Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 декабря 2015 20 просмотров

Сотрудник вернулся из командировки и представил к возмещению следующие документы:- на проезд (посадочный талон, маршрутная квитанция)- на проживание (счет со всеми обязательными реквизитами и выделенным НДС)- проезд на такси (в некоторых случаях квитанции, в некоторых- товарные чеки)- выписка с банкомата о зачислении средств с зарплатной карты на услуги мобильной связи (корпоративный номер).Подскажите пож-та, на основании данных документов я могу учесть в налоговом учете по прибыли расходы на такси, мобильную связь и не возникает ли в данной ситуации НДФЛ?Могу ли принять к вычету НДС на основании гостиничных счетов?Какие еще необходимо приложить подтверждающие документы?

Вы вправе учесть расходы на такси на основании квитанции, товарного чека. Чтобы учесть расходы на мобильную связь необходимо подтвердить производственный характер разговоров. Для этого организации необходимо: договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг; детализированными счетами операторов мобильной связи; должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью; приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь. НДФЛ с командировочных расходов на такси удерживать не нужно, т.к. расходы связаны с выполнением сотрудником служебного задания.

НДФЛ с мобильной связи нужно удерживать в том случае, если сотрудник использовал мобильную связь в личных целях.

Принять входной НДС к вычету на основании гостиничного счета нельзя, для этого необходимо иметь счет-фактуру.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России


1.Как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

  • до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы есть в разъяснениях Минфина России (письма от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило: оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

  • до места назначения и обратно;
  • в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № Ф03-1879/2014.*

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

2.Как учесть затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1 статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:

  • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08,от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07,Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.*

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

НДС

Если расходы по найму жилья уменьшат налогооблагаемую прибыль, входной НДС по ним примите к вычету из бюджета (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Ситуация: какими документами подтвердить право на вычет НДС по расходам, связанным с проживанием сотрудника во время командировки

Право на вычет НДС по расходам на проживание сотрудника во время командировки может быть подтверждено:

Такой вывод позволяют сделать положения пункта 7 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ, а также пункт 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сумма налога в этих документах должна быть выделена отдельной строкой. А счет-фактура выставлен на имя организации, которая направила сотрудника в командировку (для этого необходимо предъявить доверенность).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 февраля 2015 г. № 03-07-11/9440от 19 июля 2013 г. № 03-07-11/28554от 21 ноября 2012 г. № 03-07-11/502 и т. д.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС даже при отсутствии счета-фактуры или бланков строгой отчетности. Они заключаются в следующем.

Арбитражные суды признают правомерность налогового вычета по НДС на основании иных документов (помимо счетов-фактур и бланков строгой отчетности), подтверждающих расходы на проживание. Главное, чтобы из документов, представленных сотрудником, было видно, что сумма налога включена в стоимость услуг и уплачена (п. 7 ст. 171п. 1 ст. 172 НК РФ).

Например, основанием для вычета НДС может послужить:

Но если организация не намерена судиться, воспользуйтесь безналичной формой расчетов с гостиницей. В этом случае гостиница обязана выдать организации счет-фактуру на оказанные услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ). Тогда никаких проблем с возмещением НДС быть не должно (п. 1 ст. 172 НК РФ).*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка