Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Все запутались, когда сдавать упрощенную декларацию вместо нулевой

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
17 февраля 2016 26 просмотров

Организация сдает отчетность (бухгалтерскую и налоговую) через телекоммуникационные каналы связи и получает протоколы подтверждающие сдачу отчетности, которые распечатывает и подшивает к отчетам.Нужно ли при этом подписывать саму отчетность или декларации генеральному директору ручкой или подпись ЭЦП (электронной цифровой подписью) заменяет живую подпись директора на декларациях и отчетности.Вопрос возник в связи с тем что банк при запросе документов на кредит требует кроме протоколов еще и подпись руководителя на балансе.

Электронные документы вообще не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде (см. письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489). Их можно хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Нужно организовать архив, чтобы иметь возможность при необходимости быстро находить нужный бухгалтерский документ.

При этом квалифицированная электронная цифровая подпись директора заменяет его живую подпись на декларациях и отчетности. А вот документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью не признаются равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью директора (пункты 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, письма Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67,от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409).

Однако если документы представляются на бумаге, а не в электронном виде, они должны быть подписаны собственноручно уполномоченным лицом.

Для того, чтобы правильно оформить копии документов, нужно следовать правилам ГОСТ Р 6.30-2003, установленным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

В соответствии с пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, на копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

При этом для заверения копий документов достаточно надписи «Верно» или «Копия верна». Многостраничные документы можно заверить либо как один документ (если он будет прошит), либо копию каждого листа. Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

Обоснование

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Электронные документы

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписьюдокументы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67,от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

<…>

Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как заверять бумажные копии представляемых организацией документов при выездной налоговой проверке

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденногопостановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

<…>

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 12, Декабрь 2014

Ответы на главные вопросы про электронный документооборот

План вебинара:

  1. В каком виде хранить электронные документы.
  2. Как подтвердить электронную подпись.
  3. Каким образом передать документы проверяющим.
  4. Чем заменить недопустимые символы.

Большинство компаний настроили электронный документооборот пока только с налоговиками и внебюджетными фондами. Но в процедуре еще далеко не все так гладко, как хотелось бы. Несмотря на то что утвержденыМетодические рекомендации по организации электронного документооборота между проверяющими и налогоплательщиками (приказ ФНС России от 13 июня 2013 г. № ММВ-7-6/196@. – Примеч. ред.), на практике возникает множество вопросов. Решить их на законодательном уровне пока не удалось.

Рассмотрим наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются компании. Я подскажу, как решить каждую из них самым оптимальным способом.

В каком виде хранить электронные документы

Пожалуй, главная трудность состоит в том, что правила хранения электронных документов пока нигде не прописаны. Даже в законе об архивном деле таких правил нет (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Этот закон ориентирован на бумажные документы. Конечно, можно руководствоваться ГОСТами. Однако они не считаются нормативными актами, обязательными для применения. Как же тогда хранить документы?

Компании ничего не остается, кроме как самой прописать порядок хранения электронных документов во внутреннем акте. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Прежде всего, нужно учитывать срок хранения документов. Если он составляет больше 10 лет, то оригиналы безопаснее распечатывать и хранить на бумаге.

Во-первых, потому что со временем меняются форматы документов. И вполне возможно, что в будущем действующие форматы будут несовместимы с операционными системами или возникнут другие сложности с просмотром. Во-вторых, устаревают носители информации. Пример – дискета. Еще лет шесть назад дискеты были у каждого бухгалтера и активно выручали его. Теперь же в редких случаях у компьютера есть подходящий разъем.

Если срок хранения документов меньше – до 10 лет, то компания может хранить их полностью в электронном виде. Но в таком случае надо правильно организовать архив (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Как хранить электронные документы

Критерии Локальное хранилище Облачное хранилище
Место хранения информации Компьютер организации Сервер провайдера (центра обработки данных)
Резервное копирование данных Порядок копирования определяет компания Регулярно осуществляет провайдер
Замена носителей информации За счет средств организации
Доступ к электронным документам Непосредственно с компьютера, на котором хранится информация. Можно настроить удаленный доступ для других устройств Удаленный. Открыть хранилище можно с любого устройства, подключенного к Интернету
Зависимость от качества каналов связи Нет Есть
Защита данных Настраивает компания Предоставляет провайдер

ЛОКАЛЬНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Один из способов хранить электронные документы – выделить отдельный сервер и рассортировать в нем информацию по папкам. При этом очень важно регулярно проводить резервное копирование документов на другие носители (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски). Вдруг сервер по какой-то причине придет в негодность.

Кроме того, сами носители нужно заменять. Ведь они имеют свойство устаревать. И может случиться, например, что с диска, который пролежал три года, уже не получится скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Сейчас стали появляться программы, с помощью которых можно организовать архив электронных документов. В таких программах работать удобно: можно воспользоваться поиском документов, отсортировать их, разделить права доступа к информации и т.? д. Такие программы можно купить или бесплатно скачать в Интернете.

ОБЛАЧНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Все большую популярность сейчас приобретают облачные хранилища информации. Такие технологии активно развиваются и уже зарекомендовали себя как удобные и надежные системы хранения данных.

Все вопросы, связанные с резервным копированием и заменой носителей, берут на себя центры обработки данных. Ведь это именно они хранят информацию. Услуги облачного хранения в настоящее время предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Как подтвердить электронную подпись

Проверяя документы компании, налоговикам важно знать, что их подписал действительно уполномоченный сотрудник. Поэтому хранить нужно не только документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Кстати, инспекторы потребуют доказать, что на момент подписания сертификат был действительным. А если момент подписания определить нельзя, то проверяют на день ревизии (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Однако век сертификата недолог. В удостоверяющем центре его выдают всего на один год. Тогда как проверку могут назначить несколькими годами позже. Сразу скажу, что компаниям беспокоиться не о чем. Действительность сертификата поможет подтвердить оператор электронного документооборота. Для этого операторы ЭДО используют усовершенствованную электронную подпись, которая содержит так называемые штампы времени. Они и позволяют доказать, что на момент подписания документа электронная подпись существовала, а сертификат был действительным.

Комментарий редакции

Одной подписи в электронном документе достаточно

Многих настораживает тот факт, что электронный документ подписывает всего один человек. Тогда как в бумажной версии этого документа может быть сколько угодно подписантов. Тогда нам задают вопрос: не является ли такое расхождение в правилах оформления документов опасным? Не переживайте, в этом ничего критичного нет.

Вся логика работы с электронными документами построена так: с одной стороны – одна подпись. Если нужно организовать работу так, чтобы подписи ставили ответственные лица, можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить их электронные подписи. Однако в любом случае к контрагенту через оператора документооборота попадет всего одна электронная подпись руководителя или уполномоченного сотрудника.

Каким образом передать документы проверяющим

В ходе налоговой проверки в определенных случаях инспекторы могут провести выемку документов. Во-первых, на такую меру они вправе пойти, если компания отказывается представить документы в добровольном порядке или не представила эти бумаги в назначенный срок (п. 4 ст. 93 НК РФ). Во-вторых, если проверяющим недостаточно копий и у них есть основания полагать, что компания уничтожит, скроет, изменит или заменит документы, свидетельствующие о нарушении (п. 8 ст. 94п. 14 ст. 89 НК РФ).

Но неясно, как инспекторы должны проводить выемку электронных документов. Более того, у самих проверяющих по этому вопросу нет единого мнения. Например, в некоторых местных инспекциях считают, что нужно забрать из компьютера компании жесткий диск. Но данные, которые содержатся на диске и не относятся к проверке, инспекторы изымать не вправе (п. 5 ст. 94 НК РФ).

В самой ФНС России признают, что порядок выемки электронных документов не урегулирован законом. И соглашаются, что самый оптимальный вариант – это не выемка в ее традиционном понимании, а представление документов по ТКС. То есть скорее всего, если надо проверить документы, инспекция затребует их по ТКС. И компания отправит документы в электронном виде.

Разберем более распространенный случай: как представить электронные документы в рамках выездной проверки? Согласно пункту 12 статьи 89 НК РФ, компания должна организовать для проверяющего рабочее место: подготовить стол, стул, компьютер с доступом в Интернет, выгрузить необходимые электронные документы или открыть к ним доступ. Кроме того, понадобится установить на компьютер программы, которые позволят просматривать документы, проверять их формат и электронную подпись.

Можно договориться о более простом решении. О том, что компания вправе представить документы в инспекцию по ТКС, если их форматы утверждены ФНС России, прямо сказано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Однако сейчас список утвержденных форматов электронных документов весьма невелик.

Поэтому остается непонятным, как представлять документы в электронном виде, если они созданы не по форматам налоговой службы. Например, акты сверки и соглашения о взаимозачете.

В таких случаях можно представить копии документов на бумаге. При этом их надо заверить подписью руководителя и печатью организации с пометкой «копия верна». То есть так же, как и обычные бумажные документы. Добавляется лишь отметка о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1–2 и ФНС России от 29 июня 2010 г. № МН-37-6/5451).

Чем заменить недопустимые символы

В форматах ФНС России не все символы являются допустимыми. Возьмем для примера такой распространенный символ, как прочерк. Между тем в определенных случаях правила заполнения документов предписывают проставлять такие символы. Например, в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры, если его выставляют на сумму предоплаты или на стоимость оказанных услуг, выполненных работ.

В любом случае безопаснее для налогоплательщика соблюдать формат. То есть оставлять поле пустым. Ведь технически формализованный документ, который отправлен в ФНС, проходит проверку. И если в нем есть недопустимые символы, то проверку документ может не пройти.

Отсутствие прочерка относится к тем недочетам, которые не препятствуют инспекторам определить продавца, покупателя, стоимость товара, сумму, ставку налога. А значит, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Конспект подготовила Лина Ставицкая

Анастасия Щепина, аналитик компании Synerdocs

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка