Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 декабря 2015 31 просмотр

Подскажите, пожалуйста правомерность принятия затрат:Компания нам оказала услуги по подготовке Проекта и через некоторое время ликвидировалась. Предоплата по данному договору была 70 %, окончательный расчет мы не производили. Услуги оказаны в полном объеме. Оригинал акта оказанных услуг и счет-фактура нам направлялись, но были утеряны в пути.На сегодняшний день у нас есть следующий пакет документов:1) оригинал договора2) оригинал, подготовленного в рамках данного договора, Проекта3) скан-копия акта оказанных услуг подписанный с двух сторон и скан копия счет-фактуры.

Согласно официальной позиции копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968. Однако имеется положительная судебная практика. Если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18. Поэтому при утрате бумаг Вам нужно предпринять следующие меры 1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов. Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации. По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует: причину утраты и перечень утраченных документов. 2. Составить акт о невозможности восстановления документов. При наличии такой обширной положительной судебной практики, шансы отстоять свою позицию достаточно хороши.

Поскольку Вы оплатили только 70% контрагенту, и он уже ликвидирован, нужно кредиторскую задолженность (30%) включить в состав доходов. Суммы такой кредиторской задолженности признайте в последний день периода, соответствующего дате внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации кредитора.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

В каком периоде при расчете налога на прибыль списанную кредиторскую задолженность нужно включить в состав доходов. Организация применяет метод начисления. Задолженность списывается в связи с ликвидацией кредитора

Суммы такой кредиторской задолженности признайте в последний день периода, соответствующего дате внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации кредитора.

Сумму кредиторской задолженности, списанной в связи с ликвидацией организации, нужно включить в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ). По общему правилу при методе начисления доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли (п. 1 ст. 271 НК РФ). В рассматриваемой ситуации таким периодом является дата ликвидации кредитора. Организация считается ликвидированной с момента ее исключения из ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 49 ГК РФ). С этого же момента прекращаются все обязательства организации (ст. 419 ГК РФ). Следовательно, суммы такой кредиторской задолженности должны быть признаны налогоплательщиком в последний день периода, соответствующего дате внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации кредитора (подп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Если организация включит указанную задолженность в состав доходов в более поздние периоды, то она должна будет скорректировать налоговую базу за соответствующий отчетный период и подать уточненные налоговые декларации (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 сентября 2015 г. № 03-03-06/2/52381 и ФНС России от 2 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8754.

Если организация не пересчитает налоговую базу и не представит уточненные налоговые декларации, налоговые инспекторы могут доначислить налог, пени и штрафные санкции по результатам налоговой проверки. Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налоговых инспекций (см., например, определение ВАС РФ от 7 июня 2011 г. № ВАС-6518/11, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 27 января 2011 г. № А46-4108/2010, Уральского округа от 25 января 2010 г. № Ф09-10607/09-С3).

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 8, Апрель 2015

Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. 1 и 3 ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, — в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).

<…>

Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копииКопии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).

Буква законаКакая ответственность грозит в случае утраты документов

Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:

— по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Штраф составляет 10 000 руб., 30 000 руб. или 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.;
— по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налога. Штраф составляет 20% от неуплаченной суммы налога (либо 40% от этой суммы — при наличии умысла). При этом Конституционный суд РФ в определении от 18.01.01 № 6-О обратил внимание, что за одно и то же нарушение налоговики не могут одновременно наложить штраф и по пункту 1 статьи 122 НК РФ, и по пунктам 1 и 3 статьи 120 НК РФ;
— по статье 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ.

Кроме того, должностное лицо, которое отвечает за ведение бухучета и хранение документов, могут привлечь к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб.

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12, от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968.

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18.

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

— причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
— реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

Читайте на e.rnk.ruЕще больше полезных материалов

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

— на каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
— при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
— при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России» // РНК, 2014, № 18

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011, Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).

Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ

Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную «первичку», получил облагаемый НДФЛ доход

Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного суда РФ за 2013 год, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).

Подобным образом считает столичное налоговое управление (письма от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487) и суды (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 и Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013 округов).

До того как Президиум ВАС РФ озвучил свою позицию, некоторые суды считали, что в данной ситуации облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает. Поскольку до тех пор, пока не истек срок исковой давности, выданные под отчет средства остаются собственностью компании (постановление ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3).

<…>

Ваш персональный эксперт Наталья Колосова. 8 800 333-01-13
Если у Вас возникли дополнительные вопросы или Вы хотите обсудить полученный ответ

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка