный документ. Подобных подсчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат (см. образец акта ниже).

Акт контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля. Образец

<…>

По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода бензина.

С этими нормами нужно ознакомить водителей под роспись. Можно разработать своего рода Положение о контроле за расходом бензина, в котором прописать нормы, а также предусмотреть их корректировку в случае форс-мажорных обстоятельств. Если по каким-то причинам происходит крупный перерасход – водитель пишет объяснительную. На основании этой бумаги компания принимает решение, как поступить с перерасходом – учесть при налогообложении прибыли, списать за счет собственных средств компании или удержать с водителя.

Установите порядок, в котором водители заполняют путевые листы

Теперь переходим к последнему шагу – непосредственное оформление первичных документов по расходу топлива. Таким документом является путевой лист. Его типовая форма № 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете его изменить. Главное предусмотреть в нем все обязательные реквизиты. Согласно приказу Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, путевой лист должен содержать следующую информацию:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа, собственнике (владельце) машины, а также о самом транспортном средстве;
3) информация о водителе.

Минфин России в своем письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 упомянул о том, что путевой лист, содержащий указанные реквизиты, может являться одним из документов, подтверждающих расходы. И как видите, среди этих реквизитов нет информации о маршруте и расходе топлива. А ведь именно эти данные подтверждают экономическую обоснованность затрат. Поэтому указывать их все-таки стоит. Причем делать это лучше максимально подробно: в описании маршрута лучше указывать конкретные адреса. В противном случае налоговики скорее всего признают расходы на ГСМ необоснованными.

Важная деталь

Самым важным реквизитом путевых листов являются данные о маршруте транспорта и расходе топлива.

Также нужно учитывать, что организации, не относящиеся к автотранспортным, не обязаны составлять путевые листы на каждый день поездки. Вы сами определяете, с какой периодичностью вам составлять путевые листы – еженедельно или ежемесячно. Главное, чтобы на основании этих документов можно было определить расход ГСМ. Это разъяснено в письме Минфина России от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77.

Главное, о чем важно помнить

1. В налоговом учете бензин можно списывать в размере фактических затрат. Но при этом обоснованными считаются расходы на ГСМ в пределах норм.

2. Компания может использовать нормы Минтранса или может утвердить и свои показатели, обосновав их собственными замерами расхода топлива.

Из статьи журнала «Учет в производстве» № 11, Ноябрь 2013

В путевых листах нужно указывать точный адрес

Суть спора

Инспекторы провели выездную проверку и доначислили предприятию налог на прибыль. Основание следующее: по мнению проверяющих, компания неправомерно учла расходы на ГСМ, так как в путевых листах не указан подробный маршрут автомобилей.

Организация с этим не согласилась и обратилась в суд.

Решение суда

Судьи поддержали налоговиков.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В своем решении арбитры пояснили, что подтверждать первичной документацией правомерность и обоснованность затрат обязан сам налогоплательщик (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10963/06).

Так как инспекторы проверяли правильность исчисления налогов в 2012 году, то для обоснования расхода топлива организация обязана была использовать путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Напомним, что сейчас компании имеют право самостоятельно утверждать формы первичных документов. Поэтому подтвердить расход топлива можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного предприятием. При этом такой документ должен содержать все необходимые реквизиты.

Изучив представленные путевые листы, судьи пришли к выводу, что они составлены с нарушением статьи 252 Налогового кодекса РФ. В них отсутствует информация о маршруте следования автомобилей (с указанием наименования организации и адреса) либо содержатся общие формулировки.

Как разъяснили арбитры, путевой лист оформляется в том числе для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Если в документе нет информации о конкретном месте следования, то невозможно подтвердить, что автомобиль использовался работниками компании в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист без информации о конкретном месте следования автомобиля нельзя использовать для обоснования затрат на приобретение топлива.

Мнения арбитров противоречивы

Как следует из пункта 3 Обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

Однако налоговики нередко настаивают на обратном. Причем информация о месте назначения должна быть очень подробной и включать наименование и точный адрес организации, куда ездили на автомобиле.

Общие формулировки, такие как «поездки по городу», «поездки на объект (склад)» и т. д., по мнению контролеров, не могут подтвердить производственный характер расходов. Подобные разъяснения приведены, например, в письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. № 20-12/064123.2.

Судьи в своих решениях поддерживали то компании, то налоговиков.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2013 г. № А55-19369/2012 арбитры рассудили, что информация о маршрутах не является обязательной для подтверждения служебных поездок работников.

По мнению судей, достаточно того, что в путевом листе указаны наименование документа, его номер, срок действия, сведения о собственнике транспортного средства, водителе и самом автомобиле. Арбитры не обратили внимание и на то, что частично отсутствовали показания спидометра на начало и на конец каждого дня.

ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14 мая 2012 г. № А25-1314/2011 отклонил доводы инспекторов о том, что путевые листы, в которых отсутствует информация о месте следования автомобиля (не были указаны конкретный маршрут и почтовый адрес пункта назначения), не подтверждают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Судьи решили, что достаточно указывать населенный пункт, куда заезжал автомобиль.

Противоположная позиция выражена, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. № А27-10606/2011. По мнению арбитров, первичные документы без информации о маршруте, показаниях спидометра не позволяют рассчитать и проконтролировать факт расхода топлива в производственных целях.

Добавим, что путевой лист с подробным маршрутом следования поможет доказать реальность осуществления хозяйственных операций как таковых (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2013 г. № А13-13986/2011).

Кроме того, налоговики при проверках нередко сопоставляют сведения в путевых листах с информацией, содержащейся в других документах предприятия, в частности, в товарно-транспортных накладных (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 сентября 2013 г. № А45-25680/2012). Если в этих сведениях есть противоречия, то инспекторы поставят под сомнение реальность хозяйственных операций.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка