Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 декабря 2015 232 просмотра

Компания заключила договор на оказание услуг. В договоре оговорены услуги (какие именно) и их стоимость. Но по факту услуги были оказаны лишь частично на меньшую сумму. Отдельно никакими документами это уменьшение не оговаривалось. Исполнитель предоставил акт оказанных услуг на сумму по факту. Но в наименовании услуг есть изменения. Услуги - организация рекламной акции, в составе услуг также прописывались транспортные услуги. Т.Е. услуги промоутера, услуги координатора проекта, транспортные услуги (и указывался маршрут соедования). Вопрос. № 1. Можно ли принять акт с уменьшенной суммой услуг, если отдельным документом уменьшение не оговаривалось? вопрос №2: При заключении таких договоров и в целях признания затрат нужно ли прописывать маршрут следования? или можно просто прописать "транспортные услуги"? Вопрос № 3. В акте оказанных услуг прописан маршрут отличающийся от маршрута, который был указан в договоре. Но стоимость по договору не превышена, а анаоборот уменьшена, т.к. часть услуг не была оказана. При перечислении точек маршрута была указана дополнительная точка, которая не была оговорена в договоре. Но фактически услуги была оказана по данной точке. Т.Е. на основании устной заявки сотрудников нашей компании были оказаны данные транспортные услуги. Или мы должны попросить исполнителя заключить допсоглашение к договору на доп.услугу (по доп.точке)? или мы можем принять такой акт? т.к. стоимость по договору не превышена? Но тогда предмет маршрута по договору не совпадает с маршрутом по акту. Заставляем прописывать маршруты в договоре, чтобы исполнителям более удобно было потом формировать акты, т.к. многие исполнители предоставляют акты с указанием общей фразы "транспортные услуги". Но мы не принимаем такие акты, считаем, что это рискованно, поэтому заранее обговариваем маршрут в договоре.

Для заказчика безопаснее, чтобы исполнитель в акте указывал услуги точно так же, как в договоре. Для налоговиков расхождения между названием услуги в договоре и акте - признак фиктивности сделки. Поэтому, чтобы избежать возможные риски, составляйте дополнительные соглашения к договору.

Обоснование

Из статьи журнала «Главбух», № 15, август 2015

Восемь ситуаций, когда опасно принимать к учету акт на услуги


Путаница с первичкой и недочеты в ней — постоянная головная боль бухгалтера. А чаще всего сложности возникают с актами на услуги. Ведь унифицированной формы для этого документа нет, и каждая компания оформляет его по своей форме. В статье вы найдете решения для восьми опасных ситуаций с актом на услуги. И четыре частых вопроса о его заполнении.

Ситуация № 1. Покупатель от руки подписывает электронный акт

Еще по этой теме

Образец акта на услуги с контрольными точками

Исполнитель выставил электронный акт на услуги, завизировав его электронной подписью. Но заказчик вместо того, чтобы поставить свою электронную подпись, распечатал акт и поставил автограф ручкой. Исполнителю это ничем не грозит. Для него стоимость услуг — это доходы. Чтобы их признать, не обязательно ждать подписи контрагента. А вот у самого заказчика возможны проблемы с признанием расходов.

Если между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте, с того момента, когда компания приняла акт по ТКС и завизировала его электронной подписью, услуги официально считаются оказанными, а акт подписанным (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Если заказчик распечатает электронный акт и подпишет ручкой, сделка будет считаться несовершенной. Ведь исполнителю электронный акт за подписью заказчика в ответ не поступит. Ссылаясь на это, налоговики могут снять расходы. Поэтому безопаснее, чтобы акт был завизирован с обеих сторон либо электронными подписями, либо ручными. Разносторонний формат приведет к претензиям.

Ситуация № 2. Исполнитель датирует акт серединой месяца

Акт на единовременные услуги выставляют на дату их оказания. Например, это может быть услуга по доставке воды в офис. Расходы на такие услуги признают на дату подписания акта.

Важная деталь

Учтите расходы в месяце подписания акта. Даже если перечисленные в нем услуги относятся к предыдущему месяцу. Тогда компания точно не занизит налог на прибыль.

По длящимся услугам, например по аренде или услугам связи, не обязательно выставлять ежемесячные акты (письма Минфина России от 15 июня 2015 г. № 03-07-11/34410от 16 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/247). Конечно, если в договоре с контрагентом нет условия о ежемесячном составлении актов. Если такое условие имеется, то акт нужно выставлять, когда полностью все услуги за месяц уже оказаны.

Но случается, что акт выставляют в середине месяца. Допустим, за период с 15 июня по 15 июля и с 15 июля по 15 августа. Если каждый месяц сумма одна и та же, проблем возникнуть не должно. Если суммы разные — тоже не страшно. Компания учтет расходы за половину первого месяца уже в следующем месяце. То есть позже, а не раньше времени. Поэтому недоимки по налогу на прибыль не возникнет. Чтобы полностью исключить вопросы проверяющих, договоритесь с исполнителем, чтобы датировал акты последним числом месяца.

Возможна другая ситуация с датами, но она не опасна — акт выставлен не в текущем, а в следующем месяце. Например, услугу оказали в августе, а акт выставили в сентябре. Возникает вопрос: когда признавать расходы по акту, если он был выставлен и подписан в следующем месяце после того, как услуги были оказаны? На дату подписания акта (письмо Минфина России от 3 мая 2011 г. № 03-03-07/14). А вот доходы безопаснее отражать в том периоде, в котором была оказана услуга, независимо от даты составления и подписания акта.

Ситуация № 3. Услугу вписали в товарную накладную

Некоторые торговые компании оказывают покупателям дополнительные сопутствующие услуги. Например, по доставке товаров. Потом вписывают стоимость этих услуг в товарную накладную отдельной строкой. А акт не оформляют.

Это не является ошибкой, ведь законодательство разрешает использовать в качестве первичных учетных документов любые бумаги, лишь бы в них были отражены необходимые реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому можно принимать расходы на услуги по товарной накладной. Но если сомневаетесь, попросите контрагента выставить акт.

Ситуация № 4. В акте нет единицы измерения, количества и цены

Осторожно

Если в договоре есть единица измерения, то попросите исполнителя, чтобы он тоже привел ее в акте вместе с количеством и ценой услуг. Это обезопасит расходы.

Иногда в актах приводят стоимость услуги, а единицу измерения, количество и цену не указывают (п. 5 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но безопаснее проверить, есть ли единица измерения услуг в договоре с исполнителем. Если есть, то попросите, чтобы он переделал акт. Иначе налоговики могут снять расходы.

Ситуация № 5. В договоре одно название исполнителя, а в акте — другое

Исполнитель перерегистрировался из ЗАО в ООО. Акт на услуги выставил от имени ООО. А в договоре по-прежнему значится ЗАО.

Таких расхождений безопаснее избегать, так как наименование компании — обязательный реквизит первичной документации. Поэтому попросите исполнителя оформить дополнительное соглашение к договору. И в нем указать новое наименование компании. Убедитесь, что в этом соглашении стоит более ранняя дата, чем в акте на услуги.

Ситуация № 6. Наименование услуг в акте и договоре отличаются

Для налоговиков расхождения между названием услуги в договоре и акте — признак фиктивности сделки. Поэтому безопаснее, чтобы исполнитель в акте называл услуги точно так же, как в контракте. Дополнительно можно даже сделать отсылку к конкретному пункту договора с контрагентом. Например, так: «Консультационные услуги и услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, п. 2 договора № 10 от 12 января 2015 г.».

Ситуация № 7. Акт подписали после окончания срока договора

Бывает, что исполнитель оформляет акт на услуги после окончания действия договора. Может ли в таком случае заказчик принять в расходы стоимость услуг или работ по такому акту? В Минфине нам подтвердили, что может. Ведь окончание срока действия договора не означает, что обязательства по нему прекратились. Конечно, если сам договор не предусматривает обратное (п. 3 ст. 425 ГК РФ). Поэтому контракт считается действующим до того момента, пока обе стороны не выполнят в полном объеме обязательства друг перед другом. С этим соглашаются и судьи (постановление ФАС Центрального округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А48-1932/2010).

Чтобы полностью обезопасить расходы, можно заключить с контрагентом дополнительное соглашение к договору, продлив срок его действия до даты, когда стороны подписали акт.

Ситуация № 8. Договор подписал старый директор, а акт — новый

За время действия договора в компаниях могут не по одному разу смениться руководители. Подпись нового директора в акте — не ошибка. Главное, чтобы около визы были должность и расшифровка. Но если подписи меняются подозрительно часто, то можно запросить у исполнителя копии приказов о назначении новых директоров. Или, например, запросить в налоговой выписку из ЕГРЮЛ по этому контрагенту. Из нее будет видно, кто руководит организацией. Данные из ЕГРЮЛ можно распечатать и с сайта ФНС России (egrul.nalog.ru). Так компания проявит должную осмотрительность и обезопасит себя на случай, если на проверке налоговики усомнятся в ее добросовестности и реальности сделки.

Блицответы

Про акты на услуги

1. В акте на услуги нет расшифровки подписи исполнителя. Можно списать расходы по такому акту?

Это опасно. Расшифровка подписи — обязательный реквизит первички. Поэтому налоговики могут снять расходы по акту.

2. Надо ли ежемесячно составлять акт на услуги при аренде автомобиля сотрудника?

Да, надо. Но только если такое условие прописано в договоре аренды и плата фиксированная (письмо Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764).

3. Нужна ли в акте подпись главбуха?

Да, нужна, если он подписывает акт вместо директора по доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Или если форма акта, утвержденная в учетной политике, подразумевает наличие двух подписей — директора и главбуха.

4. Есть ли унифицированная форма акта на услуги?

Такой формы нет. Поэтому компания вправе разработать собственный документ. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты (например, наименование исполнителя и подписи сторон).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка