Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Восстанавливать ли НДС по спецодежде

Подписка
Срочно заберите все!
№23
23 декабря 2015 88 просмотров

Работник находится в декретном отпуске, у него есть 2 работы по совместительству, сколько часов он должен отрабатывать: всего в сумме должно выходить 40 часов в неделю, либо по отдельности на каждой может выходить по 40?Есть ли положение о работе с картой, можно ли скидывать на счет карты на подотчетные хозяйственные нужды?

На счет карты можно перечислять подотчетные на хозяйственные нужды. Если вы перечисляете подотчетные на зарплатную карту сотрудника, тогда в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными. Сотрудник должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Если вы используете корпоративные карты, в этом случае утвердите Положение о порядке использования корпоративных. В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте.

- лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

- срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

- срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

- примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

- требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

- порядок действий при утрате карты;

- виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Более подробно и образец Порядка использования корпоративных банковских карт смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Из формы

ЗАО «Альфа»

(наименование организации, предприятия,

учреждения, его точная

организационно-правовая форма)

 

УТВЕРЖДАЮ
Директор
(наименование должности руководителя предприятия)
А.В. Львов
(инициалы, фамилия)
(подпись)

 

« 14 » мая 20 14 г.

М.П.

Порядок использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о PIN-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты

не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте нужно

представить директору организации не позднее трех рабочих дней со дня, когда произошли

расчеты по карте (в т. ч. дня снятия наличных денежных средств) или со дня возвращения

сотрудника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны

прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или

если директор не утвердил авансовый отчет, списанные с корпоративной карты суммы

взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его зарплаты.

4. Список сотрудников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен

в приложении № 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт (приложение № 2).

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан

незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней.

Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного

ущерба взыскивается с держателя карты.

Директор А.В. Львов

Из статьи журнала «Зарплата» № 4, Апрель 2014

Организуем использование корпоративных карт

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • - разработатьположение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • - утвердитьсписок должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
  • - ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • - организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Подробнее о бухучете читайте в следующем номере

  • - прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • - перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • - лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • - срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • - порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • - срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • - примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • - требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
  • - порядок действий при утрате карты;
  • - виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица Перечень операций по карте

Вид операции Цель расходов Территория
РФ за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +

Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

Образец 1 Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании скачать

Кто имеет право использовать корпоративные карты

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Замещение в данном случае — это работа в данной должности

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

Образец 2 Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт

Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Выдать по заявлению

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

  • - сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
  • - уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Можно ли передать карту другому работнику

К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Образец 3 Заявление на выдачу корпоративной карты

Сроки, на которые выдаются карты

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

В разделе «Формы» электронного журнала «Зарплата» на сайте

Смотрите пункт 2.2 раздела 2 Положения о порядке использования корпоративных карт

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Образец 4 Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Как отчитаться за деньги, потраченные с корпоративной карты

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления отчета об использовании денежных средств

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Форма отчета

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Образец заполнения унифицированной формы авансового отчета о расходовании денежных средств с корпоративной карты будет представлен в следующем номере.

Снятие наличных с корпоративной карты — не расход

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.

Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании.

Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.

Читайте в следующем номере электронного журнала «Зарплата»

О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами с использованием корпоративных банковских карт

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка