Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
1 декабря 2015 119 просмотров

С 2016 года остатки денежных средств, полученные подотчетным лицом на командировочные расходы и невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый доход на конец месяца утверждения отчета. Вопрос. Остатки на конец декабря 2015 года, перешедшие на январь 2016 года, надо включать на конец января в облагаемый доход?В какие сроки перечислять НДФЛ с остатков по командировкам?

Остатки денежных средств, полученные подотчетным лицом на командировочные расходы и невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый НДФЛ доход не на дату утверждения авансового отчета, а на одну из следующих дат:

- последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что организация приняла решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);

- дата истечения срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию;

- дата принятия организацией решения о прощении долга и его документального оформления.

То есть если сотрудник не уволился и ему не прощен долг, то включать невозвращенную сумму в облагаемый НДФЛ доход нужно не в декабре 2015 г. и не в январе 2016 г., а на дату истечения срока давности.

Обратите внимание: как показывает полный анализ арбитражной практики, многие судьи не признают невозвращенные подотчетные суммы доходом физических лиц.

Перечислить НДФЛ удастся, если на дату возникновения облагаемого дохода в виде невозвращенной суммы сотрудник будет получать от организации какие-либо выплаты в денежной форме. Тогда перечислить НДФЛ нужно будет на дату, установленную действующей редакцией НК РФ. Сейчас эта дата определяется так: «не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.»

Если на момент включения невозвращенной суммы в доходы сотрудник не будет получать от организации никаких денежных выплат, то организация должна будет сообщить в налоговую инспекцию и самому сотруднику о невозможности удержать НДФЛ, если такая обязанность будет установлена на тот момент действующей редакцией НК РФ. На данный момент такая обязанность установлена.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Упрощёнка», № 10, октября 2011
Работник не отчитался по подотчетным суммам

<…>

Прежде всего выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет. Прежде всего потому, что подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

Суть вопроса

Если за работником числится задолженность, денежные средства в его собственность не переходят, значит, облагаемого дохода нет.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника – налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ).

Пример 2. Определение срока, когда задолженность подотчетного лица подлежит списанию

Воспользуемся условиями примера 1. Определим, когда ООО «Голубой залив» может списать задолженность И.П. Васильева как невостребованную, если он ее так и не погасит.

Работник должен отчитаться за полученные под отчет деньги не позднее 13 октября 2011 года. Срок исковой давности отсчитывается со следующего дня, то есть с 14 октября. Значит, непогашенная задолженность И.П. Васильева подлежит списанию через три года, то есть не ранее 14 октября 2014 года. В этот день у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.

<…>

2. Из статьи журнала «Упрощёнка», № 10, октября 2011
Работник не отчитался по подотчетным суммам

<…>

Обложение НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм

Если индивидуальный предприниматель не принял никаких мер по взысканию подотчетных сумм или решил простить долг работнику, невозвращенные суммы признаются собственностью подотчетного лица. Он может тратить эти суммы по своему усмотрению. Таким образом, работник получает экономическую выгоду, которая в соответствии со статьей 41 НКРФ признается его доходом и учитывается при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НКРФ).

В свою очередь индивидуальный предприниматель признается налоговым агентом по отношению к работнику, не вернувшему подотчетные суммы. Следовательно, на основании статьи 226 НКРФ он обязан исчислить, удержать у работника и перечислить в бюджет с полученного им дохода сумму НДФЛ. В противном случае коммерсант может быть привлечен к налоговой ответственности. Штраф за данное нарушение составляет 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению. Такой штраф установлен статьей 123 НКРФ.

Заметим, что пунктом 5 статьи 226 НКРФ предусмотрена обязанность налогового агента письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать у работника сумму НДФЛ. Сделать это необходимо не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства.

Такой вывод содержится в письме финансового ведомства от 24.09.2009 №03-03-06/1/610.

Кроме того, в указанном письме специалисты финансового ведомства разъяснили, что считать датой получения работником дохода в виде невозвращенных сумм.

Так, подотчетные суммы, не возвращенные сотрудником в установленный срок, следует включить в облагаемый НДФЛ доход работника на более раннюю из следующих дат:

  • последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что ИП принял решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);
  • дата истечения трехлетнего срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию;
  • дата принятия коммерсантом решения о прощении долга и его документального оформления.

Что касается арбитражной практики по вопросу налогообложения невозвращенных подотчетных сумм, то однозначной позиции у судей не сложилось. Одни придерживаются мнения, что не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно заплатить НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 №А55-1433/2009).

Другие, напротив, считают, что с подотчетных сумм, не возвращенных работником, НДФЛ удерживать не нужно (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 №А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 №ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) и ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 №А43-3598/2008-6-65).

<…>

3. Из статьи журнала «Учет в производстве», № 7, июля 2010
Если подотчетные суммы вовремя не возвращены

Работник не израсходовал полученные подотчетные суммы, но и не вернул своевременно их в кассу предприятия. Нужно удержать НДФЛ?

Отвечает А.И. ИЛЬИНА,
юрист компании «Арбитражные споры»

По мнению налоговиков и чиновников, это сделать необходимо, если выданные под отчет суммы не израсходованы на нужды предприятия и не возвращены. При этом в данном случае предприятие является налоговым агентом и обязано исчислить, удержать с налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ в бюджет (письмо УФНС России по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487, письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610). Данная позиция иногда поддерживается судами (ФАС Северо-Западного округа от 4 декабря 2006 г. № А05-5905/2006-29).

Однако как показывает полный анализ арбитражной практики, многие судьи все-таки не признают невозвращенные подотчетные суммы доходом физических лиц (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 апреля 2009 г. № А33-8434/07-Ф02-1511/09, ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2009 г. № А05-7405/2007).

По моему мнению, предприятие в любом случае должно принять все меры для взыскания с работника невозвращенных сумм и подтвердить этот факт документально. Тогда в случае спора с инспекцией шанс отстоять свою правоту в суде будет высоким

4. Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).

<…>

5. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно

<…>

О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. В настоящее время законодательством предусмотрен срок подачи сообщения – до 1 февраля после окончания налогового периода, в котором доходы были выплачены. Однако Законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ внесены изменения в пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ, которые вступят в силу с 1 января 2016 года. Со следующего года срок представления сведений будет другим – не позднее 1-го марта после окончания года, в котором доходы были выплачены. Таким образом, уведомление о невозможности удержания НДФЛ из доходов, выплаченных в 2015 году, нужно будет подать не позднее 1 марта 2016 года. Об этом сказано в письме ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217.

Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.

Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337.

Внимание: несообщение налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Размер штрафа составит:

  • 200 руб. – за каждый случай непредставления информации (т. е. за каждое сообщение, которое налоговый агент должен был направить в инспекцию, но не сделал этого) по статье 126 Налогового кодекса РФ;
  • от 300 до 500 руб. – в отношении должностных лиц организации, например руководителя (ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, если в ходе выездной налоговой проверки будет обнаружено, что организация не сообщила в налоговую инспекцию о доходах, с которых не был удержан НДФЛ, помимо штрафных санкций, проверяющие могут начислить пени (письмо ФНС России от 22 ноября 2013 г. № БС-4-11/20951).

Главбух советует: Начисление пеней в тех случаях, когда организация не могла удержать НДФЛ, но не направила в инспекцию соответствующее уведомление, можно оспорить в суде

Если налоговый агент не имел возможности удержать НДФЛ, основания для начисления пеней отсутствуют в принципе. Такой вывод содержится в определении Верховного суда РФ от 19 марта 2015 г. № 304-КГ14-4815. Этот вывод соответствует пункту 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57, согласно которому начисление пеней налоговому агенту возможно, если НДФЛ был удержан, но не перечислен в бюджет. ФНС России разделяет такую позицию, но предупреждает, что пени не начисляются, если налоговый агент уведомил инспекцию о невозможности удержать налог (письмо от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692). На самом деле пени не могут быть взысканы, даже если такого уведомления налоговый агент не направлял. Ведь пени – это санкция за несвоевременную уплату налога, а не за то, что налоговый агент не исполнил свою обязанность по информированию инспекции (п. 1 ст. 75 НК РФ). Следовательно, пени в таком случае начисляться не должны – применяется только ответственность по статье 126 Налогового кодекса РФ.

<…>

Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).

После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если потом у него появится такая возможность. Если уведомление подано своевременно, то пени на сумму неудержанного НДФЛ налоговому агенту не начисляются. Погасить задолженность человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля. Это следует из положений пункта 4 статьи 228 Налогового кодекса РФ, пункта 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57 и подтверждается письмами Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337, от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12 и ФНС России от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692.

<…>

6. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как налоговому агенту перечислить НДФЛ в бюджет

<…>

После того как дата удержания НДФЛ определена, можно установить срок перечисления удержанного налога в бюджет. Он зависит от формы дохода (денежная или натуральная) и от источника его выплаты.

НДФЛ с материальной выгоды и доходов, выплаченных в натуральной форме, перечисляйте на следующий день после фактического удержания налога.

НДФЛ с доходов сотрудников в денежной форме перечисляйте в следующие сроки:

  • в день получения денег в банке, если организация выплачивает доход наличными, полученными с расчетного счета;
  • в день перечисления денег на счета сотрудников, если организация выплачивает доход в безналичном порядке;
  • не позже чем на следующий день после выдачи дохода, если организация выплачивает доход из других источников.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ. При определении сроков уплаты налога удобнее пользоваться таблицей.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка