Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 ноября 2015 21 просмотр

Организация заключила договор с поставщиком ГСМ для заправки служебных а/м, которые являются тестовыми а/м. Ежедневно заправляются по картам. В конце месяца поставщик нам предоставляет накладную и счет-фактуру на общее количество. В бухгалтерии приходуем ГСМ датой накладной Дт10,3-Кт60. Списываем на затратные счета на основании путевых листов. НУЖНО ли собирать с водителей ещё и чеки АЗС??,достаточно ли ТОРГ-12 и расшифровки от поставщика по количеству литров по номерам карт? У нас 2 карты, которые не закреплены за конкретным сотрудником, т.к. на заправку может поехать любой сотрудник, и заправиться по любой их 2х карт.

Строго говоря, при приобретении топлива по топливным картам для списания ГСМ в расходы кассовые чеки АЗС не нужны. В бухгалтерском и налоговом учете ГСМ списывается на основании правильно оформленных путевых листов, накладной и расшифровки по заправленному топливу от поставщика. Однако имеет смысл прикладывать к путевому листу кассовые чеки, которые необходимы для контроля и сверки данных о полученном топливе со сведениями, содержащимися в документах поставщика. Так как карты не закреплены за конкретными сотрудниками, чеки АЗС могут потребоваться для выяснения причин расхождения между данными путевых листов отчетами поставщика.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам
Бухучет
В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.
Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).
По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).
Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.
НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Документальное подтверждение
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.
Расчет количества топлива
По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)
Списание топлива
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
ОСНО
В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:
материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);
прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. 11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.
Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте
Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены.
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.
При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ можно учесть по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 и 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по топливным картам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент оплаты за ГСМ
4 июня ООО «Альфа» заключило с поставщиком ГСМ договор на обслуживание литровой топливной карты. В этот же день организация перечислила поставщику залоговую стоимость топливной карты – 100 руб. По договору право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент оплаты за топливо. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.
5 июня топливная карта была передана менеджеру А.С. Кондратьеву для заправки автомобиля, который используется в служебных целях.
30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 6800 руб. (в т. ч. НДС – 1036 руб.) за 400 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). В этот же день поставщик выдал «Альфе» счет-фактуру и акт приемки-передачи ГСМ.
В учете организации сделаны следующие записи.
4 июня:
Дебет 60 Кредит 51
– 100 руб. – перечислена залоговая стоимость топливной карты;
Дебет 008
–100 руб. – оприходована карта, полученная в залог.
30 июня:
Дебет 60 Кредит 51
– 6800 руб. – перечислен аванс на топливную карту;
Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– 5764 руб. (400 л ? (17 руб. – 2,59 руб.)) – принят к учету бензин после перехода права собственности (на основании акта приемки-передачи);
Дебет 19 Кредит 60
– 1036 руб. (400 л ? 2,59 руб.) – учтен входной НДС по приобретенному бензину;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1036 руб. – принят к вычету НДС по бензину (на основании счета-фактуры).
По итогам месяца (июля) поставщик выдал организации отчет об операциях по топливной карте. В нем отражены количество и стоимость бензина, отпущенного «Альфе»: 380 литров на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.). Эти же данные подтверждены терминальными чеками, выданными на АЗС.
На дату каждой заправки бухгалтер «Альфы» делал проводку:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС).
Учетной политикой организации предусмотрено ежемесячное составление путевых листов. Путевым листом за июль подтверждено, что весь полученный Кондратьевым бензин был израсходован. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации. 31 июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.
31 июля в учете сделана запись:
Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
– 5476 руб. (380 л ? (17 руб. – 2,59 руб.)) – списан израсходованный бензин (на основании путевого листа).
При расчете налога на прибыль в июле бухгалтер включил эту сумму в состав прочих расходов.
После того как по топливной карте были выбраны оставшиеся 20 л бензина, договор на ее обслуживание был расторгнут. Поставщик вернул залоговую стоимость карты.
В учете «Альфы» сделаны следующие записи:
Дебет 51 Кредит 60
– 100 руб. – получена залоговая стоимость топливной карты;
Кредит 008
– 100 руб. – списана карта, ранее полученная в залог.
<…>
Из статьи журнала «Учет в сельском хозяйстве» № 7, Июль 2014
Чек, выданный на заправке, хранить не обязательно
Организация приобретает топливо в течение месяца по картам, на заправочных станциях водителям выдают чеки. В конце месяца поставщик выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру на выданное топливо. Обязательно ли водителям сохранять чеки, полученные при покупке бензина?
Отвечает
Ю.В. Ушаков,
налоговый консультант
Нет, не обязательно. Документ (чек), выданный на АЗС, не является кассовым. При предъявлении топливной карты не происходит оплаты. Данные чеки водитель должен представить в бухгалтерию, приложив их к путевому листу. Они необходимы для контроля и сверки данных о полученном топливе со сведениями, содержащимися в документах (накладных, реестрах операций по топливным картам и т. п.), которые периодически представляют топливные компании. Чеки должны храниться вместе с путевыми листами.
Первичным документом, подтверждающим получение топлива, является товарная накладная. На основании этого документа необходимо принять топливо на учет. Действуя таким образом, предприятие поступает правильно. Не надо забывать, что основным документом, подтверждающим расход топлива и служащим основанием для его списания, является путевой лист. Поэтому включить стоимость ГСМ в состав расходов можно только при наличии правильно оформленного путевого листа.
<…>
Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 8, Август 2014
Как грамотно обосновать перед налоговиками расходы на топливо
В заключение отмечу, что одного приказа о нормировании, как правило, недостаточно. Помимо этого налоговики требуют путевые листы. Хотя компания может обойтись и ежемесячными актами на списание топлива. Но тогда налоговики скорее всего снимут расходы при проверке.
Отстоять расходы удастся только в суде. Об этом свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60. В данном споре судьи резюмировали: компании, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Дело в том, что приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов) адресован именно транспортным предприятиям.
Так выглядит решение судей ФАС Московского округа. Однако стоит отметить, что в тексте приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 прямого указания на это нет. Из этого решения суда следует, что все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все необходимые реквизиты.
Но и это еще не все. Остальные документы зависят от способа покупки ГСМ. Так, если подотчетный сотрудник купил бензин за наличные, понадобится чек ККТ. А чтобы не было проблем с вычетом НДС, нужен счет-фактура заправки. Если этого документа нет, а НДС в чеке упомянут или выделен, вычет применять рискованно. Бывает так, что в чеке НДС не выделен и самого счета-фактуры тоже нет. Тогда материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме по чеку.
В некоторых организациях сотрудник использует для заправки талоны. В таком случае понадобятся сами талоны, акт об их использовании, договор и счет-фактура.
Еще один вариант – топливные карты. Тогда необходимы договор, отчет операций по топливной карте, акт приема-передачи топлива и счет-фактура.
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом 8 800 333-01-13
Если у Вас возникли дополнительные вопросы или Вы хотите обсудить полученный ответ

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка