Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 января 2016 10 просмотров

Спасибо за ответ, но Вы не ответили на вопрос на какой перечень я должна ориентироваться при списании документов 1995-2000 годов? В акте на уничтожение в 5 графе надо указать индекс дела по номенклатуре, а номенклатуру дел мы начали составлять только с этого года. В графе 7 надо указать сроки хранения и номера статей по перечню. Что мне указывать в этих графах для дел 1995-2010 годов?

При ведении архива и списании (уничтожении) документов необходимо руководствоваться Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того, при определении срока хранения необходимо учитывать, если каким-либо иным действующим законодательным актом (Налоговый Кодекс, Закон о страховых взносах, Закон о бухучете и пр.) для данного документа установлен больший срок хранения, то хранить документ необходимо исходя из наибольшего установленного срока. Сроки хранения и номер статьи для списания дел 1995-2010 гг. также определяйте согласно данному Перечню (графа 7 акта на списание). В графе 5 акта укажите индекс (номер) дела, присвоенный ему (пусть и в текущем году).

Обоснование

1. Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

<…>

2. Из статьиВаш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Журнала «Семинар для бухгалтера» № 8, август 2015

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

– Налоговый кодекс;

– Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

– перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела:4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг. В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.

Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Сколько хранить документы

Документы Срок хранения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность:
– годовая;
– квартальная

Постоянно;*
не менее пяти лет (или постоянно*, если компания не сдает годовую отчетность)
Учетная политика и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) Не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета
Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) Не менее пяти лет
Карточки учета основных средств Не менее пяти лет после ликвидации объекта
Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Не менее четырех лет с даты последней записи
Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании В течение пяти лет после истечения срока действия договора
Счета-фактуры Не менее четырех лет
Отчетность в ФСС Годовые расчеты – постоянно*, а квартальные – в течение шести лет**
Отчетность в Пенсионный фонд Минимум шесть лет**, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников Не менее 75 лет
Декларации по всем налогам Не менее пяти лет
Сведения о доходах физлиц Не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет
Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная;
Постоянно;*
пять лет или постоянно* при отсутствии годовых; постоянно*;
год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах Не менее пяти лет
Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним В течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее пяти лет
Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет
Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75
Табели, журналы учета рабочего времени Не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

* В течение всего периода работы компании.

** Перечень требует хранить отчеты пять лет. Но согласно Закону о страховых взносах компании должны обеспечивать сохранность данных в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому срок хранения отчетности нужно продлить еще на год – с пяти до шести лет.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка