Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

О вычетах по НДФЛ, ошибках в декларации по НДС и расходах

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
10 декабря 2015 815 просмотров

Начинаем работать с электронным документооборотом. Эл.подпись на директора. Обязательно нужна электронная подпись на бухгалтера? Нужно ли составлять приказ на подписание эл.подписью? Заранее спасибо!

Электронная подпись на бухгалтера (главного бухгалтера) нужна только в том случае если, форма документа предусматривает наличие подписи бухгалтера (главного бухгалтера). Например, на электронном счете-фактуре, электронной товарной накладной по форме торг-12 и электронном акте приемки-сдачи работ (услуг) подпись главного бухгалтера не обязательна. На электронном авансовом отчете нужна подпись главного бухгалтер, бухгалтера и сотрудника. Если документы подписывает уполномоченное лицо (не директор), то нужно составить приказ о назначении владельца электронной подписи. Образец такого приказа смотрите ниже.

Электронный формы Торг-12, акты приемки-сдачи работ (услуг) утверждены Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172. В пункте 5 данного документа прописано, что первичный учетный документ ТОРГ-12 в электронном виде считается оформленным при наличии Титула продавца, подписанного его электронной подписью и подписанного электронной цифровой подписью покупателя Титула покупателя, содержащего обязательные идентификационные сведения о Титуле продавца и сведений о получении товара на указанных продавцом условиях. Следовательно, при оформлении товарной накладной ТОРГ-12 в электронном виде достаточно на каждом титуле поставить электронную цифровую подпись (квалифицированную электронную подпись) одного лица (директора), уполномоченного подписывать первичные документы от имени поставщика и покупателя.

Согласно п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Приложение N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), при составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель лавный бухгалтер или иное уполномоченное лицо не формируется.

Остальных документов электронные форматы не разработаны. Поэтому, подпись нужна, если организация использует унифицированные документы, в которых есть реквизит подпись бухгалтера. В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ приведен перечень обязательных реквизитов первичного документа. Один из них личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Электронные документы могут соответствовать этому требованию, только если они заверены электронно-цифровыми подписями.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по ф. ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который рекомендовала ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

<…>

Из формы

Организация «Альфа»

ПРИКАЗ № 45

г. Москва 13.05.2014

С целью обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов
с применением электронной подписи (ЭП)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить основным владельцем ЭП главного бухгалтера А.С. Глебову.

2. Назначить ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по постановке ЭП на электронных документах главного бухгалтера А.С. Глебову. Право доступа к рабочим местам с установленным программным обеспечением средств ЭП предоставляется только ответственному исполнителю ЭП.

3. Хранить ключевые носители в помещениях, которые имеют прочные входные двери с установленными на них надежными замками. Допускается для хранения ЭП использовать кассовое помещение. В таком случае ключевые носители помещаются в специальный контейнер, опечатываемый личной металлической печатью ответственного исполнителя или владельца ЭП.

4. Транспортирование ключевых носителей за пределы организации допускается только в случаях, связанных с производственной необходимостью. Транспортирование ключевых носителей должно осуществляться способом, исключающим их утрату, подмену или порчу.

5. На технических средствах, оснащенных средствами ЭП, должно использоваться только лицензионное программное обеспечение фирм-производителей. Должны быть приняты меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц в помещения, в которых установлены технические средства ЭП.

6. Запрещается оставлять без контроля вычислительные средства, на которых эксплуатируется ЭП после ввода ключевой информации. При уходе пользователя с рабочего места должно использоваться автоматическое включение парольной заставки.

7. Ни при каких обстоятельствах нельзя хранить ключи ЭП на жестких дисках АРМ

8. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой:

Руководитель А.В. Львов

Из статьи Библиотека журнала «Главбух». Главные изменения в кассовых документах и наличных расчетах

3.3. Можно ли оформлять документы в электронном виде

У компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. При этом электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно. А о том, можно ли комбинировать электронный документооборот с бумажным, в новых правилах нет четких указаний. Поэтому пока безопаснее и удобнее оформлять приходники, расходники и ведомости на бумаге.

Добавим, что специалисты Банка России предложили следующий алгоритм оформления приходных и расходных ордеров (письмо Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002). Бухгалтер, который работает дистанционно, может завизировать документ электронной подписью, а кассир его потом распечатает, подпишет и, если необходимо, поставит печать. Однако в этом случае не исключены претензии налоговиков. Ведь в Указании № 3210-У не сказано, что в одном и том же документе могут быть электронная подпись бухгалтера и ручная виза кассира. Например, при таком оформлении приходника у покупателя, который оплатил товар наличными, возможны сложности с признанием расходов.

В Указании № 3210-У не сказано, какой электронной подписью визировать кассовые документы. Чиновники Минфина России считают, что для первички нужна квалифицированная подпись (письмо от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка