Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
29 декабря 2015 11 просмотров

Сотруднику был выдан аванс, который он не отработал, т.к. не вышел на работу. Прошло более 4 лет, сотрудник так и не появился на работе. Можно ли списать выданный ему аванс и какими документами это нужно закрепить. Заранее спасибо

Можно.

Организация должна своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.

Безнадежная дебиторская задолженность списывается:

- после истечения срока исковой давности (который по общему правилу составляет три года);

- в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22).

В приказе следует указать:

  • - в строке «Инвентаризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»;
  • - строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2015 год».

Для списания дебиторской задолженности руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например, трудовой договор с сотрудником, документы, свидетельствующие о наличии задолженности, акт отсутствия сотрудника на работе, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

НДФЛ

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан признается их доходами.

В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27ФНС России от 31 декабря 2014 г. № ПА-4-11/27362.

Но поскольку НДФЛ удержать невозможно, уведомите об этом инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Сообщения о невозможности удержать НДФЛ подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).

Взносы

На сумму дебиторской задолженности начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Это объясняется тем, что сумма дебиторской задолженности станет иной выплатой в пользу сотрудника в рамках трудовых отношений. Но такие выплаты не поименованы в закрытом перечне. А раз так, то при списании дебиторской задолженности можно говорить о том, что имеет место выплата в пользу сотрудника, облагаемая на основании положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний на сумму дебиторской задолженности начислять не нужно (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В связи с истечением сроком исковой давности организация вправе списать на расходы суммы дебиторской задолженности по выплаченному авансу, который не был возвращен.

В целях гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 226 НК РФ, истечение срока исковой давности является самостоятельным основанием признания задолженности безнадежной и ее учета в расходах для целей налогообложения.

Аналогичное мнение о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности по невозвращенным неотработанным авансам бывшими работниками приведено в письме Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.

В письме также указано, что для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

Чтобы не было разногласий с инспекторами по поводу экономической оправданности расходов от списания дебиторской задолженности, рекомендуем в приказе руководителя о списании данной задолженности, помимо прочего, указать, что проведение мероприятий по розыску должника и истребование у него долга в судебном порядке в течение срока давности являлись нецелесообразными, так как расходы на проведение данных мероприятий могут превысить суммы долга, подлежащие возврату.

Кроме этого, дополнительным и существенным доказательством экономической оправданности рассматриваемых расходов является хранящаяся в организации трудовая книжка «пропавшего» сотрудника.

Обоснование

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности

Организация должна своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.


Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

  • после истечения срока исковой давности;
  • в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.

Ситуация С какого момента отсчитывать срок исковой давности
Срок исполнения обязательства определен По окончании срока исполнения обязательства
Срок исполнения обязательства не определен Со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо)
Срок исполнения определен моментом востребования
На исполнение обязательства кредитор дал должнику какое-то время По окончании последнего дня срока исполнения обязательства

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.


Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

  • договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ (оказанных услуг);
  • акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам.

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
– отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их доходами. В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27ФНС России от 31 декабря 2014 г. № ПА-4-11/27362.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый: за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК РФ). И второй вариант списания: отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если резерв по сомнительным долгам создавали, то включить во внереализационные расходы можно сумму задолженности, не покрытую за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265п. 5 ст. 266 НК РФ).

2.Из статьи журнала «Зарплата, № 12, декабрь 2014

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКАМИ В КОНЦЕ ГОДА

Н.В. Егоров, специалист по оплате труда

В конце года компании проводят инвентаризацию. В статье вы прочитаете об одном из ее элементов — инвентаризации расчетов с работниками.

Обязанность компаний проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности установлена в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34нМетодические указания по проведению инвентаризации утвержденыприказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета компании (п. 3.44 Методических указаний).

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

На подготовительном этапе в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель.

В состав инвентаризационной комиссии входят, в частности, представители администрации, работники бухгалтерской службы (п. 2.2 и 2.3 Методических указаний). По окончании инвентаризации все члены комиссии расписываются в акте, которым оформляют ее результаты.

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме № ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В приказе следует указать:

  • - в строке «Инвентаризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»;
  • - строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2014 год».

3.Из статьи журнала «Учет в сфере образования» №11, ноябрь 2009

С аванса уволенного нужно удержать налог

Письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610

Работник уволился, имея задолженность перед организацией по выданному авансу по зарплате. Эта сумма подлежит обложению налогом на доходы физлиц в общеустановленном порядке. В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода считается последний день работы.

Таким образом, удержать НДФЛ с суммы ранее выданного аванса компания должна в последний рабочий день увольняемого специалиста.

При невозможности удержать налог образовательной организации следует письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию по месту своего учета.

4.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно

Информирование налоговой инспекции

О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. В настоящее время законодательством предусмотрен срок подачи сообщения – до 1 февраля после окончания налогового периода, в котором доходы были выплачены. Однако Законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ внесены изменения в пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ, которые вступят в силу с 1 января 2016 года. Со следующего года срок представления сведений будет другим – не позднее 1-го марта после окончания года, в котором доходы были выплачены. Таким образом, уведомление о невозможности удержания НДФЛ из доходов, выплаченных в 2015 году, нужно будет подать не позднее 1 марта 2016 года. Об этом сказано в письме ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217.

Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.

Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337.

Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).

После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если потом у него появится такая возможность. Если уведомление подано своевременно, то пени на сумму неудержанного НДФЛ налоговому агенту не начисляются. Погасить задолженность человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля. Это следует из положений пункта 4 статьи 228 Налогового кодекса РФ, пункта 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57 и подтверждается письмами Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12 и ФНС России от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692.

5.Из рекомендации

Любови Котовой, заместителя директора департамента развития социального страхования Минтруда России

На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование


Все работодатели обязаны платить взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование с выплат сотрудникам. Правда, не со всех. Определить, на какие именно выплаты начислять страховые взносы, поможет эта рекомендация.

Облагаемые выплаты

Страховые взносы начисляйте на вознаграждения, которые выплачиваете деньгами и в натуральной форме:

Выплаты в натуральной форме, то есть товарами, работами или услугами, учитывайте как их стоимость с учетом НДС и акцизов. Об этом сказано в части 6 статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Зарплата и вознаграждения

Начисляйте страховые взносы со следующих выплат и вознаграждений:

  • зарплата;
  • надбавки и доплаты. Например, за выслугу лет, стаж работы, совмещение профессий, работу в ночное время и т. д.;
  • премии и вознаграждения, в том числе начисленные уволенным сотрудникам за периоды, когда они работали в организации (письмо Минтруда России от 2 сентября 2013 г. № 17-3/1450);
  • вознаграждения за выполнение работ по договору подряда;
  • вознаграждения по договору на оказание услуг;
  • вознаграждения по договору авторского заказа;
  • вознаграждения по лицензионному договору за предоставление права использования произведения литературы или искусства;
  • вознаграждения в пользу авторов произведений, которые начисляют организации управляющие правами на коллективной основе. Например, Российским союзом правообладателей, Российским авторским обществом, Всероссийской организацией интеллектуальной собственности;
  • компенсации за неиспользованный отпуск как связанные, так и не связанные с увольнением;
  • сверхнормативные выходные пособия;
  • сверхнормативные выплаты на период трудоустройства;
  • сверхнормативные компенсации руководителю, его заместителю и главному бухгалтеру при увольнении.

Это следует из части 1 статьи 7, пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абзаца 2 части 1 статьи 7 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, подпункта 1 пункта 1 статьи 2 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, подпункта 1 части 1 статьи 10 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ, пункта 2 разъяснений, утвержденныхприказом Минздравсоцразвития России от 8 июня 2010 г. № 428н, и письма Минтруда России от 24 сентября 2014 г. № 17-3/В-449.

Необлагаемые выплаты

Гражданско-правовые договоры

Не облагают страховыми взносами выплаты по гражданско-правовым договорам, на покупку имущества или имущественных прав. Как, впрочем, и по договорам аренды, ссуды, лизинга, дарения и других, по которым имущество и имущественные права передают во временное пользование. Исключение – авторские договоры. Это следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подтверждается письмами Минздравсоцразвития России от 12 августа 2010 г. № 2622-19 и ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Призы, пенсии и стипендии

Начислять страховые взносы при выдаче призов покупателям, доплате к пенсии бывшим сотрудникам, выплате стипендий в рамках ученических договоров (в т. ч. штатным сотрудникам) не нужно. Такие выводы есть и в письмах Минздравсоцразвития России от 27 мая 2010 г. № 1354-19ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985, и подтверждает их и арбитражная практика (постановление Президиума ВАС РФ от 3 декабря 2013 г. № 10905/13).

Материальная выгода

Платить страховые взносы не нужно и с материальной выгоды, которая возникает у сотрудника из-за экономии на процентах при получении беспроцентного займа от работодателя (письмо Минтруда России от 17 февраля 2014 г. № 17-4/В-54).

Выплаты в рамках трудовых отношений

Законодательством предусмотрен закрытый перечень выплат, освобожденных от обложения страховыми взносами. В этот перечень, в частности, входят:

Полный перечень выплат, которые не облагают страховыми взносами, приведен в статье 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. На выплаты, которые не указаны в этом перечне, страховые взносы начисляют обязательно (письмо Минздравсоцразвития России от 23 марта 2010 г. № 647-19).

6.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 24.09.2009 № 03-03-06/1/610

«Вопрос

1. Общество выплатило работнику аванс по заработной плате. Работник уволился, и за ним осталась дебиторская задолженность по выданному авансу. Может ли Общество списать дебиторскую задолженность по заработной плате после истечения срока исковой давности учесть данную задолженность в составе внереализационных расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль?»

«Налог на прибыль организаций.

Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что в целях главы 25 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва. Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:- истечение установленного срока исковой давности;- невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;- невозможность исполнения на основании акта государственного органа;- ликвидация организации-должника. Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований. В соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности установлен в три года. По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (не реальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода. Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка