Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
16 февраля 2016 58 просмотров

Мы покупаем за наличные почтовые марки для отправки писем. Как их надо проводить по учету, какие проводки, документы и т.д? Так же как проводятся операции, когда покупается авиабилет за наличные и потом предоставляется отчет в авансовом отчете(проводки, документы) и если оплатили авиабилет по безналичному расчету, какими проводками и документами эта операция сопровождается?

1. Почтовые марки относят к денежным документам.

. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов).

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. В этом случае стоимость марок после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
– отражено в составе расходов приобретение почтовых марок.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

2.Если билеты сотрудник приобрел самостоятельно за наличные, то сначала работнику выдают деньги под отчет. Если после командировки деньги у него останутся, он вернет излишек организации. А если, наоборот, потратит больше — то компания должна будет возместить ему затраты. Все эти суммы нужно будет отразить в авансовом отчете.

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
– отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

3. Если билеты по безналу оплачивает организация, то в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

3.Если директор заплатил за билеты командированных сотрудников со своей карты, то организация должна будет компенсировать ему расходы.

Для возмещения личных расходов сотруднику (директору) нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (такими документами могут быть оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности и т. д.).

В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводка:

и будут такие:

Дебет 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 51

— возмещены расходы директору.

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 73
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Обоснование

1.Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как организовать учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин;
– путевки, приобретенные организацией;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.

<…>

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:
– организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;
– сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетовписьмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении.

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
– отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно

ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма входного НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.

Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».

В учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
– 3540 руб. – оплачен авиабилет;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
– 3000 руб. – получен авиабилет;

Дебет 19 Кредит 60
– 540 руб. – учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 3000 руб. – выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

В этом случае бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71
– 3000 руб. – списана стоимость билета к месту командировки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 540 руб. – поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;

Дебет 44 Кредит 71
– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.

2.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных сборов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 7150-3).

<…>

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. ? 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

<…>

НДС по командировочным расходам

Суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в соответствующих бланках строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, НДС спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60)
– учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшат налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ). Ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС по расходам непроизводственного характера.

3.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Может ли сотрудник приобрести основные средства (например, компьютеры) за свой счет, а после организация возместит ему деньги из кассы

Да, может. Поступление объекта оформите в общем порядке.

Это не запрещено. Более того, если сотрудник потратился для нужд организации, то такие расходы ему обязательно надо компенсировать. Данное правило в полной мере применяется и в отношении приобретения основных средств.

Конечно, обычно для закупки сотруднику выдают наличные под отчет. Но на практике так бывает не всегда. Сотрудник, исполняя поручение организации, все расходы может осуществить за свой счет. В этом случае он должен написать заявление о возмещении денег, потраченных на расходы, связанные с деятельностью организации, приложить оправдательные документы (счета, чеки, накладные и т. п.).

Все это следует из положений статьи 164 Трудового кодекса РФ, подпунктов 6.2 и 6.5 Порядка, утвержденного указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-упункта 2 и абзаца 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Поступление же основного средства задокументируйте актом приемки-передачи. Типовые бланки актов приема-передачи для основных средств есть разные:

  • для отдельных объектов, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1;
  • для нескольких однородных объектов, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1б;
  • для отдельных зданий и сооружений – форма № ОС-1а.

Сведения о сдатчике заполните согласно документам, полученным от сотрудника.

4.Из статьи журнала «УПРОЩЕНКА», № 1, ЯНВАРЬ 2014

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

<…>

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

<…>

6.Из статьи журнала «ГЛАВБУХ», № 21, НОЯБРЬ 2011 Как правильно подтвердить покупку проездных билетов и выдать их под отчет

<…>

Как отразить передачу билета сотруднику в бухгалтерском учете

Возможно две ситуации. Первая — когда сотрудник сам приобретает билет, а компания возмещает ему его стоимость. И вторая — организация покупает билет сама.

В первом случае работнику выдают деньги под отчет. Если после командировки деньги у него останутся, он вернет излишек организации. А если, наоборот, потратит больше — то компания должна будет возместить ему затраты. Все эти суммы нужно будет отразить в авансовом отчете.

Пример 1: Сотрудник покупает билет самостоятельно

ООО «Босфор» направило сотрудника А. А. Бартенева в служебную командировку. Под отчет ему выдали 15 000 руб. Вернувшись из командировки, он представил авансовый отчет, в котором указал такие суммы:
— 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.) — расходы на покупку билетов;
— 5200 руб. — прочие командировочные расходы (без НДС).

В общей сумме сотрудник потратил 17 000 руб., перерасход составил 2000 руб. (17 000 – 15 000).

После утверждения авансового отчета сотруднику возместили эти 2000 руб. Бухгалтер ООО «Босфор» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 15 000 руб. — выданы из кассы деньги на командировочные расходы А. А. Бартеневу.

После возвращения сотрудника из командировки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 10 000 руб. (11 800 – 1800) — отражены расходы на билеты без НДС;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 1800 руб. — учтен НДС по билетам;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 5200 руб. — отражены прочие командировочные расходы;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 1800 руб. — принят к вычету НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 2000 руб. — возмещен перерасход денег работнику.

Если же билет приобретает компания, то его нужно отразить в учете в качестве денежного документа на счете 50 «Касса» субсчет «Денежные документы».

Пример 2: Компания приобретает билет для сотрудника

ООО «Босфор» направило сотрудника А. А. Бартенева в служебную командировку. Компания оплатила ему билеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.). А также сотрудник получил 8000 руб. под отчет на командировочные расходы.

Вернувшись из командировки, он представил авансовый отчет, приложив билеты и документы, подтверждающие командировочные расходы в сумме 6000 руб. Неизрасходованные деньги — 2000 руб. (8000 – 6000) он внес в кассу.

Бухгалтер ООО «Босфор» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 11 800 руб. — оплачены билеты;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60
— 10 000 руб. — получены билеты (без учета НДС);

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 1800 руб. — выделен НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
—10 000 руб. — выданы билеты А. А. Бартеневу;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 8000 руб. — выданы из кассы деньги на командировочные расходы.

После возвращения сотрудника из командировки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 10 000 руб. — отражены расходы на билеты;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
—1800 руб. — принят к вычету НДС со стоимости билетов;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
—6000 руб. — отражены прочие командировочные расходы;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 2000 руб. — внесена в кассу организации неизрасходованная сумма аванса.

В кассовой книге операции с денежными документами не отражают. А так как унифицированной формы для учета денежных документов нет, компания может разработать такой регистр самостоятельно. Главное, чтобы в нем были указаны все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

И что важно: форму регистра денежных документов нужно обязательно утвердить приказом руководителя и в учетной политике организации. Пример документа мы привели на этой странице ниже.

Главное, о чем важно помнить

1. Право на вычет НДС при покупке билетов у компании возникает тогда, когда сотрудник представит авансовый отчет после командировки.

2. Покупку электронного билета компании лучше всего подтвердить маршрутом/квитанцией, приложив к ней посадочные талоны.

3. Если компания приобретает командируемому билет, то в бухгалтерском учете нужно отразить не только покупку, но и передачу его сотруднику.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка