Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Пошаговая инструкция: как поставить онлайн‑кассу на учет в налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 января 2016 118 просмотров

На предприятии хотим установить разъездной характер работ некоторым категориям сотрудников.Издадим приказ о разъездном характере работ, далее внесем изменения в трудовой договор о компенсации расходов. Сумму компенсации хотим приравнять к стоимости проездного билета. Как быть с сотрудниками при выплате компенсации если он с середины месяца уходит в отпуск? Предоставлять денежную компенсацию в полном размере или пропорционально отработанному времени?Пример; сумма компенсации за разъездной характер работ составляет 800 руб (эта стоимость проездного билета) Если сотрудник с середины месяца пошел в отпуск как выплатить компенсацию, в каком размере? И как правильно оформить документально, чтобы принять эти расходы к уменьшению по налогу на прибыль? Спасибо!

Размер и порядок выплаты компенсации за разъездной характер работы установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Порядок начисления компенсации в фиксированной сумме законом не предусмотрен. Разработайте его самостоятельно и пропишите в коллективном (трудовом) договорах с сотрудниками.

Суммы компенсации, выплачиваемые на основании коллективного и трудовых договоров, можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

<…>

Ситуация: как учесть при расчете страховых взносов и НДФЛ фиксированную надбавку к зарплате за разъездной характер работы

Начислите страховые взносы. НДФЛ не удерживайте, если надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути.

Страховые взносы

Фиксированная надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, ведь работодатель не возмещает сотруднику фактические расходы на проезд. Такая надбавка является доплатой к зарплате за особые условия труда.

Следовательно, для целей расчета страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такую надбавку нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей. Эта выплата облагается взносами на общих основаниях. Такой порядок следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные выводы подтверждены письмом Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19 и арбитражной практикой (см., например, определения Верховного суда РФ от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889, ВАС РФ от 28 февраля 2014 г. № ВАС-1434/14, постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30 июля 2015 г. № Ф02-2769/2015, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012).

НДФЛ

Надбавки можно считать компенсацией, которая не облагается НДФЛ. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (п. 4 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается НДФЛ.

ФНС России письмом от 3 ноября 2015 г. № СА-4-7/19206@ направила нижестоящим инспекциям Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Значит, инспекторы не будут требовать удерживать НДФЛ с надбавки, которая выплачена за фактические дни в пути.

А если речь идет о фиксированной надбавке, которая выплачена независимо от количества дней в режиме разъездов? Тогда это вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей, НДФЛ удерживайте по общим правилам (ст. 210 НК РФ).

Аналогичные выводы подтверждены в письме Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76.

Главбух советует: по страховым взносам организация может действовать так же, как и по НДФЛ. То есть считать надбавки компенсацией, которая не облагается страховыми взносами. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается страховыми взносами.

Однако позднее Верховный суд РФ сменил позицию (см. определение от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889). Судьи подчеркнули: нельзя ссылаться на Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., если речь идет о страховых взносах.

Поэтому безопаснее сразу начислять взносы с надбавки к зарплате за разъездной характер работы.

Налог на прибыль

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302, от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

<…>

Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как отразить в бухучете и при налогообложении доплаты и надбавки к зарплате, установленные по инициативе организации

ОСНО

Доплаты и надбавки, установленные организацией, учитывайте в составе расходов на оплату труда, если они:

Подтверждает такой подход:

Если организация применяет метод начисления, момент признания расходов в виде доплат (надбавок) зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся. Косвенные расходы признают в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ). Прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Организации, оказывающие услуги, могут учесть прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Как правило, доплаты и надбавки относятся к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ). Исключение – доплаты (надбавки), выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг (например, доплаты к окладу производственных рабочих). Они относятся к прямым расходам. Такие правила установлены в абзаце 7 пункта 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

<…>

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 4, Апрель 2014
Как оформить и списать компенсацию сотруднику за разъездную работу

Какую работу считать разъездной и какими документами ее оформить

Общие правила по компенсациям за разъезды прописаны в статье 168.1 ТК РФ. Однако какую именно работу считать разъездной, в законе не сказано. Зато по этому вопросу есть разъяснения контролирующих органов. На них и нужно ориентироваться. К примеру, в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ чиновники подчеркнули, что разъездная работа – это когда сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

Ну, а еще представители Роструда в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ уточнили, чем работа с разъездами отличается от командировок. Так вот, командировки – это временные поездки на определенный срок. А разъезды носят постоянный характер.

К примеру, менеджер по продажам большую часть своего рабочего времени ездит к потенциальным клиентам. Такому сотруднику вполне можно установить разъездной характер работы и компенсировать затраты, связанные с такими поездками. То же самое, конечно же, касается водителей и курьеров. Да и всех других работников, которые постоянно трудятся в разъездах.

Специального списка должностей для разъездной работы в законе нет. Так что компания сама решает, что это за должности. Точно так же считают и чиновники. Посмотрите письмо ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488.

Ну, а сами расходы, которые компания возмещает сотруднику за разъезды, перечислены в статье 168.1 ТК РФ. Это затраты на проезд, наем жилья и суточные. А также другие согласованные с работодателем компенсации. Так что перечень разъездных выплат открытый. И компания вполне может расширить его так, как ей будет нужно. Конечно, в рамках обоснованных причин.

Только в любом случае разъездной характер работы сотрудника обязательно нужно подтвердить документами.

Так, во-первых, обязательно пропишите в трудовом договоре с сотрудником условие о разъездной работе (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Ну, а во-вторых, сам размер компенсаций и порядок их выплаты отразите во внутренних документах компании. Не забудьте про список работ, профессий и должностей сотрудников, которые трудятся в разъездах. Все это можно прописать прямо в коллективном договоре или отдельном приказе руководителя (см. образец ниже. — Примеч. ред.). Или разработайте и утвердите отдельное положение. Это удобно для компаний, в которых много сотрудников с разъездным характером работы.

Этих документов, по мнению проверяющих, достаточно (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ).

А вот отдельный приказ, как для командировки, при разъездной работе не нужен. Ну и конечно же, никакого командировочного удостоверения оформлять также не придется. Таких требований в законе нет.

<…>

Только учтите один важный момент. Очень часто компании устанавливают для сотрудников с разъездами ежемесячные надбавки к заработной плате. К примеру, курьерам за разъезды доплачивают фиксированный процент к окладу. Такие надбавки даже если и называются компенсациями, то по своей сути являются составной частью системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ). То есть ни о каких компенсациях в такой ситуации речи уже не идет. Ведь сотруднику доплачивают за особые разъездные условия труда, а не возмещают его расходы.

А значит, с надбавки за поездки, также как и с обычной зарплаты, придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, в том числе на травматизм. Посмотрите по этому вопросу письмоМинздравсоцразвития России от26мая 2010г. №1343–19.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка