Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
12 января 2016 88 просмотров

Как рассчитать отпускные, если сотрудник идет в отпуск за еще не отработанное время, при этом в предыдущем отпуске был меньше года назад.В расчетный период попадают месяцы, которые были использованы в расчетном периоде предыдущего отпуска.2014 год март 57472 руб2014 год апрель 57472 руб2014 год май 80460 руб2014 год июнь отпуск2014 год июль отпуск2014 год август 80460 руб2014 год сентябрь 80460 руб2014 год октябрь 80460 руб2014 год ноябрь 80460 руб2014 год декабрь 103449 руб2015 год январь 80460 руб2015 год февраль отпуск

Отпускные рассчитываются в общем порядке из среднего заработка за расчетный период и количества дней отпуска.

Расчетный период в указанном случае составляет также 12 месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска. При этом нужно учитывать периоды, которые исключаются из расчетного, в том числе время пребывания в очередном отпуске, и соответствующие им выплаты. В остальном применяются общие правила расчета отпускных.

Подробные рекомендации по расчету отпускных приведены ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

Возникновение права на первый отпуск

По общему правилу право на первый ежегодный отпуск (на новом месте работы) возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). При этом некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом. Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.

Отпуск авансом

Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Это право организации, а не ее обязанность.

Некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом:

Время, включаемое в стаж

В стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит:

  • время фактической работы;
  • время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр и т. д.);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году;
  • другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.

Об этом сказано в статье 121 Трудового кодекса РФ.

Время, исключаемое из стажа

В стаж, дающий право на основной отпуск, не входит:

  • время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
  • время отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в рабочем году.

Об этом говорится в статье 121 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск

Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 6 мая 2016 года. С 1 по 30 июня 2016 года (30 календарных дней) сотруднице на основании ее заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Из 30 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период в 16 календарных дней (30 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

Таким образом, право на первый ежегодный отпуск появится у Зайцевой через шесть месяцев непрерывной работы в организации, то есть с 6 ноября 2016 года (независимо от продолжительности имеющегося отпуска за свой счет). А право на второй ежегодный отпуск – не с 6 мая 2017 года, а через год и 16 дней, то есть с 22 мая 2017 года.

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

В каком порядке рассчитать отпускные

Порядок расчета отпускных

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:

Обратите внимание на изменение зарплаты и на особенности включения в расчетный период премий.

Внимание: неправильный подсчет отпускных приведет к занижению или завышению сумм, причитающихся сотрудникам. Поэтому при обнаружении ошибок отпускные нужно пересчитать.

Суммы отпускных, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки, удержите из его зарплаты. Такое удержание возможно только с согласия сотрудника. Этот вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Если сотрудник не согласен с удержанием – обратитесь в суд (ст. 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ).

При занижении отпускных разницу сотруднику доплатите (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Какое время работы включить в расчетный период по отпускным

Прежде чем рассчитывать заработок сотрудника для отпускных, определите, за какой период эти сведения собирать. Речь идет о так называемом расчетном периоде. Важно учитывать, что его продолжительность ограничена, а некоторые промежутки времени из него нужно исключать. Эта рекомендация поможет вам не ошибиться в расчете.

Какова продолжительность расчетного периода для отпускных

Вообще продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Но в любом случае расчетный период не может быть больше года.

К примеру, если сотрудника наняли больше года назад, то расчетный период – 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1-го по последнее число включительно. То есть в мае с 1 по 31, а в феврале – по 28-е или 29-е число включительно. Данные правила определения расчетного периода применяются и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Например, если отпуск сотрудника приходится на период с 29 декабря 2015 года по 16 января 2016 года, то расчетный период будет с 1 декабря 2014 года по 30 ноября 2015 года.

Если же сотрудник отработал меньше года, расчетный период – все время, в течение которого он числится в организации. При этом в расчет включают период с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего тому, в котором сотрудник ушел в отпуск. В таком же порядке определяйте расчетный период, если отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, сотрудник принят на работу 1 июля 2015 года. Его отпуск приходится на период с 29 декабря 2015 года по 16 января 2016 года. Расчетный период будет с 1 июля 2015 года по 30 ноября 2015 года.

Эти правила следуют из части 3 статьи 139 Трудового кодекса РФ.

Организация может установить и другой расчетный период, закрепив его в коллективном договоре или другом локальном акте. Например, условие об этом можно прописать в Положении об оплате труда. Допустим, так: «…расчетный период для отпускных – шесть месяцев…». Такая возможность закреплена в части 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ. Важно только, чтобы изменения не ухудшали положение сотрудников.

В дальнейшем, определяя средний заработок, помните следующее правило. Все полные месяцы в расчетном периоде суммируют. А вот если месяц отработан не полностью, то количество дней в нем придется рассчитать для каждого случая отдельно по формуле.

Какое время исключать из расчетного периода

Из расчетного периода исключите дни, когда сотрудник:

  • получал средний заработок. Например, когда он был в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ). Это правило не касается перерывов для кормления ребенка;
  • болел или получал пособие по беременности и родам;
  • был в отпуске без сохранения зарплаты;
  • использовал дополнительные оплаченные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека. Например, из-за отключения электричества или когда человек не мог выполнять работу из-за забастовки, хотя в ней не участвовал;
  • был освобожден от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в других предусмотренных законодательством случаях.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Некоторое время сотрудник был в командировке и в отпуске за свой счет

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 14 ноября 2016 года ему предоставляют основной оплачиваемый отпуск.

С 1 по 22 августа 2016 года Кондратьев был в командировке.

С 23 по 31 августа 2016 года он взял отпуск без сохранения зарплаты (по семейным обстоятельствам).

Расчетным для начисления отпускных является период с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года. Из расчетного периода нужно исключить дни командировки и период, когда сотрудник был в отпуске за свой счет.

Бухгалтер рассчитал Кондратьеву отпускные, исходя из расчетного периода с 1 ноября 2015 года по 31 июля 2016 года и с 1 сентября по 31 октября 2016 года. август бухгалтер исключил полностью, так как весь этот месяц состоял из времени, которое в расчетном периоде не учитывают.

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как определить заработок для расчета отпускных

Общий заработок

Определив расчетный период, следом нужно узнать, сколько за это время заработал сотрудник. Но важно учитывать, что для расчета отпускных не все выплаты берут во внимание. Какие-то нужно будет исключить. Правильно отделить одни от других вы сможете, прочитав эту рекомендацию.

Какие выплаты сотруднику учитывать при расчете отпускных

В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. Причем источник этих выплат значения не имеет. Полный перечень таких выплат назван в пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. В частности, это:

  • зарплата, которую начислили за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки или как комиссионное вознаграждение. Только с части зарплаты в неденежной форме в расчет берите стоимость выданного, а не начисленные суммы;
  • гонорары, авторские и постановочные вознаграждения, которые начисляют сотрудникам редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства;
  • надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
  • компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, – районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
  • премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет отпускных.

Что исключить при расчете отпускных

Когда определяете заработок для расчета отпускных, не учитывайте следующие начисленные ему суммы:

  • выплаты исходя из среднего заработка согласно действующему законодательству. Например, во время командировки (ст. 167 ТК РФ) или оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ). Исключение из этого правила составляют начисления за время перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ);
  • больничные или пособия по беременности и родам;
  • оплату выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • выплаты из-за простоев, когда сотрудник не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека. Например, из-за отключения электричества.

Такое правило установлено пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

При расчете отпускных учитывать выплаты социального характера, а также все то, что с оплатой труда не связано, не нужно. А именно материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, не включайте в расчет среднего заработка выплаты по гражданско-правовым договорам. Эти выплаты не предусмотрены системой оплаты труда, и трудовое законодательство на них не распространяется.

Пример определения заработка при расчете отпускных. В расчетном периоде сотрудник был в командировке и брал отпуска без сохранения зарплаты

В организации П.А. Беспалов работает с 1 апреля 2015 года. Его оклад – 25 000 руб. Кроме того, Беспалову положена надбавка за вредные условия труда в размере 30 процентов оклада.

С 1 по 14 июля 2015 года Беспалову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

В организации Беспалов работает меньше года, поэтому расчетным для оплаты отпуска является период с 1 апреля по 30 июня 2015 года.

В апреле Беспалов отработал все дни. В мае с 12-го по 29-е он был в командировке. В июне Беспалов брал неоплачиваемые отгулы 29-го и 30-го. Вот какие выплаты ему учел бухгалтер при расчете отпускных:

Месяц Учет рабочего времени Выплаты, которые учитывают при расчете отпускных
Апрель Рабочие дни: 22 дн.
Отработано: 22 дн.
32 500 руб.
(25 000 руб. + 25 000 руб. ? 30%)
Май Рабочие дни: 18 дн.
Отработано: 18 дн.,
в том числе в командировке: 14 дн.

7222,22 руб.
((25 000 руб. + 25 000 руб. ? 30%) : 18 дн. ? 4 дн.)

На время командировки за Беспаловым сохраняется средний заработок, его при расчете отпускных не учитывают

Июнь Рабочие дни: 21 дн.
Отработано: 19 дн.
29 404,76 руб.
((25 000 руб. + 25 000 руб. ? 30%) : 21 дн. ? 19 дн.)

Итоговый заработок для расчета отпускных Беспалова составил:
69 126,98 руб. (32 500 руб. + 7222,22 руб. + 29 404,76 руб.).

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных

После того как вы определили заработок сотрудника за расчетный период, нужно рассчитать средний дневной заработок (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Порядок определения среднего дневного заработка зависит от того:

  • отработал ли сотрудник расчетный период полностью;
  • предоставляют ему отпуск в календарных или рабочих днях.

Также важно учитывать, менялась зарплата или нет.

Расчетный период отработан не полностью, отпуск в календарных днях

Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставляют в календарных днях, средний дневной заработок рассчитайте так:

Средний
дневной
заработок
= Заработок, начисленный за расчетный период
29,3 * Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода + Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце)


Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле:

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце = 29,3 : Количество календарных дней месяца * Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце


Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель «Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».

Такой порядок расчета среднего дневного заработка предусмотрен частью 4 статьи 139 Трудового кодекса РФ, абзацами 2 и 3 пункта 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, частью 13 статьи 2 Закона от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ.

Пример определения среднего дневного заработка для расчета отпускных. Расчетный период отработан не полностью. Отпуск предоставлен в календарных днях. Сотруднику установлен месячный оклад

С 13 мая 2016 года сотруднику организации В.К. Волкову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

Расчетный период для начисления отпускных – с 1 мая 2015 года по 30 апреля 2016 года.

Расчетный период отработан не полностью. С 22 по 26 апреля 2016 года сотрудник болел. Период болезни и суммы больничного пособия из расчета среднего дневного заработка исключаются. За расчетный период, помимо пособия, сотруднику начислено исходя из оклада 268 000 руб.

Для расчета отпускных количество календарных дней равно:

– в полностью отработанных месяцах:
11 мес. * 29,3 дн./мес. = 322,3 дн.;

– в апреле:
29,3 дн./мес. : 30 дн. * 25 дн. = 24,4167 дн.

Средний дневной заработок сотрудника равен:
268 000 руб. : (322,3 дн. + 24,4167 дн.) = 772,97 руб./дн.

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как рассчитать итоговую сумму отпускных

После расчета среднего дневного заработка нужно рассчитать средний заработок сотрудника. Это и будет итоговая сумма отпускных, которую необходимо выплатить сотруднику (ст. 114 ТК РФ).

Расчет итоговой суммы зависит от того, в каких днях предоставлен отпуск ? календарных или рабочих.

При определении итоговой суммы отпускных необходимо также учесть изменения в зарплате.

Отпуск в календарных днях

Если отпуск предоставляют в календарных днях, итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле:

Итоговая сумма отпускных (средний заработок) = Средний дневной заработок ? Количество календарных дней отпуска


При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из среднемесячного числа календарных дней. Подробнее об этом см. Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных.

Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример определения итоговой суммы отпускных и расчета зарплаты за отработанные дни в месяце. Отпуск предоставлен в календарных днях

С 12 мая по 8 июня 2015 года экономисту А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней.

Расчетный период – с 1 мая 2014 года по 30 апреля 2015 года – отработан полностью.

Оклад Кондратьева – 30 000 руб.

Фактические начисления сотруднику за расчетный период показаны в таблице:

Месяц расчетного периода Количество рабочих дней по производственному календарю Количество фактически отработанных дней Зарплата,
руб.
2014 год
Май 19 19 30 000
Июнь 19 19 30 000
Июль 23 23 30 000
Август 21 21 30 000
Сентябрь 22 22 30 000
Октябрь 23 23 30 000
Ноябрь 18 18 30 000
Декабрь 23 23 30 000
2015 год
Январь 15 15 30 000
Февраль 19 19 30 000
Март 21 21 30 000
Апрель 22 22 30 000
Всего 245 245 360 000


Средний дневной заработок сотрудника равен:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1023,89 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных составила:
1023,89 руб./дн. ? 28 дн. = 28 668,92 руб.

В мае 2015 года 18 рабочих дней. На период с 1 по 11 мая приходится 4 рабочих дня. Зарплата сотрудника за май составила 6666,67 руб. (30 000 руб.: 18 дн. ? 4 дн.).

В июне 2015 года 21 рабочий день. На период с 9 по 30 июня приходится 15 рабочих дней. Зарплата сотрудника за отработанные дни июня составила 21 428,57 руб. (30 000 руб.: 21 дн. ? 15 дн.).

Отпуск в рабочих днях

Если отпуск предоставляют в рабочих днях (например, сезонным сотрудникам), итоговую сумму отпускных рассчитывайте по формуле:

Итоговая сумма отпускных (средний заработок) = Средний дневной заработок ? Количество дней отпуска, предоставляемого в рабочих днях


При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Подробнее об этом см. Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных.

Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Суммированный учет рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени применяйте общий порядок расчета итоговой суммы отпускных (абз. 2 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Отпускные рассчитывайте в зависимости от того, в календарных или рабочих днях предоставлен отпуск.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка