Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 февраля 2016 413 просмотров

В связи с изменением должностных обязанностей и введением новой должностной инструкции в организации принято решение об уменьшении окладов с 01.03.2016. Об этом все сотрудники были уведомлены под роспись еще 01.12.2015 и они были согласны с этим мероприятием. Один из сотрудников уволился из организации 31.12.2015 по собственному желанию, но после передумал и решил снова устроиться и был принят 11.01.2016. Вопрос: Нужно ли снова уведомлять его о предстоящих изменениях с 01.03.2016?

Так как сотрудника устраиваете на старых условиях по новому договору, то обязательно надо его ознакомить под подпись с предстоящими изменениями.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого, помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней), необходимо оформитьдополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудниканеобходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

Организация «Альфа» находится в г. Москве. При этом она имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря того же года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

<…>

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить должностную инструкцию

<…>

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

<…>

Из статьи журнала «Зарплата», №6, июнь 2015
ЕСЛИ УВОЛЕННЫЙ РАБОТНИК ВЕРНУЛСЯ ОБРАТНО

О.В.Нестерова, специалист по трудовому праву

Иногда после увольнения сотрудник возвращается в организацию. О нюансах повторного оформления, а также о том, как метания работника отразятся на его отпускном и страховом стаже и порядке выплаты пособий, читайте в статье.

Независимо от предыстории отношений работника и работодателя они должны заключить новый трудовой договор, поскольку прежний прекратил свое действие.

ОСОБЕННОСТИ ПОВТОРНОГО ОФОРМЛЕНИЯ

При заключении нового трудового договора с бывшим работником часто возникает вопрос: нужно ли требовать от него копии личных документов, заявление на вычеты, присваивать ему новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело? Давайте разбираться.

Копии документов необходимы

При повторном заключении с сотрудником трудового договора специалист кадровой службы должен потребовать у работника (ч. 1 ст. 65 ТКРФ):

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • свидетельство о государственном пенсионном страховании.

Работодателю также необходимы:

  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
  • сведения об ИНН. Если у работника есть свидетельство о его присвоении, копию документа нужно представить при оформлении на работу.

Для получения стандартных налоговых вычетов сотрудник должен написать заявление и представить копии документов, подтверждающих его право на вычеты (как на себя, так и на детей):

  • удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, удостоверения ветерана Великой Отечественной войны, справки об установлении инвалидности и т. п.;
  • свидетельств о рождении детей, о браке, о смерти супруга и др.

Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет документов, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.

Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя. Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д., ответственность за это возлагается на работника. А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.

Табельный номер

При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Порядок присвоения табельных номеров законодательством не установлен. Есть лишь общие рекомендации — при увольнении работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому сотруднику в течение одного-двух лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных приложением кписьму Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.73 №75-АБ/ 89/10-80).

Из этой нормы можно сделать следующий вывод. Если уволившийся сотрудник вновь принят на работу до того, как прошло два года после увольнения, за ним можно сохранить прежний табельный номер.

Раньше это не всегда было возможно. Например, пользователи устаревшей версии «1С ЗУП 8.0» из-за программных ограничений не могли этого сделать. Сейчас в программах «1С 7.7 Зарплата и Кадры» и «1С 8.2 Зарплата и Управление персоналом» бухгалтер может сам определить, какой табельный номер присвоить сотруднику при повторном приеме на работу. Следовательно, можно присвоить вернувшемуся работнику тот же самый табельный номер.

Личная карточка

При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно. Для этого есть по меньшей мере три причины.

Во-первых, форма №Т-2 заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении работника.

Во-вторых, в графе «Трудовой договор» указывается номер и дата его составления. А ей будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.

В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Личное дело

Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из пункта 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 .

Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка