Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 декабря 2015 137 просмотров

Списание ГСМ осуществляем по нормам, за основу берем пройденное растояние - согласно показаниям спидометра. На сегодняшний день показания спидометра не соответсвуют показаниям числящимся в бух.учете.(например:брали подменные автомобили из салона на время ремонта нашего автомобиля, но ГСМ списывали на свой автомобиль) в результате по бух.данным показание не соот-т действительным показаниям спидометра автомобиля. Вопрос: как можно отрегулировать показания, чтобы факт. соответствовал бух.учету.

Для того, чтобы у проверяющих не было причин заявить о нарушении, нужно переписать путевые листы. Указать в них реквизиты подменного автомобиля и фактические показания спидометра данного автомобиля. А в бухгалтерском учете заменить не верные показания спидометра и используемого транспорта на данные подменного автомобиля.

Если нет возможности переоформить путевые листы, то можно на определенную дату провести сверку соответствия фактических показаний спидометра и путевых листов, на основании которых были внесены данные в бухучет. На основании сверки составить акт о несоответствии показаний. Взять с ответственных лиц объяснительные о причинах несоответствия. В данном случае о том, что в период ремонта транспорта организации был использован подменный автомобиль. Приложить документы, подтверждающие факт использования подменного автомобиля. На основании данного акта изменить показания спидометра транспортного средства предприятия в бухгалтерском учете. Расходы на ГСМ списанные во время ремонта транспортного средства отнести на расходы, связанные с использованием подменного автомобиля.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные.

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотныеведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

<…>

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Из статьи журнала «Главбух», №8, апрель 2013г.

Путевой лист, по которому Вы без проблем спишите расходы на ГСМ.

<…>

Начните с обязательных реквизитов, среди которых сведения о транспорте и водителе

Итак, в первую очередь в бланке должны быть наименование такого документа и номер (1). Причем в наименовании надо писать тип транспортного средства. Например, путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса.

Затем обязательно включите в бланк такой реквизит, как срок действия. При этом можно не ограничиваться одним днем, а предусмотреть более длительный период (2). Скажем, неделю или две. Тогда выписывать путевые листы вам придется реже.

Осторожно!

В путевом листе обязательно ставить штамп или печать — таковы требования Минтранса России.

Но будьте внимательны. Максимальный срок жизни этого документа — один месяц.

И еще три графы, которые должны быть в каждом путевом листе — это сведения о собственнике транспортного средства (3), об автомобиле (4) и о водителе (5).

Кроме того, в заголовочной части документа обязательно ставьте печать или штамп компании (6).

Вот тот необходимый минимум данных, предусмотрев поля для которых вы выполните требования приказа № 152. То есть претензий к такому документу у проверяющих не будет.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка