Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 февраля 2016 126 просмотров

Сотрудники несколько раз в месяц, по мере необходимости, с корпоративного счета по корпоративной карте снимают наличные через банкомат для целей хозяйственных расходов.Правильно ли мы считаем, что в случае использования корпоративных карт не нужно выполнять требование пункта 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), согласно которому наличные из кассы под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Ведь в данном случае кассовые операции не осуществляются. А расчеты посредством корпоративных карт не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными. Поэтому авансовый отчет можно составлять, например, один раз в конце месяца, даже если снятие наличных сотрудником с карты было несколько раз в месяц?

Действительно, формально Порядок ведения кассовых операций не регламентирует снятие наличных средств с корпоративной банковской карты. Порядок использование организацией и сотрудниками корпоративных карт разрабатывается и утверждается самой организацией. В нем можно прописать, что авансовые отчеты по полученным средствам составляются и утверждаются один раз в месяц.

Однако проверяющие могут посчитать, что снятие денежных средств приравнивается к выдаче денег из кассы, а следовательно, на такие операции распространяются правила выдачи подотчетных сумм из кассы.

Обоснование


Рекомендация: Как выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.


Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).


Корпоративные карты: учет, расчеты и документы

О СЕМИНАРЕ

Компании все чаще используют корпоративные карты вместо того, чтобы снимать наличные по чекам. Это удобно: не надо каждый раз ездить в банк за деньгами, и сотрудник может получить доступ к средствам в нужное время. Также снижается риск потери или кражи денег во время перевозки.

Поэтому, если вы еще используете чековые книжки, подумайте, может, стоит перейти на пластик? Сегодня я расскажу, с чего начать работу с картами и как организовать ее.

Какие бывают виды карт

Есть два типа корпоративных карт – дебетовые и кредитные. Расчеты по дебетовой карте ведутся только за счет собственных средств компании. На кредитной карте наличие собственных денег не обязательно. Банк даст средства в долг в пределах заранее оговоренного лимита.

Карту можно открыть к действующему расчетному счету или к специальному карточному, отделив нужную сумму от основных денег. А если вы боитесь, что сотрудник потратит лишние деньги, то лучше открыть отдельный счет. Но и привязка к расчетному счету может быть безопасной, если установить лимиты, сверх которых сотрудник не сможет снять деньги.

Большое распространение получили кэш-карты. Они являются разновидностью дебетовых карт. Функционал у них тот же: можно оплатить покупки, снять деньги с расчетного счета и пополнить его. Но кэш-карту банк откроет только к расчетному счету. Как правило, ее используют компании, которые торгуют в розницу, чтобы кассир в конце дня мог внести наличную выручку на банковский счет.

Когда вы определились с видом карт, можно заключать договор о выпуске и обслуживании. У каждого банка свои тарифы, условия и список документов.

Вам же на данном этапе надо выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать. К этому вопросу подойдите со всей серьезностью. Сотрудники не смогут передавать друг другу пластик для оплаты. Такой запрет банки прописывают в договоре. К тому же ответственность за сохранность карты и операции по ней несет тот, на кого она оформлена. А если у карты будет несколько пользователей, это опасно. Компания не сможет взыскать перерасход по карте, так как не найдет инициатора операции.

К слову, об ответственности перед компанией сотрудников – держателей карт. Работник несет ответственность за недостачу в пределах своего месячного заработка. Об этом написано в статье 241 ТК РФ. С некоторыми сотрудниками компания заключает договор о полной материальной ответственности. Перечень таких должностей можно найти в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ).

Что прописать в регламенте по работе с картами

Когда вы получите карты, не спешите раздавать их сотрудникам. Сначала объясните правила работы с пластиком. Для этого составьте регламент и ознакомьте с ним сотрудников под подпись (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Документ поможет контролировать карты и учитывать операции по ним.

Итоговый вариант регламента у каждой компании будет свой. Но важно описать следующие ключевые моменты:

– Ф.И.О. и должности сотрудников – держателей карт;

– какие операции можно совершать по карте (оплата или снятие наличных);

– на что можно тратить деньги (хозяйственная деятельность, командировочные и представительские расходы);

– лимит (общий или индивидуальный для каждого расхода);

– срок, в течение которого сотрудник должен отчитаться, и документы, подтверждающие расходы;

– порядок действий на случай, если сотрудник вдруг потеряет корпоративную карту;

– ответственность за соблюдение регламента и порядок взыскания ущерба с работника.

Чтобы фиксировать выдачу и возврат карт, заведите журнал учета (см. образец ниже. – Примеч. ред.), специальную ведомость или акт. В документе укажите: Ф.И.О. и должность работника, реквизиты карты, дату выдачи, подпись сотрудника за то, что он получил пластик, и отметку о возврате.

Скачать образец >>

В реквизитах карты не указывайте секретный код CVV/CVC – три цифры, которые находятся на обороте. Это небезопасно. Именно этот код держатель карты вводит, чтобы подтвердить свои права, оплачивая покупку через интернет.

Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, сотрудник должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.

При этом вовсе не обязательно, чтобы работник отчитался в течение трех дней после того, как истекло время, на которое выданы деньги. Этот срок действует при расчете наличными. Его установил Центробанк в пункте 6.3 Указаний № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Расчеты корпоративными картами – безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются.

Этот же принцип можно применить и к другим правилам. Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления. Только не путайте это с ситуацией, когда подотчетные перечисляют на личную карту работника. Тут заявление необходимо. Минфин России указал на это в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288.

Правда, инспекторы на местах думают иначе. При проверке они могут оштрафовать компанию, которая использует корпоративные карты, но не соблюдает порядок кассовых операций из Указаний Центробанка № 3210-У.

Штрафы можно оспорить в суде. Есть решения в пользу компаний: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. по делу № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. по делу № А03-6142/2012.

Как отразить операции по карте в учете

Итак, вы получили карты. Надо ли отражать сам пластик на счетах учета? Есть две точки зрения.

Согласно первой, карты отражать на счетах не нужно.

Сторонники второй точки зрения считают, что карты надо отражать на счете 002 « Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по символической оценке. Например, 1 руб. Эта точка зрения вполне логична. Карта – это собственность банка. Об этом написано на ее оборотной стороне. Иногда банк даже прописывает в договоре условие о возврате карты с истекшим сроком действия. Правда, обычно клиенты карты не возвращают, ну, а банкиры не настаивают.

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке (подп. 15 п. 1 ст. 265, подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51.

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
– выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71.

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
– сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
– отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
– списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
– учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66. Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
– 15 000 руб. – получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
– 15 000 руб. – сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 15 000 руб. – отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
– 750 руб. – учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51
– 15 750 руб. – оплачен долг и проценты по нему.


Получаем корпоративные карты для подотчетников

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение ЦБ РФ № 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма № КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых отчетов

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ № 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ № 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ № 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка