Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 декабря 2015 245 просмотров

Необходим образец акта о том, что документы, хранившиеся в архиве, были испорчены вследствие прорыва отопительной системы. Регламентированного акта нет, помогите пожалуйста, составить такой документ.

Образец акта вы можете посмотреть в файле ответа.

В случае гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Обоснование

Из ситуации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как поступить, если первичные документы утеряны


Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Из статьи журнала «Учет в строительстве» № 8, август 2008

Первичные документы утрачены

<…>

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Итак, документы утрачены. Что же следует предпринять в этом случае?

Подготовка оправдательных документов

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара – это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления – справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию.* Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.

Если же документы были украдены – справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены – копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Принятие мер для восстановления утраченных бумаг

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – завхоза, начальника службы безопасности и т. п.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.*

Алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию.

<…>


Из форм

Акт по расследованию пропажи документов

Акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
АО «Альфа»
__________ А.В. Львов
06.07.2014

АКТ
по расследованию пропажи документов

г. Москва 06.07.2014

Комиссия в составе:

Председатель комиссии: А.С. Глебова – главный бухгалтер

Члены комиссии: В.Н. Зайцева – бухгалтер

установила следующее.

Документы (акты выполненных работ от 20 января 2013 г. № 25, от 10 июня 2013 г. № 30) были потеряны при переезде организации из одного офиса в другой. Найти их не представляется возможным.

По результатам работы комиссии контрагентам по договорам оказания услуг (ООО «Торговая фирма "Гермес"» и АО «Производственная фирма "Мастер"») будут направлены запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.

Председатель комиссии:
Главный бухгалтер ______________ А.С. Глебова

Член комиссии:
Бухгалтер ______________ В.Н. Зайцева

Из форм

Приказ о проведении служебного расследования по факту пропажи документов и восстановлении документов

Акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 23

г. Москва 06.02.2014

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести служебное расследование по факту пропажи документов (акты
выполненных работ от 20 мая 2013 г. № 25 и от 10 июня 2013 г. № 30).

2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:

– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;

– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева.

3. Результаты работы комиссии оформить актом.

4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их
восстановлению.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

06.02.2014 ______________ А.С. Глебова

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка