Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
19 февраля 2016 5 просмотров

Работник взял ден.средства под отчет и ему надо за них отчитаться, можно ли принять данные документы? Если нет,то каким образом сотруднику отчитаться за полученные средства?

В данной ситуации сотрудник вправе приложить к авансовому отчету копии квитанций, которые свидетельствуют о том, что деньги потрачены по назначению. Решение об утверждении авансового отчета возлагается на руководителя. При положительном решении авансовый отчет утверждается и задолженности по возврату подотчетной суммы у сотрудника не возникает.

Обоснование


Ркомендация

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения). Сделать это нужно в разумный срок, который устанавливает руководитель организации. Так сказано в пункте 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.


Ситуация: как отразится на расчете налогов и взносов то, что организация возместила подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

Придется удержать НДФЛ, также безопаснее начислить страховые взносы.

А вот на расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).*

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику при отсутствии оправдательных документов, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов являются его доходом (ст. 41, 209 НК РФ). Так считают судьи (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12, ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.

Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.

Главбух советует: можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку. Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.

Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг). Это могут быть:

– отчет об использовании наличных денежных средств;
– акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;
– объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной. Для этого подойдут, к примеру, прайс-листы и каталоги компаний, продающих аналогичную продукцию.

К такому выводу пришли судьи в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 11 ноября 2015 г. № Ф09-7999/15.

К сожалению, в отношении НДФЛ такой подход неприменим. Точку в этом отношении поставил Президиум ВАС РФ в постановлении от 5 марта 2013 г. № 13510/12.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка