Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Стало известно, когда налоговики взыщут долги по взносам

Подписка
Срочно заберите все!
№23
23 декабря 2015 114 просмотров

Как правильно составить авансовый отчет сотруднику, который находился в зарубежной командировке?Пример:24.11.2015г. сотруднику был выдан подотчет в рублях на командировочные расходы (Эквадор).22.12.2015г. сотрудник принес подтверждающие документы по зарубежной командировке. Справка о покупке сотрудником иностранной валюты отсутствует.В авансовый отчет включены следующие расходы:- суточные (50$ в сутки по ЛНА) - конвертация на дату составления авансового отчета.- счет за гостиницу (кассовый чек от 17.12.2015г. на сумму 299,24$) - конвертация на дату кассового чека (дата списания с банковской карты)подскажите, пожалуйста, верно ли произведена конвертация валюты?Просьба, подкретить ответ ссылками на нормативное законодательство.

Суммы расходов в иностранной валюте нужно пересчитать в рубли РФ по курсу Банка России на дату выдачи подотчетной суммы – 24.11.2015 г.

Так как сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, то сумму расходов в валюте, включая суточные, нужно перевести в рубли по официальному курсу Банка России на дату выдачи аванса на командировку. В соответствии с положениями пункта 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ, в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. В отношении командировочных расходов такую точку зрения подтверждает Минфин России в письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836.

Авансовый отчет сотрудник должен предоставить в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. К авансовому отчету нужно приложить подтверждающие расходы документы, которые должны быть построчно переведены на русский язык.

Расходы на командировку можно признать на дату утверждения авансового отчета.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Покупка валюты

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Главбух советует: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Курс валюты

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Бухучет

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы. В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения

Размер суточных организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206, от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 1. Организация выдает сотруднику валюту

В таком случае возникают расходы в виде комиссии банка. Также, скорее всего, нужно будет учесть курсовые разницы.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту

Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может человек документально подтвердить факт покупки валюты или нет.

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в пределах:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и статье 210 Налогового кодекса РФ. Подробнее о моменте удержания НДФЛ в такой ситуации см. Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет специальный налоговый режим.

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

<…>

Из письма Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836
Налог на прибыль: расходы организации на командировочные расходы

Вопрос

Работники организации направляются в зарубежные командировки, им выдаются подотчетные суммы в рублях, а работники сами покупают валюту.

По какому курсу следует пересчитывать суточные и расходы работников, выраженные в валюте: в случае отсутствия справки о покупке валюты?

Действуют ли рекомендации из письма Минфина РФ от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 в 2015 году, учитывая новый пункт в ст.272 НК РФ: "В случае перечисления аванса, задатка расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток) (п.10 в ред. Федерального закона от 20.04.2014 № 81-ФЗ)"?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, по мнению Департамента, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату выдачи.

Учитывая, что в соответствии с пунктом 10 статьи 272 НК РФ, в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток), то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату выдачи подотчетных сумм.

<…>

Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка