Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 февраля 2016 22 просмотра

Туроператор просит у турагента оригиналы отчетов агента и актов, сканы отчетов агента и актов есть. В ответ бухгалтер турагента говорит, что по гражданскому кодексу достаточно копий отчетов агента и актов, оригиналы не обязательны. Так ли это? Если так, то согласно какой статьи гражданского кодекса и как это прописать в договоре между туроператором и турагентом?

Нет, это не так. У организации должен быть либо оригинал отчета агента и акта, либо экземпляр в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Скан не является электронным документом. Нужно получить от контрагента документы с подписями. Потому что без первички организацию могут привлечь к ответственности за грубые нарушения правил учета доходов и расходов.

В договоре можно прописать так: «Ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять Принципалу отчет о ходе и результатах выполнения поручения. Отчет представляется по факсу по утвержденной Принципалом форме. Одновременно Агент направляет Принципалу оригиналы отчета и бухгалтерских документов (в том числе счетов-фактур) курьером или почтой с уведомлением о получении. В случае непредставления Агентом бухгалтерских документов Принципал имеет право считать тур реализованным со скидкой в размере вознаграждения Агента.»

Обоснование

1. Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Электронные документы

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

<…>

2. Из рекомендации Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как начислить НДС с посреднических операций

<…>

Таким образом, заказчик должен начислить НДС в момент, когда товары (работы, услуги) покупателю были отгружены (выполнены, оказаны) посредником. Причем датой отгрузки считается дата первого по времени документа, оформленного на покупателя (перевозчика) (письмо ФНС России от 17 января 2007 г. № 03-1-03/58). Узнать о том, когда товары (работы, услуги) были отгружены (выполнены, оказаны), заказчик может из отчета посредника. Поэтому по возможности посредник должен приложить к своему отчету копии первичных документов, подтверждающих дату отгрузки товаров (работ, услуг). Отчет посредника составляется в произвольной форме, типового образца для него нет.

<…>

3. Из рекомендации Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»

Как действовать, если контрагенты задерживают документы

Бухгалтерия – это серьезное подразделение, которое должно работать, как отлаженный часовой механизм. А если контрагенты будут задерживать документы, то механизм будет давать сбои.

Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см. Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя. А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов.

Решите вместе с руководителем, кто должен требовать документы у контрагентов

Изначально руководству организации лучше определить, какие отделы и какие сотрудники будут требовать запоздавшие документы. Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками. Все функции лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и прочих документах. А конкретные обязанности закрепите в должностных инструкциях сотрудников.

В идеале получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров и понимают, как с ними лучше общаться. К тому же менеджеры одни из первых должны следить за сроками обмена первичными документами. Но зачастую требовать бумаги от контрагентов приходится бухгалтерии. Советы в этой рекомендации будут полезны и бухгалтеру, и другим сотрудникам, назначенным ответственными за своевременность поступления первички от поставщиков и покупателей.

Разбейте контрагентов на значимых и не очень

Для начала разделите всех контрагентов на две группы. При этом смотрите на общую сумму по контрактам, которые были заключены с конкретной организацией, за определенный период, например, за год.

Если насчитается серьезная для вашей организации сумма, то этого контрагента отнесите к первой группе. То есть в нее войдут основные поставщики или ключевые клиенты, которые приносят как минимум 20 процентов прибыли (или еще больше – решать вам и руководителю).

Соответственно, все, кто не вошел в первую группу, окажутся во второй. То есть там будут менее значимые по суммам сделок контрагенты. Для них можно устанавливать свои требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет играть по вашим правилам, то от него при необходимости вы сможете спокойно отказаться и найти другого, более сговорчивого.

Предварительно составленный список, конечно же, согласуйте с генеральным директором. После того как обе группы будут окончательно утверждены, можно начинать прорабатывать тактику поведения с каждой.

Как добиться документов от не очень значимых поставщиков и клиентов

Начнем с той группы, в которую попали контрагенты организации, которые приносят доход или поставляют товары на сумму, не особо существенную для вашей организации.

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться документами

Самый лучший вариант – заранее договориться, как будет происходить обмен документами. Закрепите эти условия в договоре, четко обговорив сроки и санкции за нарушения. Если договор с контрагентом уже заключен, а вопросы, связанные с обменом документов, в нем не прописаны, то можно составить дополнительное соглашение. Объясните партнеру, что это пойдет только на пользу вашим деловым отношениям и устранит разногласия. Также не забудьте уточнить, кто будет оплачивать пересылку документов.

Главбух советует: если контрагент находится в другом городе, пропишите, что стороны будут обмениваться документами экспресс-почтой.

Так как ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Читать еще советы

Еще рекомендуем в договоре закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг. Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя. Сформировать список помогут сопроводительные письма, в которых будут указаны название и количество отправленных документов.

Совет второй: свяжитесь с руководством недобросовестного контрагента

Переговоры с бухгалтерией партнера не всегда дают нужные результаты. В таком случае стоит связаться с дирекцией контрагента.

Конечно, лучше, если с начальством недобросовестного контрагента пообщается непосредственно руководитель вашей организации. Но если решать вопрос полностью поручили вам, то напишите официальное письмо от имени директора.

Как показывает практика, официальные письма действуют на людей сильнее, чем телефонные разговоры. Да и директор будет рад, что от него требуется только подпись, а о содержании письма вы уже позаботились.

Что предпринять, если документ задерживает ключевой контрагент

Контрагентам, которых вы отнесли к значимым, иногда можно пойти на уступку. Если есть необходимость, можно проявить лояльность.

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Как и с несущественными контрагентами, лучше все вопросы обсудить заранее и закрепить в договоре. Заодно и контрагент будет видеть в вашей организации серьезных партнеров, с которыми можно строить бизнес.

Совет второй: попросите выслать отсканированные копии документов

Замечательный способ выяснить, дошли ли документы до контрагента и начал ли он их обрабатывать. Если сканы документов дойдут, значит, бухгалтерия контрагента уже их обработала и партнеры, скорее всего, согласны с данными в первичке. В таком случае получить оригиналы – лишь дело времени.

Если же партнеры начинают всячески уходить от просьбы или утверждают, что им ничего не дошло, то вышлите им дубликаты. Возможно, документы и правда затерялись. Чтобы это не повторилось, отправьте отдельное письмо их руководителю.

Но помните, что важно заполучить подписанные оригиналы своих документов. Несмотря на то что в налоговом учете доходы лучше признавать в том периоде, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть ждать подписанные документы от контрагента не нужно. И НДС начисляйте сразу после того, как вы выставите счет-фактуру.

Но все-таки рекомендуем получить от покупателей документы с подписями. Потому что без первички вашу организацию могут привлечь к ответственности за грубые нарушения правил учета доходов и расходов.

Совет третий: направьте письмо контрагенту с просьбой представить оригиналы документов

Так же как и с несущественными клиентами, лучше попросить директора или менеджера по ключевым клиентам пообщаться с контрагентами. Или же написать письмо о представлении документов. Только в этой ситуации не нужно давить на партнеров. Объясните ваши и их риски и призовите их к профессиональной солидарности. Тут понадобятся доброжелательность, терпение и немножко занудности в хорошем смысле этого слова.

Совет четвертый: заполните документы вместо партнера

Если клиент ключевой и платит вашей организации большие деньги, то с ним можно и повозиться. Оформите все за него и передайте бумаги для подписи. Лучше всего отправить сотрудника вашей бухгалтерии с пакетом важных бумаг, но если все заняты или партнер находится далеко, воспользуйтесь курьерской службой или экспресс-почтой.

4. Агентский договор на реализацию туристских продуктов

АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР № 1

г. Москва 01.06.2007

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"», далее именуемое «Принципал», в лице генерального директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Акционерное общество «Альфа», далее именуемое «Агент», в лице генерального директора Глебовой Аллы Степановны, действующей на основании Устава, с другой стороны заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. По настоящему Договору Принципал поручает, а Агент берет на себя обязательство совершать от своего имени и за счет Принципала фактические действия, указанные в пункте 2.1 настоящего Договора, а Принципал обязуется уплатить Агенту вознаграждение за выполнение этого поручения.

1.2. Настоящий Договор заключен на срок с 1 июня 2007 года по 30 сентября 2008 года.

Срок действия Договора может быть продлен по письменному соглашению Сторон.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АГЕНТА

Агент обязуется:

2.1. Совершать следующие действия:

– осуществлять реализацию клиентам туристских продуктов (под которыми понимается комплекс услуг, необходимых для осуществления туристической поездки);
– оказывать содействие в медицинском и ином страховании клиентов;
– получать от клиентов и передавать Принципалу сведения и документы, необходимые для предоставления туристских услуг;
– принимать от Принципала и передавать клиентам сведения и документы, необходимые для получения клиентом туристских услуг.

2.2. Выполнять действия, указанные в пункте 2.1 Договора, лично. Для выполнения указанных действий Агент не вправе заключать субагентские договоры с другими лицами.

2.3. Обеспечивать сохранность документов, имущества и материальных ценностей, полученных им от Принципала или третьих лиц.

2.4. В договорах, заключаемых с клиентами, предусмотреть возможность замены предоставляемых услуг, иные положения, касающиеся условий использования клиентами реализуемых в соответствии с настоящим Договором туристских продуктов.

2.5. В течение 7 (семи) календарных дней с момента получения извещения об изменении условий предоставления туристского продукта письменно (посредством факса или электронной почты) информировать Принципала о принятии клиентами измененных условий либо об отказе. Неинформирование в указанный срок Агентом Принципала означает согласие клиентов с изменениями.

2.6. В течение 24 (двадцати четырех) часов с момента получения информации уведомлять Принципала в письменном виде с использованием доступных средств связи о ставших известными Агенту фактах неоказания или ненадлежащего оказания услуг, входящих в тур.

2.7. Предпринимать все возможные действия по недопущению возникновения и урегулированию возникших претензий клиентов.

2.8. Получать полную оплату от клиентов за туристский продукт Принципала до начала тура.

2.9. Ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять Принципалу отчет о ходе и результатах выполнения поручения. Отчет представляется по факсу по утвержденной Принципалом форме. Одновременно Агент направляет Принципалу оригиналы отчета и бухгалтерских документов (в том числе счетов-фактур) курьером или почтой с уведомлением о получении. В случае непредставления Агентом бухгалтерских документов Принципал имеет право считать тур реализованным со скидкой в размере вознаграждения Агента.

2.10. Выполнять другие обязанности, которые в соответствии с настоящим Договором или законом возлагаются на Агента.

Агент имеет право:

2.11. Получать у Принципала информацию, необходимую для выполнения поручения, предусмотренного настоящим Договором.

2.12. Отказаться от забронированного туристского продукта с уплатой Принципалу штрафа в размере 100% от стоимости тура.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПРИНЦИПАЛА

Принципал обязуется:

3.1. Обеспечить Агента всем необходимым для выполнения настоящего Договора, в том числе:

– своевременно не позднее 2 (двух) суток до начала действия тура представить Агенту информацию о расписании авиа-, железнодорожных рейсов, времени и месте сбора группы;
– в разумный срок информировать Агента о возникновении обстоятельств, препятствующих выполнению взятых на себя обязательств по настоящему Договору, а также о возникших изменениях в туристском продукте;
– не позднее 2 (двух) суток до начала тура передать Агенту документы на тур;
– обеспечить Агента информационно-рекламными материалами о туристском продукте;
– своевременно сообщать Агенту об изменениях в составе документов, требующихся для оформления реализации туристского продукта.

3.2. Принять отчет Агента. Принципал, имеющий возражения по отчету Агента, должен сообщить о них Агенту в течение 10 (десяти) календарных дней со дня получения отчета. В противном случае отчет считается принятым Принципалом.

3.3. Уплатить Агенту обусловленное настоящим Договором вознаграждение и возместить Агенту понесенные в связи с исполнением настоящего Договора издержки.

3.4. Выполнять другие обязанности, которые в соответствии с настоящим Договором или законом возлагаются на Принципала.

Принципал имеет право:

3.5. В случае возникновения обстоятельств, препятствующих Принципалу или его контрагентам, предоставить услуги, входящие в туристский продукт в оговоренные сроки. По независящим от Принципала причинам произвести без согласия Агента следующие изменения в составе туристского продукта:

перенести сроки проведения поездки, но не более чем на 24 (двадцать четыре) часа;

произвести замену отеля на отель равнозначной категории или выше;
произвести замену в экскурсионной программе.

3.6. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему Договору при невыполнении Агентом обязательств, предусмотренных в пункте 4.3 настоящего Договора.

3.7. В случае если денежные средства по оплате всех туристских продуктов не поступят на счет (в кассу) Принципала в установленный Договором срок, Принципал имеет право применить к Агенту удержание документов по всем туристским продуктам (полностью или частично оплаченным) до полного выполнения Агентом обязательств по оплате туристских продуктов. В этом случае ответственность перед клиентами за то, что они не смогут воспользоваться приобретенными туристскими услугами, несет Агент.

4. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТУРИСТИЧЕСКИХ ПУТЕВОК

4.1. При заключении договоров на реализацию туристических путевок с клиентами Агент оформляет Заявку на бронирование (далее – Заявка) по форме, установленной в приложении к настоящему Договору, и направляет ее Принципалу посредством электронной почты в день заключения договора с клиентом.

4.2. Не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента получения заявки Принципал подтверждает предоставление туристической путевки или сообщает Агенту о невозможности ее предоставления.

4.3. Не позднее 1 (одного) рабочего дня после получения подтверждения Агент перечисляет Принципалу принятые от клиента в оплату стоимости туристической путевки денежные средства с удержанием вознаграждения, причитающегося Агенту по настоящему Договору. Взаиморасчеты считаются произведенными в момент поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу Принципала.

5. ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ АГЕНТА

5.1. Вознаграждение Агента составляет 5% от стоимости туристского продукта.

5.2. В случае реализации Агентом туристского продукта по стоимости ниже установленной Принципалом Агент самостоятельно несет возникшие в связи с этим убытки.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО НАСТОЯЩЕМУ ДОГОВОРУ

6.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения одной из Сторон обязательств по настоящему Договору она обязана возместить другой Стороне причиненные таким неисполнением убытки.

6.2. В случае если Принципал внес в состав туристского продукта изменения, отличные от перечисленных в пункте 3.5, и в результате таких изменений клиент отказался от туристского продукта, Принципал обязуется вернуть Агенту полученные за данный туристский продукт денежные средства.

6.3. Принципал не несет ответственности перед Агентом и клиентом в случае невозможности осуществления принятых на себя обязательств вследствие недостоверности, недостаточности и несвоевременности сведений и документов, предоставленных Агентом, либо нарушения Агентом иных условий настоящего Договора или требований к документам.

6.4. За изменение фамилии, паспортных и иных данных о клиенте, исправление неточностей в данных о клиенте, возникших по вине Агента, последний выплачивает Принципалу штраф в размере 400 (четырехсот) руб. при условии, что подобные изменения производятся до момента выписки проездных документов и подачи документов на оформление виз.

7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

7.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами, должны разрешаться путем переговоров.

7.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы.

8. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

8.1. Настоящий Договор может быть изменен или прекращен по письменному соглашению Сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством и настоящим Договором.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме.

9.2. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

10. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Принципал:
ООО «Торговая фирма "Гермес"»
Адрес: 104055, г. Москва, ул. Лесная, д. 69
Тел./ф.: (495) 123-45-67
ИНН 7708123446, КПП 770801001
Р/с 4070281040000001111 в АКБ «Надежный»

К/с 30101810400000000222
БИК 044583222

Агент:
АО «Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская,
д. 20
Тел./ф.: (496) 567-89-00
ИНН 7708123456, КПП 770801001
Р/с 4070281040000002222 в АКБ «Надежный»

К/с 30101810400000000222
БИК 044583222

Генеральный директор А.В. Львов

М.П.

Генеральный директор А.С. Глебова

М.П.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка