Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Внимание: какие письма от налоговой открывать нельзя

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
18 февраля 2016 83 просмотра

Подскажите сроки хранения ведомостей по зарплате и начислений взносов в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а так же сроки хранения отчетности в эти фонды.Сроки хранения налоговой отчетности.

Срок хранения налоговых деклараций всех видов, регистров налогового учета, справок 2-НДФЛ - 5 лет.

Срок хранения ведомостей по заработной плате -5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

Срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов, ведомости начислений в ПФР и в ФСС) - 6 лет.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 21, Ноябрь 2015

Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

<…>

Бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить как минимум пять лет

В статье 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и статье 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (далее — Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом, Федеральным законом от 24.07.09 № 212-ФЗ, а также Перечнем документов.

Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее пяти лет (письмо Минфина России от 22.07.13 № 03-02-07/2/28610, доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 14.08.13 № АС-4-3/14759@).

Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы «Клиент — банк». При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104).

Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения. Например, документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов нужно хранить в течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ)).

Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).

Но из этого правила есть исключения (см. таблицу ниже). В частности, в отношении налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книги покупок и книги продаж), течение срока хранения начинается с даты последней записи в них (п. 24 разд. II приложения 4 и п. 22 разд. II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Таблица. Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских (налоговых) документов

Вид документов Срок хранения Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д. В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены Строки 382, 392, 394 и 396 раздела 4 Перечня документов
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов) В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет Строка 412 раздела 4 Перечня документов
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок Пункт 4 статьи 283, абзац 7 пункта 7 статьи 346.18, абзац 7 пункта 5 статьи 346.6, абзац 9 пункта 16 статьи 214.1 НК РФ и письмо Минфина России от 25.05.12 № 03-03-06/1/278
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи) Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и письмо Минфина России от 26.04.11 № 03-03-06/1/270
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265, пункт 2 статьи 266 НК РФ и статья 203 ГК РФ
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет Абзац 4 пункта 3 статьи 264 НК РФ
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании Строки 351 и 358 раздела 4 Перечня документов

<…>

Из статьи «Российский налоговый курьер» № 13-14, Июль 2011

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
<…>
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет** Статья 71 Перечня
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет Статья 74 Перечня
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми Статья 773 Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет Статья 411 Перечня
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми Статья 589 Перечня
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет Статья 77 Перечня
Коллективные договоры Не менее 10 лет** Статья 576 Перечня
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет Статья 656 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет Статья 657 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 456 Перечня
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Статья 457 Перечня
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет Статья 458 Перечня
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет Статья 19 Перечня
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—изменении фамилии;

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 586 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 583 Перечня
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет Статья 636 Перечня
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет Статья 600 Перечня
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 412 Перечня
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет Статья 414 Перечня
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет Статья 415 Перечня
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет Статья 896 Перечня
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 417 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Статья 658 Перечня
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет Статья 413 Перечня
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет Статья 416 Перечня
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет Статья 664 Перечня
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет Статья 695 Перечня
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Статья 693 Перечня
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет Статья 563 Перечня
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет Статья 663 Перечня

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка