Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 декабря 2015 33 просмотра

Мы ОАО на УСНО доходы минус расходы. Но 100% акций принадлежат государству, поэтому волнует вопрос о правомерности с нашей стороны пользования мобильной связью, приказом установлены сотрудники, которым предоставлена корпоративная мобильная связь, и лимиты.1) ответственность какая, если будет установлена неправомерность использования связи, и как будет устанавливаться.2) если сотрудником был превышен установленный лимит, но он не возмещал. Нужно ли было начислять НДФЛ и страх. взносы. В расходы по УСН сверх лимита сумма не принимали.3) если сотрудник возместит превышение лимита сейчас, что насчет НДФЛ, взносов и УСН?

1) какой либо ответственности за неправомерное пользование мобильной связью со стороны учредителей законодательством не предусмотрено;

2) если сотрудник использовал мобильную связь для личных переговоров, и не возмещает расходы, в налоговом учете цену личных разговоров в такой ситуации списать вы не сможете. Ведь траты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (письмо УФНС России по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319).

Кроме того, стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме. С нее нужно исчислить и удержать НДФЛ. Также потребуется начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обоснование

1.Из статьи журнала «УПРОЩЕНКА», № 9, СЕНТЯБРЬ 2013

Как регулировать траты на сотовую связь при помощи лимита разговоров

Н.Н. Титова, эксперт журнала «Упрощенка»

Из этой статьи вы узнаете:

1. В каком документе должен быть прописан лимит расходов на сотовую связь

2. Как поступить, если лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника

3. Что делать, если перерасход затрат на связь произошел по служебной необходимости

Многие компании предоставляют своим сотрудникам в пользование служебные мобильные телефоны для разговоров по работе. И оплачивают им затраты на сотовую связь. А для того чтобы как-то контролировать такие переговоры и избежать излишней траты средств компании, устанавливают лимиты расходов на телефонные разговоры. В статье мы поговорим о том, какие острые углы таит в себе данный подход с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения при УСН. И как их можно обойти.

Документы Каким образом устанавливается лимит на телефонные разговоры

Чтобы утвердить лимит расходов, директору следует издать приказ с указанием предельных размеров трат на связь для каждого сотрудника (образец на рис. 1).

А вот порядок действий работодателя в случае превышения лимита лучше прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами (далее — Правила). И указать возможные варианты действий. Так, фирма может признать сверхлимитные звонки материальным ущербом и взыскать его с работников либо же она вправе оплатить все расходы на сотовую связь сама при определенных обстоятельствах, которые лучше предусмотреть заранее.

Тем, кто решил не оплачивать сверхлимитные звонки, целесообразно отразить в Правилах еще один важный момент — информацию о том, что при превышении лимита расходов на сотовую связь по производственной необходимости он может быть увеличен однократно по распоряжению руководителя. Поскольку иногда перерасход может возникнуть и из-за звонков по работе. Информацию о том, какие формулировки можно использовать, оформляя Правила, мы представили на рис. 2.

Только после того, как составите документы, вы сможете принять решение в отношении перерасхода: либо взыскать его с сотрудников, либо покрыть за счет фирмы. Порядок действий будет зависеть от того, по какой причине работник превысил лимит: по работе или в связи с личными нуждами. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Ситуация № 1 Лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника

Если лимит превышен по причине личных разговоров, есть два варианта, как поступить. Первый — взыскать суммы с работника. Второй — оплатить перерасход. И действовать нужно, отталкиваясь от того порядка, который прописан в Правилах.

Вариант первый: организация взыскивает сверхлимитные суммы с работника. В этом случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет фирмы. Если он согласится вернуть долг таким образом, то на поступившую сумму сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

— работник внес деньги за услуги связи, осуществленные в личных целях.

Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого работника — письменное согласие на такое взыскание (ст. 238 и 248 ТК РФ). Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

На дату начисления зарплаты сделайте запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

Такие удержания вы вправе произвести из зарплаты, только если работник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

В налоговом учете при УСН стоимость личных телефонных разговоров отнесите на расходы. Но только после того, как ее возместит сотрудник (подп. 18 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Такая позиция изложена финансистами (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). И несмотря на то что она адресована плательщикам налога на прибыль, ее могут применить и «упрощенцы».

Кроме того, возмещенную сумму вам нужно включить в состав доходов (п. 1 ст. 346.15,ст. 249 и 250 НК РФ). Их можно рассматривать либо как внереализационные доходы (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224), либо как поступления от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2). На наш взгляд, лучше первое.

Пример. Бухгалтерский и налоговый учет возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров

С.Р. Переберин работает менеджером в ООО «Виктория» и использует служебный мобильный телефон для звонков по работе.

В сентябре 2013 года оператор связи выставил фирме счет на 1300 руб. По расшифровке счета установлено, что стоимость личных разговоров С.Р. Переберина составила 300 руб. Наличными С.Р. Переберин деньги вносить не стал, поэтому руководитель принял решение взыскать сумму с работника. Он дал согласие, подтвердив его заявлением. Из зарплаты сверхлимитная сумма была удержана 30 сентября.

В бухучете ООО Виктория» будут следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

— 1000 руб. — отражена стоимость служебных телефонных переговоров за сентябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60

— 300 руб. — отражена стоимость личных телефонных разговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— 300 руб. — удержана из зарплаты С.Р. Переберина стоимость личных телефонных переговоров.

В налоговом учете бухгалтер отнесет цену личных разговоров — 300 руб. на расходы при УСН 30 сентября 2013 года. И в этот же день возмещенную сумму нужно включить в доходы при «упрощенке».

Вариант второй: фирма оплачивает личные переговоры сотрудника*. В таком случае отразите стоимость переговоров в бухучете в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). И сделайте на сумму перерасхода следующую запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60

— списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

А вот в налоговом учете цену личных разговоров в такой ситуации списать вы не сможете. Ведь траты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (письмо УФНС России по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319).

Кроме того, стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С нее вам нужно исчислить и удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ). Также потребуется начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.* Ведь данная компенсация сверхлимитных расходов на связь является оплатой услуг за работника, и он получает возмещение из-за того, что состоит в трудовых отношениях с организацией. На сумму НДФЛ и страховых взносов сделайте проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, возмещаемых организацией;

ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 69

— начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, возмещаемых сотруднику организацией.

Ситуация № 2 Лимит превышен по служебной необходимости

Если все сверхлимитные были по работе, то существует только один законный вариант того, как действовать, — оплатить разговоры. Однако прежде от руководителя получите приказ на единовременное повышение лимита расходов на связь (образец на рис. 3). А от сотрудника возьмите заявление с подробным изложением причин разговора (рис. 4). На основании таких документов признайте полную стоимость телефонных переговоров работника по служебному мобильному в расходах при УСН (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 НК РФ). В бухучете все затраты на связь (с перерасходом) включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). И в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, сделайте запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 60

— отражена стоимость услуг мобильной связи.

Оплату услуг связи зафиксируйте проводкой:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— оплачены услуги мобильной связи.

Нюансы, требующие особого внимания

Лимит расходов на сотовую связь руководитель утверждает своим приказом. А вот порядок действий в случае, если лимит превышен, прописывается в специальном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами.

Если сотрудник превысил лимит из-за личных разговоров, вы можете действовать одним из двух способов. Первый — взыскать потраченную сумму с работника. Для этого попросите его внести деньги в кассу либо удержите их с зарплаты сотрудника самостоятельно. Второй вариант — фирма сама оплачивает перерасход.

Если все звонки сотрудника были только по работе, то получите от руководителя приказ об однократном повышении лимита расходов на связь, а от работника —заявление с обоснованием причин перерасхода. На основании этих документов спишите расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

2.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов сотрудников не уменьшают. При расчете единого налога такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, затраты на оплату служебных переговоров можно включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При расчете единого налога суммы компенсаций учтите только после их фактической выплаты сотрудникам (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:

  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
  • письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
  • копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

3.Из ситуации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как учесть при расчете единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами компенсацию сотрудником затрат организации по оплате его личных телефонных разговоров. Организация установила лимит расходов на мобильную связь

Компенсацию учтите в составе доходов.

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. При этом сотрудник обязан будет возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в расходах при расчете единого налога при упрощенке (подп. 18 п. 1,п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров. Возмещенную сотрудником сумму нужно отнести на доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15ст. 249 НК РФ).

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. Порядок учета расходов на оплату личных телефонных переговоров, приведенный в этих письмах, сделан в отношении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Однако его можно применить и при расчете единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ)

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка