Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 февраля 2016 20 просмотров

Как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице в загранкомандировке в Грузии, если сотрудник произвел оплату за проживание в гостинице своей банковской картой (банковская карта рублевая).Сотрудник предоставил чек по оплате проживания, в котором списана сумма в валюте страны проживания - Грузии, а также предоставил счет за проживание, где сумма проживания по датам проживания указана в валюте страны проживания - Грузии, а в итоговой строке счета указаны суммы как в валюте Грузии так и в долларах США.Каким образом произвести правильно расчет компенсации сотруднику стоимости за проживание в загранкомандировке в Российские рубли? На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ какой валюты применять в данной ситуации, Грузии или Долларов США?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

В авансовом отчете сумма расхода указывается по курсу на момент проведения платежа. Курс какой валюты брать зависит от того, в какой валюте произошло списание. Это будет видно из банковской справки.

Обоснование

1.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 9, CЕНТЯБРЬ 2015

РАБОТНИК ОПЛАТИЛ ГОСТИНИЦУ
В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

Документ: письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749
Что нового: сумму компенсации затрат нужно пересчитать в рубли на день оплаты расходов

Компания обязана возместить работнику оплату жилья в командировке (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата произведена в валюте. Компенсацию нужно выплатить в рублях. Как ее рассчитать?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

Например, 20 августа 2015 года сотрудник улетел в командировку на три дня в Рим. В этот же день он оплатил рублевой картой номер в гостинице. С карты была списана сумма за два дня проживания — 200 евро.

Курс обмена валюты банка на 20 августа — 72,7085 руб. Компания должна выплатить работнику компенсацию в размере 14 541,70 руб. (200 евро х 72,7085 руб.).*


2.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 11, НОЯБРЬ 2015

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ВАЛЮТЕ ОПЛАЧЕНЫ РУБЛЕВОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТОЙ: КАК УЧЕСТЬ ЗАТРАТЫ

Н.А. Ленская, аудитор

Из этой статьи вы узнаете:
— в какой день учитывать командировочные расходы в валюте;
— какой курс использовать для пересчета расходов;
— как оформить авансовый отчет.

Работник получил аванс на загранкомандировку в рублях на свою рублевую банковскую карту. Этой картой он оплатил расходы за границей в валюте.

Как бухгалтеру пересчитать валютные расходы в рубли, уточнили специалисты Минфина России.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В ВАЛЮТЕ

Затраты на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты. Ее определяют по курсу обмена банка — эмитента карты (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128). Курс нужно брать на момент проведения платежа (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Курс обмена сотрудник может подтвердить заверенной справкой из банка о движении денежных средств на его счете. Банк указывает в справке сумму платежа и в валюте, и в рублях. В сумме в рублях учитывается внутренний курс банка.

Предположим, что работник не представил справку о движении средств на своем счете. В этом случае можно направить в банк, выпустивший карту работника, запрос о курсе обмена валюты на определенный день. Письменный ответ банка нужно приложить к авансовому отчету.*

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОБ ОПЛАТЕ

Для подтверждения оплаты командировочных расходов понадобятся также оригиналы всех документов, связанных с платежами по банковской карте: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронных терминалов).*

Обратите внимание: в этих документах обязательно должна быть указана (пусть и латиницей) фамилия работника — держателя банковской карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

РАСЧЕТЫ С КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКОМ

Работодатель обязан возмещать командированному сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает сумму расходов в рублях.

На основании справки из банка (письма о курсе обмена валюты) бухгалтер посчитает сумму расходов в рублях и выяснит:

  • - или работнику нужно возместить перерасход;
  • - или работник должен вернуть неиспользованный остаток.

<...>

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Справка банка о движении денежных средств на счете является первичным документом. Работник должен упомянуть ее в авансовом отчете.

Как правило, авансовый отчет оформляют по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На оборотной стороне авансового отчета работник указывает потраченные суммы в рублях (образец ниже).*

ОБРАЗЕЦ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (ФРАГМЕНТ)

Суммы в валюте указывают только в том случае, если аванс был выдан в валюте (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).*

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОГО АВАНСА

Когда работник расплачивается в командировке личной банковской картой, есть угроза, что налоговые инспекторы могут не признать это расходами подотчетного лица. Чтобы избежать претензий, оформите несколько документов.*

Заявление работника. Перед тем как перечислить аванс на личную банковскую карту попросите работника написать заявление. В заявлении должны быть указаны (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288):

  • - просьба работника перечислить подотчетную сумму на его личную банковскую карту;
  • - реквизиты банковской карты работника.

Платежное поручение. В платежном поручении на перечисление аванса в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными суммами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

3.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт

<…>

Бухучет операций в валюте

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (п. 46 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):*

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

<…>

4.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Покупка валюты

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Главбух советует: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Курс валюты

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Бухучет

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано вуказаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.*

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

5.Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.*

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).*

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 декабря 2015 г. № 03-07-14/71801.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка