Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в кадровых вопросах

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 января 2016 113 просмотров

Вопрос о хранении больничных листов. Известна фраза о том что "Специалисты ФСС России рекомендуют не делать в бланке бюллетеня никаких отверстий, так как это может повредить информацию (буквы, цифры или матричный код), которую должен считывать сканер. В случае механического повреждения листка нетрудоспособности потребуется его замена дубликатом. Следовательно, сшивать в углу, продырявливать дыроколом или скреплять степлером этот документ нельзя" - это предложение повторяется из статьи в статью о больничных листах. Можно ли аккуратно подклеить к больничному листу Расчет больничного листа? Это же никак не повредит данные на больничном листе.

По разъяснениям специалистов ФСС любые изменения с больничным листом, не препятствующие корректному воспроизведению изложенной в нем информации (например, заломы, помятости и пр.), не являются нарушением, препятствующим возмещению пособия по нему. Поэтому теоретически, если Вы склеите больничный лист с расчетом пособия, и это не приведет к утрате (искажению) представленной в больничном листе информации, то нарушением это не будет. Однако более безопасным и правильным будет хранить больничный лист и лист по расчету пособия вместе в отдельном прозрачном файле, при этом не склеивая их между собой.

Обоснование

1. Из статьи Как подтвердить расходы на пособие, если больничный лист с дырками

Журнала «Главбух» № 7, апрель 2015

Пособия

Оплаченные больничные листы мы прокалываем дыроколом и подшиваем в папки. Скоро к нам придет проверка из ФСС РФ. Мы стали готовиться, смотреть подшитые листы и обнаружили, что в некоторых из них из-задырок не читается дата начала болезни. Снимут ли с нас выплаты по таким больничным листам?

НАТАЛЬЯ МАШТАКОВА, бухгалтер по зарплате (г. Железноводск)

Расходы могут не возместить. Хотя в законодательстве нет прямого запрета на прокалывание больничных листов дыроколом. Однако в ФСС РФ давно рекомендуют не делать в бланке бюллетеня никаких отверстий, не скреплять дыроколом или степлером. Это может привести к потере важной информации, как в вашем случае.

У вас есть два варианта действий. Первый — запросить в медучреждениях дубликаты испорченных больничных листов. Но не исключено, что их не выдадут. Дело в том, что врачи не обязаны оформлять дубликаты больничных после того, как пособие выплачено (письмо ФСС РФ от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12–7761).

Второй вариант, которым предлагает воспользоваться ФСС РФ — попросить поликлинику подтвердить дату выдачи больничных листов по журналу их учета. Такая информация поможет и при утере бюллетеней (определение Верховного суда РФ от 12 декабря 2014 г. № 309-КГ14-5016).

На будущее безопаснее хранить больничные листы и приложенные к ним расчеты пособий в отдельном прозрачном файле

2. Из статьиПять правил безупречного хранения новых больничных листков

Из журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, сентябрь-октябрь, 2011

Новый больничный требует не только аккуратного заполнения, но и бережного обращения. Если к моменту проверки с листком что-то случится, специалисты из Фонда соцстраха наверняка откажут в возмещении пособия. Чтобы этого избежать, надо придерживаться пяти правил хранения бюллетеней. Они нигде не установлены, их нам рассказали в ФСС РФ.

<…>

Приложить к больничному листку расчет пособия

По новым правилам компания считает пособие не на оборотной стороне бюллетеня, а на отдельном листе, который прикладывают к больничному листку (п. 67Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н). По сути, расчет – это неотъемлемая часть больничного, так что хранить эти документы надо вместе.

Положить больничный и расчет пособия в файл

Безопаснее всего хранить бюллетень с листом расчета пособия в отдельном прозрачном файле. Прокалывать листок дыроколом или делать в нем другие отверстия (например, степлером) не стоит, есть риск повредить информацию, которую должен считывать сканер, – буквы, цифры, матричный код. Тогда может потребоваться замена больничного на дубликат.

Также безопаснее не хранить листок в сложенном виде. По мнению фонда, помятости и сгибы на бланке не лишают компанию права на возмещение пособия. Однако некоторые поликлиники уже заполняют листки на компьютере. А чернила из принтера, нанесенные на цветные типографские бланки, при сгибе имеют свойство осыпаться.

<…>

3. Из статьиБольничный листок можно сгибать и сворачивать

Журнала «Учет. Налоги. Право» № 30, август 2011

Новая форма листка нетрудоспособности значительно увеличилась в размерах, при этом сгибы, заломы и помятость на листке, по словам медиков, теперь недопустимы. Несмотря на эти предостережения, сотрудники для удобства транспортировки своего листка по маршруту поликлиника – дом – работа все равно стараются аккуратно его сложить или свернуть.

Естественно, что для листка нетрудоспособности такие упражнения бесследно не проходят, на нем образуются характерные помятости и заломы. А перед компанией встает дилемма, то ли назначить и выплатить пособие по такому листку, то ли отправить сотрудника за новым.

Как мы выяснили в ФСС РФ, заменять листок нетрудоспособности с подобными дефектами не надо. Сгибы на бюллетене или его помятость ошибкой не считаются (Порядок, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н). А значит, не препятствуют возмещению расходов на пособия. Так что у компании нет оснований не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате. Конечно, при условии, что листок правильно заполнен и нет никаких ошибок в строках и графах.

Кстати, сохранить нормальный вид листка не так уж и сложно, от излишних повреждений его можно защитить при помощи обычного файла. Да и разгладить помятый листок просто. Достаточно положить его на пару дней под пресс. А вот пытаться распрямить его при помощи таких подручных средств, как утюг, не стоит. Подобная тепловая обработка нередко заканчивается обесцвечиванием чернил на листке или их растеканием.


Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка