Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 декабря 2015 225 просмотров

Наше предприятие подлежит обязательному аудиту и для нас важен документально закрепленный внутренний контроль на предприятии. Подскажите какими документами прописать о внутреннем контроле и если можно то и образцы положений. Заранее спасибо.

На практике для этого обычно создают службу внутреннего контроля организации или назначают ответственного сотрудника. Функции и задачи пропишите в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле. Пример Положения вы можете посмотреть в файле ответа.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов. В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

- график документооборота. В нем необходимо закрепить порядок формирования и обработки документов;

- номенклатуру дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать ведение бухучета

<…>

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Как именно необходимо организовать такой контроль, в законодательстве не разъясняется. На практике для этого обычно создают службу внутреннего контроля организации или назначают ответственного сотрудника. Функции и задачи пропишите в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле.*

<…>

Из форм

Положение о службе внутреннего контроля в организации

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_____________ А.В. Львов
22.12.2014

Положение о службе внутреннего контроля
в акционерном обществе «Альфа»

1. Общие положения

1. Настоящее Положение утверждено во исполнение требований части 1 статьи 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

2. В целях мониторинга процесса внутреннего контроля (далее ВК), выявления и анализа проблем, связанных с функционированием системы ВК, а также разработки предложений по совершенствованию системы и повышению эффективности ВК в организации создается отдельное структурное подразделение – служба внутреннего контроля (далее СВК).

3. В своей деятельности СВК и ее сотрудники руководствуются действующим законодательством
РФ, иными нормативными актами, уставом, настоящим Положением и иными внутренними документами организации, должностными инструкциями сотрудников СВК.

2. Задачи СВК

На СВК в рамках обеспечения функционирования системы ВК возложено выполнение следующих задач:

1. Определение направлений ВК на основе анализа и описания бизнес-процессов.

2. Своевременное выявление и анализ рисков в деятельности, обеспечение снижения их до приемлемого уровня.

3. Контроль достоверности финансовой и управленческой отчетности организации, соблюдения процедур ее подготовки, а также соблюдения требований ведения бухгалтерского учета.

4. Контроль выполнения планов деятельности организации.

5. Контроль экономичного и эффективного использования ресурсов организации.

6. Контроль и обеспечение соблюдения требований действующего законодательства РФ, локальных нормативных актов, внутренних положений и процедур.

7. Содействие построению оптимальной организационной структуры организации.

8. Оценка экономической целесообразности внутренних документов и проектов решений органов управления, а также заключенных организацией соглашений с третьими лицами.

9. Надлежащее документирование процедур ВК.

10. Регулярные оценки качества системы ВК.

11. Своевременное доведение до директора организации информации обо всех выявленных нарушениях.

3. Функции СВК

СВК осуществляет следующие функции:

1. Исследование финансовой и управленческой информации.

2. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, а также внутренних требований руководства.

3. Проверка достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и отчетности и их тестирование, а также проверка надежности (включая достоверность, полноту и объективность) и своевременности сбора и представления информации и отчетности.

4. Координация работы структурных подразделений организации при проведении внутренних контрольных мероприятий.

5. Организация и проведение проверок и служебных расследований, в том числе с привлечением сотрудников иных структурных подразделений организации.

6. Анализ и обобщение результатов проверок и служебных расследований (в т. ч. проведенных иными структурными подразделениями организации).

7. Ведение учета выявленных нарушений при осуществлении ВК и представление информации о таких нарушениях директору организации.

8. Осуществление контроля разработки и выполнения планов мероприятий по устранению нарушений, выявленных в ходе проверок.

9. Разработка мер по предупреждению повторного появления нарушений и замечаний, выявленных в результате контрольных мероприятий.

10. Подготовка предложений по совершенствованию процедур ВК.

11. Разработка документов, регламентирующих деятельность СВК.

4. Права СВК

Руководитель и сотрудники СВК имеют право:

1. Получать от руководителей и сотрудников проверяемого подразделения необходимые для проведения проверки документы.

2. Определять соответствие действий и операций, осуществляемых сотрудниками организации, требованиям действующего законодательства РФ и локальных актов организации.

3. Получать от работников организации объяснения и комментарии, необходимые для контроля соблюдения процедур ВК.

4. Привлекать при необходимости сотрудников иных структурных подразделений организации для решения задач ВК.

5. Обязанности СВК

Служба внутреннего контроля и ее сотрудники обязаны:

1. Организовать постоянный контроль путем регулярных проверок деятельности структурных подразделений организации и отдельных сотрудников на предмет соответствия их действий требованиям законодательства РФ и локальных актов организации.

2. Осуществлять контроль исполнения рекомендаций и указаний по устранению нарушений.

3. Обеспечивать полное документирование каждого факта проверки и оформлять заключения по результатам проверок.

4. Обеспечивать сохранность и возврат полученных от соответствующих подразделений документов.

5. Представлять заключения по итогам проверок директору организации для принятия мер по устранению нарушений, а также для целей анализа деятельности конкретных сотрудников организации.

6. Своевременно информировать директора организации:

  • обо всех вновь выявленных рисках;
  • обо всех выявленных случаях нарушений сотрудниками законодательства и внутренних распоряжений;
  • обо всех выявленных нарушениях установленных процедур, связанных с функционированием СВК;
  • о мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений организации по устранению допущенных нарушений, и об их результатах.

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:*

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота* (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:*

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей.* Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме*

Главный бухгалтер ООО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы*

В ООО «Альфа» принято решение продолжать оформлять для сотрудников, направляющихся в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.* Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ООО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.*

<…>

Из форм

Положение о внутреннем контроле

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_____________ А.В. Львов

16.07.2015

Положение о внутреннем контроле

в обществе с ограниченной ответственностью «Альфа»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о внутреннем контроле ООО «Альфа» (далее – Положение) разработано во исполнение требований части 1 статьи 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

1.2. Положение определяет цели и задачи системы внутреннего контроля, принципы ее функционирования, а также органы Общества и лиц, ответственных за внутренний контроль Общества.

2. Определение, цели и задачи системы внутреннего контроля

2.1. Внутренний контроль – это процесс, направленный на обеспечение разумной гарантии достижения целей эффективного и результативного использования ресурсов Общества, сохранности активов, соблюдения законодательных требований и представления достоверной отчетности, осуществляемый структурными подразделениями и органами управления Общества, согласно п. 4.1 настоящего Положения.

2.2. Основной целью внутреннего контроля является предупреждение рисков в финансово-хозяйственной деятельности Общества, своевременное принятие мер по их устранению, выявление и мобилизация внутрихозяйственных возможностей и резервов получения прибыли и оказание содействия руководству Общества в эффективном выполнении управленческих функций.

2.3. Внутренний контроль призван обеспечить:

  • доверие инвесторов к Обществу и органам его управления, защиту капиталовложений участников и активов Общества;
  • полноту, надежность и достоверность финансовой, бухгалтерской, статистической, управленческой информации и отчетности Общества;
  • соблюдение Обществом законодательства Российской Федерации, решений органов управления Общества и внутренних документов Общества;
  • сохранность активов и эффективное использование ресурсов Общества;
  • выполнение поставленных стратегических целей развития наиболее эффективным путем;
  • своевременное выявление и анализ финансовых и операционных рисков, которые могут оказать существенное негативное влияние на достижение целей Общества, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью Общества.

3. Процедуры и методы внутреннего контроля

3.1. Внутренний контроль Общества включает в себя следующие процедуры:

  • определение взаимосвязанности целей и задач на различных уровнях управления Обществом, призванной снизить организационные риски;
  • выявление и анализ потенциальных и существующих оперативных, финансовых, стратегических и иных рисков, которые могут оказать влияние на достижение целей деятельности Общества;
  • осуществление внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества;
  • контроль за соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации, устава Общества и иных локальных актов Общества при совершении Обществом финансово-хозяйственных операций;
  • выявление нарушений путем проведения проверок, мониторинга и анализа результатов проверок деятельности Общества;
  • контроль устранения выявленных нарушений;
  • профилактическая работа по предотвращению нарушений путем доведения информации о выявленных существенных нарушениях и недостатках до структур Общества;
  • оценка эффективности работы структурных подразделений, должностных лиц и иных работников Общества;
  • разработка рекомендаций по результатам осуществления процедур, в том числе по повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности Общества и управлению рисками;
  • иные процедуры, необходимые для достижения целей внутреннего контроля.

3.2. При проведении процедур внутреннего контроля применяются:

3.2.1) метод инспектирования, суть которого заключается в организации и проведении проверок (в т. ч. внеплановых), обследований с целью установления исполнения требований действующего законодательства Российской Федерации, устава Общества и иных локальных актов Общества при совершении Обществом финансово-хозяйственных операций;

3.2.2) метод наблюдения – метод целенаправленного, определенным образом фиксируемого восприятия исследуемого объекта;

3.2.3) иные методы, необходимые для осуществления процедур внутреннего контроля.

4. Органы и лица, ответственные за внутренний контроль

4.1. Внутренний контроль осуществляется наблюдательным советом Общества, комитетом по аудиту наблюдательного совета, ревизионной комиссией, генеральным директором Общества, отделом внутреннего аудита Общества.

4.2. Наблюдательный совет Общества определяет политику внутреннего контроля и осуществляет оценку эффективности процедур внутреннего контроля.

4.3. Комитет по аудиту наблюдательного совета Общества осуществляет общую оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Обществе (в т. ч. на основании сообщений и отчетов отдела внутреннего аудита Общества). Роль, цели, задачи и компетенция комитета по аудиту отражены в Положении о комитете по аудиту наблюдательного совета Общества.

В рамках осуществления своих функций комитет по аудиту наблюдательного совета Общества рассматривает представленный отделом внутреннего аудита отчет по итогам работы отдела внутреннего аудита за год, а также отчеты по итогам работы отдела внутреннего аудита по поручениям наблюдательного совета и комитета по аудиту наблюдательного совета.

4.4. Ревизионная комиссия Общества является постоянным выборным органом Общества, осуществляющим контроль за его финансово-хозяйственной деятельностью в целом и его органов управления.

4.5. Генеральный директор Общества несет ответственность за проведение процедур внутреннего контроля Общества.

4.6. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности процедур внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется отдельным структурным подразделением Общества – отделом внутреннего аудита.

С целью обеспечения независимости и объективности внутреннего контроля отдел внутреннего аудита функционально подчиняется комитету по аудиту наблюдательного совета Общества, административно – генеральному директору Общества. Положение об отделе внутреннего аудита согласовывается с комитетом по аудиту наблюдательного совета и утверждается генеральным директором Общества. Должностные инструкции сотрудников отдела внутреннего аудита утверждаются генеральным директором Общества.

5. Заключительные положения

5.1. Вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются законодательством Российской Федерации, уставом Общества.

5.2. Если в результате изменения законодательства Российской Федерации отдельные статьи настоящего Положения вступают в противоречие с ним, эти статьи утрачивают силу, и до момента внесения изменений в настоящее Положение Общество руководствуется действующими законами и нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

5.3. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Общества.

Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение производится по решению генерального директора Общества.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка