Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 ноября 2015 7 просмотров

Добрый день.Сотрудники организации для производственных разговоров пользуются своими телефонами и своими сим- картами.Корпоративная связь не введена, т.к. сим- карты разных операторов и др. причины.На каждый номер сотрудника отправляется определенная сумма, утвержденная приказом (установлен лимит). По окончании месяца сотрудник предоставляет детализацию разговоров. А как быть в том случае, если у сотрудника определенный тариф на мобильную связь, например, 1500 руб., а расходует сотрудник меньше. Фирма ему должна отправлять на телефон 1500 руб.или только в пределах израсходованной? Как поступать в такой ситуации? На основании какого документа и в каком размере произвести списание расходов на связь: не более чем установленный лимит по приказу или в размере расхода по детализации?Заранее спасибо.

В пределах израсходованной суммы.
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:
- приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
- письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
- детализированными счетами операторов мобильной связи;
- должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
- заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
- копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника
Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.
Виды выплат
При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:
компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
возмещение стоимости служебных звонков.
Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ) Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложения
Менеджер ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев использует в служебных целях свой личный мобильный телефон. В письменном соглашении с ним определен порядок выплаты компенсации его расходов на оплату служебных переговоров.
В марте Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление о возмещении ему стоимости служебных звонков, совершенных с личного мобильного телефона. Расходы на оплату служебных переговоров в сумме 560 руб. подтверждены детализированным счетом оператора связи и служебной запиской Кондратьева о производственном характере каждого звонка.
В этом же месяце компенсация была выплачена Кондратьеву. В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 44 Кредит 73
– 560 руб. – начислена Кондратьеву компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона;
Дебет 73 Кредит 50
– 560 руб. – выплачена компенсация.
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер организации включил в состав расходов 560 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
ОСНО: документальное подтверждение
Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона
Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.* Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).
Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:
приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
детализированными счетами операторов мобильной связи;
должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.
Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.*
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.
Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п.* Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).
Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.
Требовать отчета о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).
Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца с личного мобильного телефона.
Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый служебный звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка