Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 февраля 2016 72 просмотра

Какие журналы-ордера или ведомости по окончании отчетного года мы должны распечатывать?

Организация самостоятельно устанавливает в учетной политике формы и порядок ведения регистров бухгалтерского учета. Если есть ЭЦП, то регистры можно вообще не распечатывать. Если электронная подпись отсутствует, то лучше распечатывать документы по правилам, указанным в учетной политике и по требованию инспекторов. Например, по окончанию года, организация может распечатывать главную книгу, оборотно-сальдовую ведомость.

Обоснование

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, какие документы надо распечатывать, а какие можно хранить в электронном виде. И как заверить те, которые вывели из компьютера на бумагу.

От чего убережет: От претензий контролеров из инспекции, ПФР и ФСС и от кипы ненужных бумаг.

Если ваша компания на упрощенке

Большинство рекомендаций упрощенщикам пригодятся. Кроме тех, что касаются налога на прибыль и НДС.

Сейчас многие бухгалтеры ведут учет на компьютерах. Ведь достаточно в программу ввести данные из первички, чтобы быстро формировать нужные отчеты. Кто-то составляет ведомости и аналитические таблицы в Excel. Все это электронные документы. Одни из них можно хранить как есть в компьютере. Другие — лучше на бумаге. Документы, которые надо распечатывать, мы привели в таблице ниже. Подробнее о них мы расскажем в статье и посоветуем, как заверить бумажные варианты.

В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы

Документ Форма хранения Условия, при которых можно или нужно хранить в данной форме Когда понадобится распечатать Основание
Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008, статья 93Налогового кодекса РФ, статья 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикой Электронная Формы заверены ЭЦП По требованию инспекции Статьи 93313 и 314Налогового кодекса РФ,письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314
Бумажная Вы не владеете ЭЦП В сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактур Электронная Любые По требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦП Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ 
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике До 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала
Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносам Электронная Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись» По требованию инспекции, ПФР или ФСС Пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Бумажная Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Регистры бухгалтерского учета

Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.

В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.

Так вот, распечатывать эти регистры вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике. То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью. И рядом напишите свои фамилию и инициалы.

Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.

Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».

Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.

Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ

Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».

Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель. Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ. В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.

Как часто вы распечатываете регистры, закрепленные в учетной политике?

Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru

Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297). Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится. ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.

Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Книга покупок и книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур

Как хранить: Можно в электронной форме. Но передать в таком виде в ИФНС получится, только если заверить ЭЦП.

Когда распечатывать: до 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала.

Вести и хранить книгу покупок и книгу продаж по НДС, а также журнал учета счетов-фактур можно двумя способами — в электронном виде и на бумаге.

Если второй способ вы закрепили в учетной политике, тогда вы должны были распечатывать формы ежеквартально — до 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала. Так что если вы этого по какой-то причине не сделали раньше, то не забудьте распечатать по итогам года.

Каждую распечатку пронумеруйте и прошнуруйте. И отдайте на подпись руководителю.

<…>

Частые вопросы по распечатке документов

Можно ли распечатать на бумаге с двух сторон и скрепить степлером регистр бухучета?

Да, можно. Закон о бухучете не запрещает печатать их на листах с двух сторон и скреплять. Эти ограничения для налоговых деклараций.

Оштрафуют ли нас, если регистры за год мы распечатаем после сдачи годовой декларации?

Нет. Это не является нарушением. Налоговый кодекс РФ не требует печатать регистры до какого-то определенного срока.

На распечатках регистров не отобразилось название компании. Можно ли вписать от руки?

Да, конечно. Ни Закон о бухучете, ни Налоговый кодекс РФ не запрещают заполнять регистры учета комбинированным способом.

Достаточно ли для подтверждения расходов только заверенных регистров?

Нет, ведь регистры не подтверждают расходы. В них накапливаются данные из первички. Вот только ею вы и сможете доказать сумму расходов.

Карточка учета по страховым взносам

Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.

Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе. Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П). Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде. Допустим, в 1С, Excel или другой программе.

Обучающий курс по теме

О правилах расчета страховых взносов — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.

Однако электронные карточки все же стоит распечатывать. Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально. Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано. В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник. Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.

Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам (ст. 37 Закона № 212-ФЗраспоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р). В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы. Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден. Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее. Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года. А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб. (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

  1. Из статьи журнала «Главбух», № 23, декабрь 2012
    Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить
  2. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 11.05.2010 № 03-02-07/1-228

Вопрос:

В учетной политике организации (ООО) закреплено, что на основании ст.10 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в организации бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерской компьютерной программы и используются следующие формы регистров бухгалтерского учета.

1. Журнал-ордер по каждому счету, используемому в учете с детализацией "Дата".В основу построения Журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам в учетной программе. Организация ведет учет имущества, обязательств, хозяйственных и финансовых операций способом двойной записи. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных и финансовых операций. На основании первичных данных формируются в учетной программе бухгалтерские регистры - Журналы-ордера. Распечатываются Журналы-ордера по требованию. Хранение их осуществляется в электронном виде.

2. Главная книга без учета субконто. Итоговые данные Журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Главная книга распечатывается один раз в год.

3. Оборотно-сальдовая ведомость (далее - ОСВ) по организации в целом за квартал с детализацией по субсчетам. ОСВ формируется нарастающим итогом с начала года, то есть за следующие периоды: I квартал, полугодие, 9 месяцев, год. ОСВ распечатывается один раз в квартал.

4. ОСВ за квартал по следующим счетам:01 - с расшифровкой по видам основных средств;02 - с расшифровкой по видам основных средств;60 - с расшифровкой по Контрагентам без учета субсчетов 60.1 и 60.2;62 - с расшифровкой по Контрагентам (без учета субсчетов 62.1 и 62.2);70 - с расшифровкой по работникам;71 - с расшифровкой по работникам. Распечатываются по требованию. Хранятся в электронном виде. Другие регистры бухгалтерского учета организация не ведет. Организация считает утвержденный в учетной политике перечень регистров исчерпывающим для полноценного ведения бухгалтерского учета в организации. При проведении выездной налоговой проверки ООО представило только те регистры бухгалтерского учета, которые утверждены в учетной политике и которые ведутся организацией. Является ли перечень регистров бухгалтерского учета, предусмотренных учетной политикой организации, достаточным?

В случае отказа представить при проведении выездной налоговой проверки иные регистры, не предусмотренные учетной политикой и, как следствие, не ведущиеся, несет ли организация какую-либо ответственность?

Ответ:

В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено письмо по вопросам о порядке представления документов, истребуемых налоговыми органами, и об ответственности за непредставление таких документов и сообщается следующее.В соответствии с пп.3 и 5 п.1 ст.23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик-организация обязан вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также представлять по месту нахождения организации бухгалтерскую отчетность в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", за исключением случаев, когда организация в соответствии с указанным Федеральным законам не обязана вести бухгалтерский учет или освобождена от ведения бухгалтерского учета.

Согласно пп.1 п.1 ст.31 и п.12 ст.89 Кодекса при проведении выездной налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, и иные необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст.93 Кодекса.

Полагаем, что при проведении выездной налоговой проверки налоговый орган вправе проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и с учетом учетной политики, которая для целей налогообложения определена как выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых Кодексом способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика.

Налогоплательщик обязан обеспечить возможность должностным лицам налоговых органов, проводящим выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (п.12 ст.89 Кодекса).Истребуемые налоговым органом документы при проведении налоговой проверки представляются налогоплательщиком в установленный п.3 ст.93 Кодекса срок.

Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых налоговым органом при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.126 Кодекса (п.4 ст.93 Кодекса).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка