Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
3 декабря 2015 67 просмотров

Организация на общей системе налогообложения заключила договор найма жилья с физическим лицом на время выполнения работ для своих сотрудников в другом городе. Оформила приказ на командировку сотрудников.Достаточно ли договора найма жилья и приказов на командировку для того, чтобы учесть расходы по найму жилья при расчете налога на прибыль?Нужно ли дополнительно оформлять командировочные удостоверения на сотрудников?

Признавать при налогообложении расходы на наем жилья безопасно только за те дни, которые работник фактически находился в командировке по месту нахождения жилья. Поэтому, кроме договора найма жилья и приказов на командировку нужны еще:

- акт, подписанный с наймодателем (он подтвердит фактическое оказание услуг по аренде),

- документы об оплате найма жилья;

- проездные документы или приказ о командировке. Если есть проездные документы, то оформлять командировочное удостоверение не обязательно, потому что срок пребывания сотрудника в командировке подтверждают проездные документы.

Обоснование

1. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников. Они заключаются в следующем.

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки.

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09). Ведь никто, в том числе и контролирующие ведомства, не сомневается, что, например, плату за аренду офиса можно включить в расходы полностью, а не в части, приходящейся на рабочие дни. То же относится и к расходам по аренде помещения до начала его фактической эксплуатации.

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую позицию ей, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении платы за аренду частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, имеет производственный филиал в г. Владимире. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически приезжают в филиал в командировки. Для их проживания организация арендует во Владимире частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 7000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны сделки подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы «Альфа» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:
– менеджер организации А.С. Кондратьев (7 дней);
– генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 7000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 910 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51
– 6090 руб. (7000 руб. – 910 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составляет:
7000 руб. : 31 дн. ? (7 дн. + 10 дн.) = 3839 руб.

В учете организации возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 632 руб. ((7000 руб. – 3839 руб.) ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с арендной платы, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

2. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

Договором или актом с наймодателем.

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

3. Из статьи журнала «Главбух», № 4, февраля 2011
Как оградить командировочные расходы вашей компании от претензий проверяющих

<…>

Относите на расходы арендные платежи по квартире только за то время, когда в ней фактически проживают сотрудники

Предположим, работники постоянно ездят в один и тот же город. Чтобы каждый раз не бронировать номер в гостинице, вы стали снимать квартиру и платить за нее за целый месяц. Ведь одни работники уедут, а другие через некоторое время опять приедут. Если же арендовать жилье посуточно, то выйдет значительно дороже.

Однако у данного подхода есть серьезный недостаток. По версии чиновников, списать в целях налогообложения прибыли можно плату за квартиру лишь за те дни, когда в ней фактически проживали сотрудники вашей компании. Дескать, если вы платите за время простоя жилья, то это необоснованные расходы (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178). И учитывать их при расчете налога на прибыль крайне рискованно.

А вот проблем со взносами и НДФЛ в этой ситуации не возникает. Ведь платежи за то время, что жилье не используется, нельзя повесить на кого-либо из работников при всем желании.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка