Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 декабря 2015 189 просмотров

Как часто по правилам бухгалтерского учёта формировать и подписывать акты сверки с поставщиками и покупателями?

Инвентаризацию расчетов с контрагентами нужно провести, как минимум, один раз в год, при составлении годовой отчетности. В ходе инвентаризации составляются акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в актах суммы сверяются с данными бухучета.

Сверку с контрагентами можно проводить так часто, как вам это необходимо.

При оформлении акта сверки обратите внимание на следующие факты: поменялось ли наименование у контрагента, указаны ли реквизиты договора и всех первичных документов, акт подписан уполномоченными на то лицами, акт имеет все признаки первичного документа, акт подписан обеими сторонами, выделен НДС.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как провести инвентаризацию

<…>

В обязательном порядке инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя организации такую ревизию можно провести в любое время.*

Обязательная инвентаризация

Полный перечень случаев, когда организация обязана проводить инвентаризацию, есть в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Среди них:*

  • передача имущества в аренду, его выкуп и продажа;
  • составление годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);*
  • смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
  • выявленные хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация организации;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

<…>

Из статьи журнала «Главбух », № 22, ноябрь 2014
Семь ловушек в акте сверки с контрагентом — как их избежать

<…>

Важная деталь

Подписанный акт сверки с контрагентами исключит споры с ними о сумме долга, а с налоговиками — о занижении налога на прибыль.

В ноябре—декабре компаниям надо провести сверку со всеми контрагентами за 2014 год. С одной стороны, по закону она необязательна. Бухгалтерское законодательство требует проводить инвентаризацию обязательств до составления годовой отчетности (п. 27 Положения, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Но как это делать, компания вправе решить сама.

С другой стороны, чтобы добиться достоверных результатов инвентаризации, лучше свериться с контрагентами. Навести порядок в расчетах с поставщиками и покупателями нужно для того, чтобы в будущем избежать споров о сумме долга. Кроме того, сверка поможет своевременно отразить просроченую кредиторскую задолженность в доходах, а дебиторку — в расходах.* Это исключит претензии налоговиков (подробно о списании безнадежных долгов в налоговом учете можно прочитать ниже).

Статья подскажет, где в акте сверки прячутся семь коварных ловушек, избежав которых компания сохранит хорошие отношения с контрагентами и избежит спора с ревизорами. Идеальный образец акта вы найдете ниже. Каждая ловушка в нем обозначена цифрой.

Важная деталь

Срок исковой давности прерывается на дату подписания акта обеими сторонами договора. То есть три года надо отсчитывать заново с более поздней из двух дат.

 — такими цифрами в образце обозначаются ловушки в акте сверки

Ловушка № 1. В акте старые названия компаний

Перед составлением акта надо удостовериться в том, что у контрагента не изменилось название.* Например, если это акционерное общество, то оно могло в этом году сменить название. Ведь с 1 сентября 2014 года вступили в силу изменения в Гражданский кодекс РФ. ЗАО и ОАО больше нет. Акционерное общество может быть либо публичным (ПАО), либо непубличным (АО). Внести изменения в название компании акционерные общества обязаны вместе с первым изменением в учредительные документы (п. 7 ст. 3 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ).

Еще по этой теме

Примеры новых названий акционерных обществ есть в статье «В ФНС рассказали, как должны называться акционерные общества», опубликованной в «Главбухе» № 20, 2014.

Если акционерное общество (ваша компания или контрагент) уже прошло перерегистрацию, в акте сверки нужно привести и старое, и новое название.* Пример: АО «Престиж» (до 1 сентября 2014 года — ЗАО «Престиж»). Так проверяющим будет понятно, что в акте сверки и первичке речь идет об одной и той же компании.

Ловушка № 2. Неполные реквизиты договора

Из акта сверки должно быть понятно, о долгах по какой именно сделке с контрагентом идет речь. Поэтому в акте нужно привести реквизиты договора — его дату и номер.* Иначе налоговые инспекторы могут решить, что акт сверки недействителен и потому не прерывает течение срока давности. Значит, компания должна была включить кредиторскую задолженность в доходы. И такой подход иногда поддерживают даже судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2013 г. по делу № А56-56539/2011).

Ловушка № 3. Нет ссылки на первичку

Акт сверки не является первичным документом, подтверждающим сумму задолженности в налоговом учете (письмо ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955). Первичка — это накладные, на основании которых продавец отгрузил товары покупателю, акты, платежки. Поэтому в акте должны быть ссылки на первичные документы, на основании которых стороны обменивались товарами и деньгами.*

Когда кредиторку включать в доходы, а дебиторку — в расходы

Кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности — три года — компании включают во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ). Это если нет подписанного акта сверки. Иначе срок надо исчислять заново с момента подписания акта (ст. 203 ГК РФ). То есть если в учете компании числится кредиторская задолженность, которая образовалась три года назад, но по ней в текущем году или раньше были подписаны акты сверки, то при расчете налога на прибыль эту сумму не требуется включать в доходы. И наоборот, если у организации есть дебиторка, то после истечения срока исковой давности ее можно включить в расходы (п. 2 ст. 265 НК РФ). Но если ваш должник предложил свериться и вы с ним подписали акт, то момент признания расходов придется отложить.

Ловушка № 4. Нет всех обязательных реквизитов первичкиОсторожно!

Акт сверки не является первичкой. Но все ее обязательные реквизиты безопаснее предусмотреть в акте. Это исключит риск спора с инспекцией о действительности акта.

Как мы уже отметили, акт сверки не является первичкой, подтверждающей задолженность. Подписание акта только прерывает срок исковой давности. Но проверяющие часто настаивают, что в акте должны быть все обязательные для первички реквизиты. Например, налоговиков может не устроить акт без даты. Судьи с этим не соглашаются (постановление ФАС Московского округа от 4 сентября 2013 г. по делу № А40-148003/12-55-1356). Но лучше не доводить дело до арбитража, а включить в акт все нужные реквизиты, их не очень много — название и дата документа, наименование компании, составившей акт, сумма долга, Ф.И.О., подписи и должности уполномоченных лиц (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Ловушка № 5. Не выделена сумма НДС

В акте нужно прописать, что сумма задолженности определяется с учетом НДС.* Сумму, указанную цифрами, можно дополнительно расшифровать словами. На доходы надо относить сумму кредиторской задолженности, включая НДС (п. 18 ст. 250 НК РФ). Поэтому выделите НДС отдельной строкой. Тем самым вы покажете проверяющим, что доходы не занижены.

Ловушка № 6. Дата подписания акта

Сторонам сделки обязательно надо отразить в акте сверки дату, когда он подписан. Ведь подписание документа прерывает срок исковой давности, он начинает исчисляться заново. И проверяющие захотят понять, прошло ли с даты подписания акта три года или нет. Если же такой даты не будет, проверяющие доначислят должнику налог на прибыль. Не перепутайте: важна именно дата подписания акта обеими сторонами, а не день его составления (постановление Президиума ВАС РФ от 12 февраля 2013 г. № 13096/12). Причем если стороны подписали акт в разные дни, то ориентируйтесь на более позднюю дату.* Также важна дата подписания акта. По ней стороны сделки смогут определиться, с какого момента исчислять трехлетний срок давности.

<…>

Ловушка № 7. Акт подписали неуполномоченные работники

Удостоверьтесь, что акты сверки подписали уполномоченные лица.* Обычно это директор, но бывает, что акты визирует главбух. Если именно такой вариант практикует компания, то попросите директора выписать доверенность на право подписи бухгалтером актов сверки. Иначе налоговики могут посчитать, что акты неверно оформлены.

В доверенности можно указать, что акты вправе подписывать главбух и сотрудник, отвечающий за расчеты с контрагентами. Ведь даже судьи приходят к выводу, что подпись главбуха, у которого нет доверенности, в акте сверки не подтверждает признание долга. А сам акт не прерывает течение срока давности (определение ВАС РФ от 21 августа 2013 г. № ВАС-11147/13). Правда, есть и противоположные судебные решения. Например, судьи могут посчитать акт действительным, ссылаясь на то, что хотя он и подписан неуполномоченным лицом, но содержит печать компании (определение ВАС РФ от 10 апреля 2013 г. № ВАС-4089/13). Чтобы у проверяющих не возникло претензий, в акте сверки около подписей уполномоченных работников компании лучше сразу же проставлять номера и даты доверенностей. Это также поможет бухгалтерии во время проверок быстрее найти доверенности, на основании которых работники подписывали акты сверки.

<…>

Из статьи журнала «Главбух », № 24, декабрь 2015
Акт сверки по договорам в у.е.

<…>

В акте сверки по договорам в у.е., как и в обычных актах сверки, должны быть общие реквизиты — наименования компаний, подписи сторон, реквизиты договоров, по которым проводится сверка, даты и номера первички. Без этих данных будет не ясно, о какой задолженности идет речь. В то же время у актов в у.е. есть два специфических реквизита — это сумма долга и курсовые разницы.*

Сумма долга. Ее отражайте и в рублях, и в валюте.* Ведь задолженность подсчитывают по валютной стоимости (п. 2 ст. 317 ГК РФ). Если договор в у.е., то напишите, чему равняется одна условная единица, так как это влияет на курс и на расчет суммы долга. Например, 1 у.е. = 1 € или 1 у.е. = 1 $. Иначе возможны споры с контрагентом.

Допустим, в акте сверки есть стоимость товаров лишь в рублях. На дату платежа курс вырос. Покупатель может утверждать, что раз в акте сверки сумма долга в рублях, то доплачивать по курсу на день платежа он ничего не должен. Только в суде можно будет добиться доплаты (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 18 августа 2014 г. по делу № А39-6363/2013). Спор возможен также, если, наоборот, курс снизился и поставщик требует с покупателя сумму по акту, а она больше, чем по курсу на день оплаты.

Курсовые разницы. Если покупатель оплачивает товары после отгрузки, в акте приведите курсовую разницу. Без нее акт сверки не подтверждает долг контрагента. Ведь оплата в рублях из — за колебания курса отличается от стоимости отгрузки*. Сопоставить эти суммы между собой можно, только если переоценить стоимость отгрузки и показать в акте курсовую разницу (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 ноября 2014 г. по делу № А56-23181/2014). Если с учетом разницы отгрузка равна оплате, значит, долгов у сторон нет.

На сумму НДС курсовые разницы не влияют. Поставщик рассчитывает НДС по курсу на дату отгрузки, поэтому на дату оплаты его сумма не меняется (п. 4 ст. 153 НК РФ). Если компании приводят в акте сверки суммы НДС, то на дату оплаты этот налог будет таким же, как на момент отгрузки.

По авансовым платежам курсовые разницы не возникают.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка