Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
16 марта 2016 4 просмотра

Срок хранения кассовой книги, регистров налоговой учета, деклараций по НДС и деклараций по налогу на прибыль? УСС по Пензеской обл.

Срок хранения налоговых деклараций всех видов, в том числе по прибыли и НДС, регистров налогового учета - 5 лет.

Срок хранения кассовой книги - 5 лет.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 21, Ноябрь 2015

Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

<…>

Бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить как минимум пять лет

В статье 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и статье 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (далее — Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом, Федеральным законом от 24.07.09 № 212-ФЗ, а также Перечнем документов.

Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее пяти лет (письмо Минфина России от 22.07.13 № 03-02-07/2/28610, доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 14.08.13 № АС-4-3/14759@).

Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы «Клиент — банк». При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104).

Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения. Например, документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов нужно хранить в течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ)).

Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).

Но из этого правила есть исключения (см. таблицу ниже). В частности, в отношении налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книги покупок и книги продаж), течение срока хранения начинается с даты последней записи в них (п. 24 разд. II приложения 4 и п. 22 разд. II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Таблица. Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских (налоговых) документов

Вид документов Срок хранения Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д. В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены Строки 382, 392, 394 и 396 раздела 4 Перечня документов
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов) В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет Строка 412 раздела 4 Перечня документов

<…>

Из статьи «Российский налоговый курьер» № 13-14, Июль 2011

Как долго хранить документы

<…>

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Статья 351 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет**
Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет
Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет

<…>

ДОКУМЕНТЫ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ И РЕГИСТРЫ УЧЕТА

Документы учетной политики:

—рабочий план счетов;

—формы первичных учетных документов и др.

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Статья 360 Перечня и пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Регистры бухгалтерского учета:

—главная книга;

—журналы-ордера;

—мемориальные ордера;

—журналы операций по счетам;

—оборотные и накопительные ведомости;

—разработочные таблицы;

—реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (например, налоговой проверки за соответствующие периоды) Статья 361 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Книги, журналы и карточки учета поступления валюты Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 459 Перечня
Книги, журналы и карточки учета ценных бумаг Не менее 10 лет**

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка