Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 декабря 2015 19 просмотров

Предприятие УСН выплачивает сотруднику компенсацию за использование авто в производственных целях.Автомобиль, которым пользуется сотрудник, принадлежит его жене (указана в свидетельстве о регистр. ТС).Сам сотрудник внесен в страховой полис обяз.страхования гражд. ответственности.Нужны ли еще какие-либо документы, чтобы выплата компенсации была обоснована?Спасибо.

Да, для подтверждения обоснованности начисления компенсации нужны: копия технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля), путевые листы. Выплату компенсации можно предусмотреть в трудовом договоре (дополнительном соглашении) или оформить приказом руководителя.

Подтвердить, что автомобиль находится в совместной собственности сотрудника можно копией свидетельства о браке. Расходы на компенсацию можно учесть при УСН, если автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и его жены. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, а указать размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

<…>

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

<…>

Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим


Ситуация: можно ли при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если автомобиль оформлен на другое лицо

Нет, нельзя.

Подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налоговую базу по единому налогу на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

Если автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица, то сумму компенсации можно учесть при расчете единого налога. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). И в этом случае сотрудник является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом. И, соответственно, к сумме компенсации за его использование однозначно применяются нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629 и от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Автомобиль может быть оформлен на организацию-работодателя, которая является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации. Если при этом организация производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то такие выплаты при расчете единого налога не учитывайте. Объясняется это тем, что в этом случае сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку он не несет никаких расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 Трудового кодекса РФ. Соответственно, выплата сотруднику не будет считаться компенсационной.

Вопрос о том, можно ли учесть при расчете единого налога компенсацию за использование автомобиля в других случаях, является спорным.

По мнению специалистов Минфина России, личным имуществом признается только то имущество, которым сотрудник владеет на праве собственности. То есть уменьшить доходы на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно, если человек является его собственником. Соответственно, компенсацию, которую организация выплачивает сотруднику, управляющему машиной, которая оформлена на другое лицо (за исключением случая, когда сотрудник владеет машиной на праве совместной собственности), учесть при расчете единого налога нельзя. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629, от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 и от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Вместе с тем, требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 26.2 Налогового кодекса РФ не содержит. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля можно учесть при расчете единого налога (в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92), но при выполнении условий, предусмотренных пунктом 2 статьи 346.16 и статьей 252 Налогового кодекса РФ:

  • компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
  • компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.

Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности) (письмо Минфина России от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812). Аналогичная позиция отражена и в письме УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. № 20-15/001797.

С учетом более поздней позиции Минфина России возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Несмотря на то, что приведенные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, выводы, сделанные в них, можно распространить и на организации на упрощенке (нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 аналогичны формулировке подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка